CHAPITRE : I GENERALITES
1. 1 Introduction
Tout travail scientifique qui veut être clair et
précis, doit suivre une certaine logique dans le cheminement des
idées partant des définitions des concepts de base. C'est
pourquoi R. K MERTON dit : « l'une des exigences, de la
recherche est que les concepts soient bien définit avec clarté
suffisante afin de progresser »15.
Donc c'est ainsi que dans ce chapitre nous allons essayer de
brosser un tableau succinct sur les concepts de bases et connexes dont il est
question. Il s'agit de : optimisation, gestion du temps, amélioration,
organisation, performance.
Section 1. Définitions des concepts
a. Concepts de bases
1. Optimisation
Le mot « optimisation » signifie dans le petit Larousse
une action d'optimiser ; c'est aussi le fait d'être optimisé.
? Optimiser : c'est donner à une machine,
une entreprise le rendement
optimal en créant les conditions les plus favorables ou
en tirant le meilleur de leur parti possible16.
En effet, optimiser le travail administratif, c'est utiliser
les différentes méthodes et techniques du travail dans la
planification des taches pour avoir le bon rendement du travail administratif.
Car le meilleur rendement du travail administratif est la qualité
essentielle et un critère de premier ordre pour juger une
organisation.
2. Gestion du temps
Seul le mot gestion signifie une manière de
gérer, d'administrer, de diriger, d'organiser quelque
chose.17
En parlant de la gestion du temps, nous essayerons de
différencier la gestion du temps de la gestion de temps. De ce fait,
nous disons que la gestion du temps a pour objectif l'optimisation de l'emploi
du temps et de
15 MERTON R. K, Elément de la méthode
sociologique, éd. Dalloz, Paris, 1973, p.61
16 Dictionnaire, petit Larousse, éd. Illustré
paris, 2007, p. 758
17 Dictionnaire petit Larousse, op. Cit p. 51O
11
son planning, or la gestion des temps est un outil de mesure
des prestations effectuées par une société de service pour
le compte des clients.18
NB : ne pas confondre la gestion du
temps et la gestion des temps, gestion de son temps personnel.
Notons que la gestion du temps est une ressource, un facteur
de production disponible en quantité limitée. Il est une mesure
de performance du travail de toute entreprise.
3. Amélioration
Ce mot signifie, une action d'améliorer ou un fait de
s'améliorer.
? Améliorer : (du latin melior=meilleur)
rendre meilleur, améliorer les résultats ou changer en
mieux.19
Certes, améliorer le travail administratif c'est le
fait de se rendre d'abord meilleur tout en organisant le cadre de travail et
rendre meilleur l'organisation de ce travail dans la gestion du temps.
4. Organisation
C'est une action de structurer, d'organiser ou
d'arranger.20
Il existe plusieurs définitions du terme «
organisation » parmi celles-ci nous avons retenues quelques-unes qui
répondent à notre préoccupation :
Pour le Larousse, l'organisation est un ensemble
d'activités coordonnées qui ont pour objet d'établir et de
maintenir les meilleures conditions du travail dans toutes entreprises
publiques ou privées, qui sont fondées sur des méthodes
résultant d'une recherche scientifique.
Selon Fernand BORNE, l'organisation est à la fois une
science et un art :
? En tant que science, elle formule les principes qui
gouvernent l'activité des entreprises ;
? En tant qu'art, elle consiste à mettre en application
les lois dégagées par la science de l'organisation et à
contrôler les résultats obtenus.21
? Organiser : selon Fayol HENRY, c'est
prévoir, coordonner, contrôler, exécuter,...
18 ULOMB TSHINAN, « la problématique du travail de
l'organisation du travail du secrétaire et son impact sur l'emploi du
temps du chef » (cas de la DGDA), TFC, ISC, 2014-2015, inédit
19 Dictionnaire petit Larousse, op. Cit. p. 79
20 Idem p. 762
21 KIPOKE SUMAILI, notes de cours d'organisation et technique
de secrétariat, G1 SEDI ISC, 2013-2014, inédit
12
Bref, organiser, c'est mettre en oeuvre de méthodes
pour optimiser les ressources humaines, les structures de service, les
financements et coûts, les matériels et les relations avec
l'environnement.
5. Performance
Ici, performance veut dire le résultat obtenu dans
l'exécution d'une tâche.22
EX : faire si vite un tel travail
En outre, la performance est le fait d'exécuter une
tâche pour obtenir son résultat, la réalisation du travail
administratif exige des certaines qualités auprès de celui qui
l'exerce.
| 
