I.1.3. La structure du budget
a) La division : le budget est divisé en chapitre
ordinaire et en chapitre extraordinaire, tant en recettes qu'en
dépenses. Chaque chapitre budgétaire est subdivisé en
codes fonctionnels, codes comptables, codes sectoriels et codes détails.
Dans le cadre de cette division, le document budgétaire doit renseigner
dans des colonnes distinctes : les chiffres de l'exercice budgétaire
à venir (N), les chiffres du budget rectifié de l'exercice en
cours (N-1), les chiffres du budget en cours, valables au moment du vote du
budget (N-1), les chiffres définitifs du dernier compte de gestion
arrêté (N-2)
b) La classification : les articles budgétaires sont
regroupés selon le système de la classification fonctionnelle et
économique des recettes et des dépenses. La classification
fonctionnelle répartit les activités de l'entreprise selon leur
destination et regroupe les recettes et les dépenses selon les
différentes fonctions qui correspondent en principe aux diverses
tâches et missions que la société assume. La classification
économique regroupe les recettes et les dépenses suivant leur
nature économique. Elle fait la distinction entre les opérations
courantes et les opérations en capital et enregistre les flux financiers
entre les différents secteurs de l'économie.
I.1.4. les rôles d'un budget
Le système budgétaire joue simultanément
trois rôles notamment, il est un élément du contrôle
de gestion ; il est un moyen de planification ; enfin, comme tout
élément d'un dispositif de contrôle il doit établir
une relation entre les personnes, leurs intentions, motivations, les buts
poursuivis par l'entreprise et les déclinaisons de ces buts dans
l'organisation.
- Le budget est un élément du contrôle de
gestion Cela signifie qu'il est conçus pour Permettre les fonctions de
finalisation, pilotage, post évaluation, sur un horizon de court terme,
généralement annuel. Le choix de l'année comme
référence budgétaire est souvent justifié par la
coïncidence nécessaire avec l'exercice comptable. C'est là
un aspect en fait artificiel, dans la mesure où l'exercice comptable est
parfois arbitrairement défini. Il l'est fréquemment par
référence à l'exercice fiscal, qui lui-même n'a pas
nécessairement de rapport avec le cycle économique de
l'activité. En tant qu'instrument de contrôle, le
système
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budgétaire est certainement plus efficace lorsqu'il
colle à la réalité du cycle économique que
lorsqu'il se calque sur l'année fiscale.
- Le budget est un instrument de planification, Cette
caractéristique du budget fait appelle à deux commentaires :
d'une part, il n'est qu'un des instruments du contrôle de gestion, et de
l'autre, il transcrit les plans dans un langage particulier, celui de la
comptabilité et de la finance.
- Les budgets doivent accorder les personnes, les projets, les
stratégies, aucun instrument de contrôle n'échappe à
cette contrainte générale dans les organisations : il faut
parvenir à intégrer les objectifs stratégiques poursuivis,
les déclinaisons en activités qui en résultent, les
comportements des personnes qui, à un titre ou à un autre,
interviennent dans le processus sous contrôle...ne serait-ce que pour
donner leur avis. Il est extrêmement important que les budgets engagent
les personnes, qu'ils ne soient pas vus comme un simple exercice de
prévision réalisé pour être agréable à
la direction générale, au contrôleur de gestion, aux
comptables. Un des principaux soucis de la direction en matière
budgétaire doit être de s'assurer que les budgets engagent et
mobilisent. Dans une entreprise où une décentralisation
formalisée est mise en place, le budget remplit ce rôle de
manière assez naturelle ; il devient un instrument de communication mais
il représente aussi une situation future que des personnes
identifiées s'engagent à chercher à atteindre, en
acceptant d'être jugées sur cette base. On voit bien comment le
système budgétaire est ainsi impliqué à divers
titres dans les processus de management. Mais on perd parfois de vue le fait
que ce triple engagement est une source de dysfonctionnements potentiels.
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