1.2.6. Méthodes de comptabilisation
Financière
Il existe deux méthodes de comptabilisation :
- La comptabilité simple ;
- Et la comptabilité en partie double.
A. La comptabilité simple
Elle est basée sur la distinction des recettes et des
dépenses et la détermination d'un solde entre le total des
dépenses et le total des recettes telles qu'elles apparaissent dans le
journal de banque et le journal de caisse.
Chaque événement économique est
reporté sur un cahier à deux colonnes :
- La première colonne pour décrire
l'événement,
- La deuxième pour mettre son montant, en plus ou en
moins selon qu'il s'agit d'un encaissement ou d'une dépense pour celui
qui tient la comptabilité.
Ce type de comptabilité dit « de caisse » ne
permet pas de faire apparaître les variations de stock (et, plus
généralement, du patrimoine), de sorte qu'elle peut laisser
penser que tout va bien alors qu'on est en train de vendre les "bijoux de
famille" (et inversement, faire croire que la situation est difficile, alors
que c'est simplement le stock qui grossit). Elle ne convient donc que pour
gérer un stock dont la valeur est stable ou relativement faible,
c'est-à-dire pour des particuliers ou de toutes petites entreprises dont
les événements économiques sont très simples (par
exemple : un cafetier qui encaisse au comptoir les consommations et rend la
monnaie).
Néanmoins, la comptabilité de caisse peut
être perfectionnée par l'usage du plan comptable, permettant de
déterminer des sous-totaux et des soldes par catégorie.
Le solde général peut alors être
subdivisé entre le solde des comptes de bilan et celui des comptes de
résultats.
B. La comptabilité en partie double
La comptabilité en partie double est une technique qui
fonctionne sur la correspondance entre des ressources et leur emploi, entre une
origine et une destination.
Elle est basée sur un postulat bien connu des
scientifiques : rien ne se crée, rien ne se perd, tout se transforme. En
terme économique, cela se traduit par deux règles :
- Toute la valeur qui circule dans une entreprise ne fait que
se déplacer ;
- L'enrichissement d'une entreprise résulte de sa
capacité à prélever cette richesse sur des tiers.
C'est donc une technique basée sur un enregistrement
réciproque et simultané de deux évènements : un
débit et un crédit. Conventionnellement, le débit
représente un enrichissement financier ou un accroissement du
patrimoine, le crédit représentant l'inverse.
Exemple de l'achat d'un véhicule : une
entreprise qui achète un véhicule 10.000 unités
monétaires augmente son patrimoine puisqu'elle a un véhicule.
C'est un débit. En contrepartie, elle doit payer ce véhicule,
donc faire diminuer sa trésorerie, évènement que l'on
inscrit au crédit.
Cette technique est bien supérieure à la
comptabilité simple. En effet, elle permet d'enregistrer non seulement
les opérations financières immédiates, mais aussi les
opérations différées dans le temps : les emprunts, les
prêts et les réserves ou provisions pour des opérations
envisagées de façon certaine.
De même, elle permet à tout instant d'assurer que
la richesse et les avoirs (ce que l'entreprise possède et qui est au
débit) sont égaux aux dettes (ce que l'entreprise doit, et qui
est inscrit au crédit) : si de la richesse est créée
(supposons la vente de services), le résultat de l'opération sera
comptabilisé au bilan comme une dette envers l'actionnaire. On fait
ainsi toujours correspondre une opération de recette ou de
dépense avec un moyen de la réaliser.
Ceci donne une image la plus fidèle possible de
l'état des richesses d'un organisme à tout moment et de ses
interactions avec les différents acteurs dont il dépend.
Certaines opérations (avec taxes par exemple) font
entrer en jeu plusieurs débits et plusieurs crédits dont les
sommes des débits doivent être égales aux sommes des
crédits. Elle recourt à un plan comptable pour catégoriser
les opérations, mais chaque compte peut être débité
ou crédité et dispose donc d'au moins deux colonnes.
L'historique des écritures reflète ainsi
à chaque date, la photographie de la situation financière de
l'entreprise, avec ses acquis, l'état de sa trésorerie,
l'évaluation des risques, ses dettes et ses créances. Cette
technique offre en outre des garanties de cohérence beaucoup plus grande
que celle d'une comptabilité simple. L'égalité entre les
débits et les crédits permet en effet des contrôles sous
plusieurs angles de la rigueur de la comptabilité. Notamment, le solde
des comptes de bilan et celui des comptes de résultats doivent
être égaux d'une part et d'autre part s'équilibrer : l'un
créditeur (somme des crédits supérieure à celle des
débits) et l'autre débiteur (somme des débits
supérieure à celle des crédits).
Ce système ne garantit pas complètement contre
la fraude : généralement les opérations sont techniquement
correctes (débit=crédit), mais la fraude provient de
pièces comptables inventées ou trafiquées et/ou
d'affectations de comptes erronées, voire à des abus de confiance
(signature de deux chèques pour une même opération par
exemple). Parfois ce sont des systèmes virtuels très
sophistiqués qui sont employés.
Le terme "partie double" est parfois pris au sens de
comptabilité générale. Cette association est impropre car
il existe des comptabilités analytiques tenues en partie double.
Il est important de noter que la comptabilité est une
technique protéiforme c'est-à-dire susceptible de prendre
diverses formes ou d'en changer fréquemment selon les besoins des
utilisateurs.
Nous précisons que dans toutes les deux
méthodes, on passe des écritures datées, chiffrées
(montant), allouées à un compte, explicitées par un
libellé et correspondant à un document répertorié
qui doit toujours en retour pouvoir justifier une écriture comptable
(une facture, un relevé de compte bancaire, une feuille d'impôt
à payer, etc.).
Une écriture comptable ainsi justifiée peut
alors être opposable à des tiers (État, actionnaires,
organisme sociaux, justice, etc.).
On subdivise généralement les opérations
en catégories correspondant à des comptes numérotés
et libellés que détermine le plan comptable. On distingue les
« comptes de bilan » et les « comptes de résultat
».
Les comptes de bilan correspondent à ce que
l'entité possède (les bâtiments, les machines, les comptes
clients, les liquidités, les avoirs divers) et ce qu'elle doit (les
capitaux propres, les dettes envers les fournisseurs, les organismes sociaux,
les salariés, les établissements financiers, etc.)
Les comptes de résultat correspondent à
l'activité de l'entité pour produire les richesses inscrites au
bilan. On distingue les produits (vente de matières produites ou de
services, de marchandises ou production immobilisée) et les charges
engagées pour atteindre ces produits (achats de fournitures,
d'énergie, de services, frais généraux, etc.)
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