3.1.1.2. Réaliser le guide de transfert de
connaissance
Nous avons déterminé plus haut que les
différents acteurs directement concernés par un guide de
transfert de connaissances sont les experts, les managers et les ressources
humaines. Pour réaliser le guide, il nous est nécessaire
d'identifier plus précisément chaque acteur afin qu'il soit
intégré dans la démarche. Ainsi nous différencions
pour les experts, le « donneur » et le «
bénéficiaire » (même s'il n'est pas encore expert ou
s'il s'agit d'un groupe de personnes). L'expert « donneur » pourra
alors être un des 180 « Experts-clés ». Le
collège des fellows représenté par le directeur
scientifique de la DRD pourra être bien entendu intégré
à la démarche. La présence d'un Knowledge Manager
(KManager) sera bien entendu une force dans l'établissement du guide.
Pour les managers, il faut distinguer le « top management »
c'est-à-dire le COMEX qui validera la démarche et les «
managers » des deux experts concernés (dans certaines situations il
y a potentiellement un seul manager). Enfin en ce qui concerne les ressources
humaines, le RRH fournira un appui, des conseils et se portera avec le manager,
garant de la bonne réalisation du processus. Le DRH validera la
démarche et le département des Ressources Humaines pourra
effectuer les actions de communication. Dans
59 La méthode montre que si la
réalisation d'un référentiel se fait de façon
collective en utilisant les interactions (questions & réponses) de
chacun, alors le taux d'appropriation des informations et des rôles sera
largement supérieur à une rédaction individuelle.
60 Jean-Yves Prax, Le manuel du Knowledge
Management - Mettre en réseau les hommes et les savoirs pour
créer de la valeur, Dunod, Stratégies et management, Paris,
3e édition, 2012, p.238
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Troisième partie - Soutenir les efforts entrepris par
Areva
un premier temps il est nécessaire de réunir les
principaux acteurs (experts, KManager, directeur scientifique, manager(s) des
deux experts, RRH et/ou DRH) afin d'établir un rétroplanning des
différentes tâches. Cela permettra aussi de donner à chaque
acteur une vision globale et unifiée du guide, de définir les
rôles de chacun, de faire remonter les remarques sur le projet et
d'établir une première ligne directive du guide. La
première réunion pourrait donc avoir lieu dans le courant du mois
de novembre 2016. Puis des réunions seront organisées entre les
experts (« donneur », « bénéficiaire »), le
KManager et le(s) manager(s), pour la réalisation du guide. Les phases
de vérifications du guide seront réalisées avec
l'équipe précédente ainsi que le RRH et la validation
faite par le COMEX et le DRH. Enfin une réunion de lancement
présentera le guide dans sa version finalisée.
Afin d'aider à le réaliser à l'aide d'un
premier brouillon, voici des pistes pour l'identification des étapes
d'un transfert de connaissances ponctuel :
Étape 1 : Identifier le « donneur », les
connaissances essentielles à risque qu'il détient et la
date de démarrage de début du processus en fonction de :
l'impact de la connaissance sur la maitrise d'une technologie au sein d'Areva,
de l'isolement de la technologie et de l'expert sur son domaine, du temps
nécessaire pour former une personne sur cette technologie et des besoins
futurs d'Areva.
Étape 2 : Identifier le «
bénéficiaire » et ses besoins, ses domaines de
connaissances, son style d'apprentissage (auditif, visuel,
kinesthésique). Puis mettre en relief les points de correspondance et de
divergence entre « donneur » et « bénéficiaire
» (que cela soit sur les besoins en connaissance, la situation
géographique ou le niveau d'expertise)
Étape 3 : Déterminer les outils les
plus adaptés à la réalisation et au contexte du transfert
(entretiens, collaboration, questionnaires, externalisation sur document,
schématisation des processus, mentorat, formation à distance,
...)
Étape 4 : Définir les objectifs et les
indicateurs de réussite du processus. S'assurer qu'ils sont
réalisables en vue du contexte et de la situation. Donner des dates
limites pour les actions et créer une fiche de suivi
renseignée à plusieurs reprises durant le processus,
permettant d'identifier les freins et d'engager des actions pour les
résoudre. Enfin, il s'agira de s'assurer avec le manager que les
rôles sont compris par chacun.
Étape 5 : Mettre en place les actions, les surveiller
et les évaluer. Pendant et à la fin du processus, il faudra
déterminer si les objectifs sont atteints dans la limite du temps
fixé.
Troisième partie - Soutenir les efforts entrepris par
Areva
En annexe du guide sera récapitulé l'ensemble
des dispositifs de transfert de connaissances réalisables, dont une
brève description sera donnée avec les définitions
afférentes au transfert de la connaissance (les différentes
formes de connaissances, le schéma SECT,...). Ce guide servira ainsi
d'appui au transfert ponctuel de connaissance et ne devra pas dépasser
une quinzaine de pages, contenu et annexes confondus. Nous devons maintenant
voir plus en détail les bénéfices qui peuvent être
attendus tout en ayant conscience des limites qu'il peut représenter.
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