CHAPITRE IV : INTERPRETATION DU SYSTEME DE GESTION
DE STOCK
Les agents des services économiques et des magasins
à qui sont confiés les taches d'enregistrement, de contrôle
de livraison, de conservation des fournitures diverses, de distribution aux
services, sont placés sous la responsabilité du comptable
matière.
Ainsi donc il est indispensable que cette maîtrise doit
correspondre à une connaissance méthodologique et pratique qui ne
différencient pas la tenue de comptabilité et de stock physique
de l'ACTED.
Pour ce faire deux sections éclaircissent ce chapitre,
la première parle de la comptabilité de stock en cours et la
seconde parlera de la description des opérations budgétaires.
SECTION I : LA COMPTABILITE DE STOCK ENCOUR
encours
L'organisation des magasins dans l'ACTED dépend
essentiellement de la taille de l'activité, de la capacité de
stockage et de la décentralisation des points de livraisons, la
comptabilité à son tour permettra d'appréhender le
mouvement des fournitures et de permettre valoriser les consommations par
services.
Dans cette section nous allons voir dans le premier
paragraphe, l'organisation des magasins et dans le second, la
comptabilité de stock en cours.
PARAGRAPHE 1 : L'organisation de magasin
L'organisation des magasins comporte obligatoirement :
· un bordereau des entrées qui est
constitué par la réunion des différents bordereaux qui ont
été tenus au cours de l'année ;
· des fiches de magasin ou fiches de casier correspondant
au code de matières stockées (une fiche par article).
Lors de chaque livraison, le responsable l'enregistre sur le
bordereau des entrées qui comporte la date de la commande, la provenance
du produit et la quantité livrée. Cette procédure ne
concerne bien évidemment que des articles dont le suivi a
été décidé par l'ordonnateur dans la
comptabilité de stock en-cours.
Les bons de livraison remis par le fournisseur ou les
livreurs, les fiches de réception et tout autre document
d'entrée, sont régulièrement contrôlés par le
responsable des services économiques ou son représentant à
l'appui du bordereau mensuel des entrées.
Chaque service établit ses besoins, sur un bon de
sortie à usage interne, document visé par un responsable des
services économiques ou un agent désigné à cet
effet, qui est ensuite adressé aux magasins.
Dès réception de ce document, les livraisons
sont effectuées aux services demandeurs et les quantités sont
enregistrées sur les bordereaux des sorties, la quantité en stock
est ensuite dégagées sur les fiches des magasins à la
suite de chaque mouvement d'entrée ou sortie.
Cette inscription doit également rappeler le
numéro du bon ou du bordereau de sortie, la date de distribution et le
service destinateur du produit sorti.
Extrait des données de fiche d'entrée et
de sortie de stock de l'ACTED pour un article
Désignation : Sac de ciment de 50 kg
|
Date
|
Entrée
|
Sortie
|
Stock
|
Observation
|
|
22-02-2006
|
600
|
240
|
360
|
Projet B
|
|
25-02-2006
|
|
200
|
160
|
Projet C
|
|
02-03-2006
|
2300
|
|
2460
|
Livraison
|
|
03-03-2006
|
|
300
|
2160
|
Projet A
|
|
04-03-2006
|
|
300
|
1860
|
Projet C
|
|
06-06-2006
|
|
400
|
1460
|
Projet B
|
|
06-06-2006
|
|
400
|
1060
|
Projet A
|
Extrait des données d'inventaire de N+1de la
Gestion de Stock d'ACTED
|
Donnés d'inventaire
|
Exercice
N
|
Exercice
N+1
|
Variation de l'exercice
N+1
|
|
Machettes
Pelles
Raclettes
Houes
|
-
3OOO
2000
3000
3000
|
-
2850
2400
2400
2400
|
-
125O
600
600
600
|
Toute réception conforme au délai de la
commande est consignée, soit sur une fiche de réception
spécifique, soit sur un exemplaire du bon de commande destiné
ultérieurement à assure la liquidation de la facture. Mais ici
nous avons constaté la gestion d'ACTED ne se contente que de recevoir et
de distribuer sans tenir en compte de l'état des fournitures et les
fiches de sortie de stock ne clarifient pas les numéros des documents
des fournisseurs ainsi que ceux des réquisitions par les utilisateurs.
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