Il sera question pour nous de présenter les
résultats issus de notre enquête et d'en faire une
interprétation objective. L'outil de collecte de données
utilisé est le guide d'entretien. Suite aux entretiens que nous avions
eus avec les personnes concernées par notre recherche, nous avons obtenu
par rapport aux problèmes spécifiques, les réponses ci
après :
> Problème spécifique relatif
à la longue file d'attente des
clients.
A la question de savoir si la longue file d'attente
a un impact sur les activités des clients, voici les
réponses obtenues :
· pour les clients, c'est une situation qui ralentit
énormément leurs activités, leur fait perdre beaucoup de
temps et ne leur permet pas de respecter leurs engagements vis-à-vis de
leurs mandataires.
CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE
DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN
· Pour le chef Echange Documentaire, il reconnaît
l'existence d'un inconvénient mais notifie que c'est pour des raisons de
prudence que les dossiers subissent tout le long processus, le monde
étant gangrené par l'escroquerie et la fraude.
A la question de savoir à quoi est due la
longue file d'attente, voiciles réponses
obtenues :
· Pour les clients, cette longue file d'attente est due
à leur mauvaise gestion par le personnel.
· Pour l'assistant du directeur Shipping, cette file
d'attente est due à un manque de personnel.
· Pour le chef service Audit, cette situation est due
à un manque de personnel et de dynamisme de ce dernier.
· . Synthèse des données du
problème spécifique n°1.
100% des personnes interrogées affirment que la longue
file d'attente des clients observée dans le processus d'échange
documentaire, ralentit énormément le démarrage des
opérations d'enlèvement des marchandises.
80,07% des personnes interrogées affirment que la
longue file d'attente est due à un manque de personnel et de dynamisme
de ce dernier, tandis que 19,93% affirme qu'il y a mauvaise gestion de la
clientèle par le personnel de l'Echange Documentaire.
CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE
DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN
> Problème spécifique relatif au
long et lent processus
d'établissement des
factures.
La question de savoir comment s'opère
l'établissement des factures, a été
principalement adressé au chef service Echange Documentaire. Voici la
réponse obtenue :
Les factures sont établies de façon manuelle et
provisoire. Il en sort une facture appelée facture provisoire. Cette
facture est transmise à la facturation pour impression.
A la question de savoir à quoi est dû
le long et lent processus d'établissement des factures,
voici les réponses obtenues :
· Pour l'assistant du chef Echange Documentaire, c'est pour
des raisons de transparence sur les réels montants à payer.
· Pour le chef Echange Documentaire, c'est le
procédé manuel.
· Pour les clients, c'est le procédé manuel
et le nombre élevé d'intervenants.
+ Synthèse des données du
problème spécifique n°2.
Les 78,34% des personnes interrogées affirment que le
procédé manuel est à la base du long et lent processus
d'établissement des factures alors que 21,66% affirment que c'est le
nombre élevé d'intervenants.
CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE
DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN
> Problème spécifique relatif
à la lenteur dans la délivrance
des documents (bon à délivrer,
autorisation de dépotage ou de sortie et titre de
transport)
A la question de savoir s'il est observé une
lenteur dans la délivrance des documents. Voici les
réponses obtenues :
· Pour les clients, la délivrance des documents met
du temps comparativement à certaines agences.
· Pour l'assistant, il reconnaît une certaine lenteur
dans le processus.
A la question de connaître la source de la
lenteur dans la délivrance des documents, voici les
réponses obtenues :
· Pour le Chef Echange Documentaire, la source de cette
lenteur est la non stabilité des signataires au poste.
· Pour certains clients, c'est la
légèreté dans le processus qui est à la base de
cette situation tandis que pour d'autres c'est la non stabilité des
signataires au poste.
La question de savoir pourquoi la non
stabilité des signataires au poste a été
spécialement adressée au Chef Echange Documentaire, voici la
réponse obtenue :
Cette situation est due à leurs participations
à des réunions internes ou externes à l'entreprise. Elle
s'explique aussi par l'immensité des tâches à eux
affectées.
+ Synthèse des données du
problème spécifique n°3
100% des personnes interrogées affirment qu'il y a retard
dans le processus de délivrance des documents.
CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE
DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN
87,33% des personnes interrogées affirment que c'est
la non stabilité des signataires au poste qui est à la base du
retard observé dans le processus de délivrance des documents
alors que 12,67% affirment qu'il y a légèreté dans le
processus.
Il ressort également des divers entretiens que nous
avions eus, que la non stabilité des signataires au poste est due
à leurs participations répétées à des
réunions internes ou externes à l'entreprise.
Nous avons décidé de résoudre tous les
problèmes spécifiques en fixant comme seuil de décision,
tout item qui aura réuni un poids supérieur ou égal
à 60%.
1-2-1-1- Vérification de l'hypothèse
n°1.
L'analyse des données obtenues lors de l'enquête
devrait nous révéler que le manque de personnel et de dynamisme
dans la gestion des commis échangistes sont à la base de la
longue file d'attente de ces derniers.
De l'analyse des données, il ressort que pour 87,07%
des personnes interrogées, la longue file des commis échangistes
est dû à un manque de
CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE
DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN
personnel et de dynamisme de ce dernier alors que 12,93%
affirment que c'est une mauvaise gestion de la clientèle.
Nous déduisons donc que la longue file d'attente des
commis échangistes est due à un manque de personnel et de
dynamisme ; ce qui confirme l'hypothèse n°1.
Cette hypothèse est donc validée car le seuil de
décision est largement dépassé.
1-2-1-2- Vérification de l'hypothèse
n°2.
Il s'agit ici de vérifier si le nombre
élevé d'intervenants et de procédé manuel sont
à la base du long et lent processus d'établissement des
factures.
De l'analyse des données, il ressort que pour 78,34%
des personnes interrogées, le procédé manuel est à
la base du long et lent processus d'établissement des factures alors que
21,66% affirment que c'est le nombre élevé d'intervenants; ce qui
vient par conséquent confirmer notre hypothèse n°2 qui
stipule que le nombre élevé d'intervenants et le
procédé manuel d'établissement des factures seraient
à la base du long et lent processus d'établissement des
factures.
Cette hypothèse est donc validée car le seuil de
décision est largement dépassé.
1-2-1-3- Vérification de l'hypothèse
n°3.
L'hypothèse n°3 est que la non stabilité des
signataires au poste serait à la base de la lenteur dans la
délivrance des documents(bon à
CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE
DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN
délivrer, autorisation de sortie ou de dépotage
conteneur et titres de transport).
De l'analyse des données, il ressort pour 87,33% des
personnes interrogées que la non stabilité des signataires au
poste est à la base de la lenteur observée dans le processus de
délivrance des documents alors que 12,67% affirment qu'il y a
légèreté dans le processus.
Il découle de ce qui précède que la
troisième hypothèse selon laquelle la lenteur dans la
délivrance des documents résulterait de la non stabilité
des signataires au poste est aussi vérifiée car le seuil de
décision est dépassé.
Toutes nos hypothèses étant ainsi validées,
nous allons à présent établir le diagnostic.
