PARAGRAPHE 2 : Les méthodes de gestion de
stock de l'ACTED :
· Aménagement de
l'entrepôt
L'entrepôt ou magasin d'ACTED est une zone
d'accès restreint, ainsi personne ne doit pas être autorisé
à pénétrer dans les locaux sans l'autorisation
préalable du logisticien et sans l'accompagnement du magasinier, sauf si
celui-ci est absent du lieu de travail.
Le logisticien doit s'assurer que celui-ci respecter les
standards minimums de sécurité et de sûreté. Par
ailleurs, avec l'aide de coordinateur de zone, il doit tout faire pour
minimiser les risques financiers associés à l'entreposage des
articles.
De plus, le lieu d'entreposage d'ACTED doit prendre en compte
des dispositions suivantes concernant l'aménagement de l'entrepôt.
Ces dispositions peuvent être améliorées mais pas revues
à la baisse :
· Identification de l'article
L'expérience montre que souvent des erreurs se
produisent au moment de désigner les articles rentrant dans le stock
surtout lorsque les mouvements de stock sont importants et que plusieurs
personnes travaillent dessus. Une procédure d'identification standard
claire par article est donc le meilleur moyen de réduire les risques
d'erreurs et les confusions entre des articles similaires.
C'est un bon moyen de réduire les risques d'erreurs et
les confusions entre les articles similaires.
De plus, c'est un bon moyen de faciliter les contrôles
pour les chefs logisticiens,
le magasinier est le responsable de la création des
identifiants pour les articles nouveaux, il doit le faire sur le livre
d'inventaire.
· Procédure d'entrée et de
sortie
Le magasinier est le responsable de la bonne gestion physique
est administratifs du stock, il/elle doit respecter les procédures et
suivre les instructions du logisticien et du coordinateur de zone.
- Entrée de stock
Lorsque les biens sont livrés par un fournisseur ou
sont représentant, un bon de réception doit être
établie par le magasinier et signé par le magasinier et par le
fournisseur (ou par son représentant) une fois que toutes les conditions
énumérées dans la liste de réception sont
remplies.
Une minimale de vérification doit être faite par
le magasinier avant de décharger le fournisseur des ses
responsabilités.
Le magasinier doit :
- Examiner la livraison : documents, quantité et
qualité :
Si le fournisseur n'a pas le document ou s'il y a des
différences entre les documents et la livraison, le magasinier doit
appeler immédiatement le responsable des achats pour clarifier la
situation et résoudre le problème ;
Si les packs sont ouverts ou endommagés, une
vérification plus complexe doit être effectuée. Les
articles endommagés ne doivent pas être acceptés ; ils
doivent être renvoyés et remplacés par le fournisseur
et :
- S'assure que les porteurs s'occupent de décharger et
de ranger les articles pour minimiser les risques d'endommagement ;
- Mentionner, le cas échéant, les observations
ou les remarques propres ou du responsable des achats avant de signer le
voucher de réception. Une fois que ce voucher est signé par le
magasiner, le fournisseur est déchargé de ses les
responsabilités et c'est le magasinier qui devient le responsable des
marchandises ;
- Garder l'original du voucher de réception et la
donner aux services des achats pour l'archivage ;
- Mettre à jour (ou créer) les fiches
d'inventaire du projet ;
- Ranger les articles.
Entrées dans les fiches
d'inventaire :
- Il doit avoir une fiche d'inventaire par article et par
projet,
- Ces fiches d'inventaires sont classées dans un
classeur (par projet)
- Le titre de l'inventaire doit être rempli clairement
et en entier en incluant le code projet, l'identification de l'article et
toutes les autres références demandées ;
- Tout mouvement (entrant ou sortant) du stock doit être
systématiquement et immédiatement enregistré
- Les mouvements doivent être indiqués en poids,
volume ou unité en fonction de la présentation.
Sortie de stock
Afin d'autoriser la sortie d'un article stocké dans le
magasin un document officiel appelé le bon de sortie de
stock doit être présenté au magasin.
Cette commande est faite par le chef de projet, validée
par le logisticien et effectuée par le magasinier.
Quant les biens sont envoyés depuis une base ACTED, la
lettre de transport (et le besoin d'expédition si
besoin) est signée par le magasinier une fois que des
vérifications de sortie d'articles ont été menées
à bien.
Le bon de sortie de stock doit être signé par le
logisticien qui est la seule personne autorisée à approuver les
sorties de stock et doit être contresigné par la personne qui fait
la demande. Le logisticien peut déléguer le pouvoir de signer au
magasinier mais il garde la responsabilité. La destination de chaque
article doit être spécifiée sur le bon de commande de stock
enfin que le magasinier sache dans quel magasin il doit les allouer.
Lorsqu'il reçoit un bon de sortie de stock, le
magasinier doit :
- Préparer le bon d'expédition, si les articles
ont été emballés au sein du magasin au moment de la
préparation de la commende ;
- Préparation de la commande ;
- Demander au chauffeur de venir au magasin pour que la lettre
de transport soit effectuée en sa présence.
- Préparer la livraison et charger la voiture ;
- Mettre à jour la fiche d'inventaire (sans oublier la
date de référence de la lettre de transport)
- Confirmer l'envoie, mettre à jour et marquer des
commentaires éventuels dans le bon de commende du stock.
Le magasinier conserve et classe les lettres de transport en
cours (et les bons d'expéditions si applicables avec une copie du bon
de sortie de stock signé.
Inventaire
L'inventaire de stock mensuel est un comptage physique de tous
les articles qui s'effectue le dernier jour travaillé de chaque mois.
Cet inventaire est effectué par le magasinier, le logisticien en charge
et un témoin extérieur au département logistique, dans le
but de vérifier que les articles physiques en stock correspondent aux
informations sur les fiches d'inventaire.
Ceci implique que lors de l'inventaire il ne s'agit simplement
de compter les articles mais seulement de comparer les informations avec ce qui
est écrit sur les fiches d'inventaire.
Le comptage physique du stock doit prendre en compte tous les
articles stockés dans le magasin d'ACTED.
Si et seulement si, il y a trop d'articles en stock pour que
le comptage puisse se faire dans un délai de temps raisonnable (4 heures
maximum), le logisticien en charge peut décider de se concentre sur
certaines catégorie d'articles.
Un comptage aléatoire du stock peut aussi être
effectué de manière ad hoc sur un échantillon d'article en
stock avec l'autorisation du coordinateur de zone ou du directeur logistique du
pays.
Si des écarts existent entre les fiches d'inventaires
et le comptage physique, les raisons de ces différences doivent
être signalées dans la colonne des remarques.
Ce rapport doit être imprimé et signé par
toutes les parties présentes au moment du comptage et par le
coordinateur et en suite classé à la base.
La version électronique du rapport de stock mensuel
doit être envoyée par le logisticien de la base par email au
directeur pays de la logistique accompagnée d'un numéro qui
justifie les écarts observés. Une copie doit être
envoyée à la coordination.
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