De l'optimisation de la gestion du temps et de l'amélioration de la performance dans l'organisation du travail administratif au sein d'un secrétariat de direction, cas de l'occ/Katanga.

Section 2 : Notions sur la gestion du temps

2.1. Introduction

La gestion du temps a pour objectifs d'apprendre à bien investir le

temps dont on dispose :

- Comment planifier,

- Placer les priorités,

- Déléguer et organiser ses activités au quotidien.

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31 MANGALA FRANCOIS., notes de cours d'organisation et techniques de secrétariat, op. Cit

Dans le cadre professionnel, le temps définit plusieurs notions qui permettent de savoir :

- Ce qui se passe ;

- La localisation du temps pour un but donné (date de relance, date de rendez-vous) ;

- Les délais à prévoir pour la réalisation d'une tâche, d'un projet, comme le volume de temps nécessaire : durée d'une réunion, de livraison, de rédaction d'un compte rendu ;

- Les ordres et priorités dans le temps, c'est-à-dire les contraintes dans l'enchainement successif des tâches selon un ordre de priorité ; comme : la prise de note, la recherche, la signature, l'envoi.

2.2. Comment gérer son temps

Il y a plusieurs sortes d'individus :

? Certains travaillent mieux sous pression et la dernière minute :

- Ils ont l'impression que cela stimule la créativité et leur productivité,

- Attention, l'espace-temps alloué à la tâche sera diminué et celle-ci deviendra plus difficile à maitriser.

? D'autres aiment mener plusieurs tâches de front (multitâches) : il faut rester prudent, car on peut rapidement perdre le contrôle avoir des difficultés à réaliser les tâches efficacement et dans les délais impartis.

? Ceux qui ne savent pas s'organiser : ils ne prennent pas le temps de s'organiser, cela représente un gaspillage de temps et d'énergie, car ils perdent un maximum de temps à la recherche d'information.

En effet, être bien organisé permet d'être efficace dans le temps en sachant gérer ses tâches dans les délais impartis et par ordre de priorité.

Il va donc y avoir des règles de base à respecter pour que la gestion du temps se déroule dans de bonnes conditions entre autre :

1. Les objectifs

- Déterminer les objectifs en fixant de délais,

- Les objectifs qui seront déterminés devront être réalisables, concrets, motivant et mesurables.

2. Planifier les tâches³¹

La planification des tâches est l'organisation de son travail sur du court moyen ou long terme : question, hebdomadaire, mensuel, annuel.

L'objectif essentiel sera de planifier les activités les plus rentables et les performantes en priorités et d'y consacrer le temps nécessaire :

- Préparer le travail en sachant utiliser le temps disponible tout en essayant de réduire au mieux les délais d'exécution ;

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- Classer les tâches par ordre de priorité ;

- Contrôle de gestion de son temps : vérification du résultat pour ensuite comparer le prévisionnel ou réalisé.

3. la liste des tâches

Une liste de toutes les tâches sera donc réalisée et contrôlée

régulièrement pour savoir si l'objectif a été atteint :

- Les tâches importantes non urgentes seront à planifier ;

- Les tâches urgentes et importantes seront réalisées en priorité ;

- Les tâches peu importantes et moins urgentes seront ultérieurement ;

- Les tâches peu importantes, mais urgentes pourront être déléguées.

4. Le cycle d'efficacité³²

Chaque individu possède son cycle d'efficacité, c'est-à-dire les périodes d la journée ou il est plus productif et le plus performant : matin, après-midi, ou soir.

NB : la gestion de son temps tiendra compte de son cycle d'efficacité.

1.2. Conclusion partielle

Ainsi donc, toute entreprise vise l'atteinte des objectifs, alors de ce fait, cette dernière met tous les moyens matériels et humains pour atteindre ces objectifs. La bonne organisation du travail administratif dans sa gestion du temps abouti à un meilleur rendement et l'atteinte des objectifs assignés par une organisation dont la gestion administrative est assurée par un organe moteur au sein de celle-ci qui est le secrétariat de direction.

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