Section 3 : Organisation du travail administratif dans
le secrétariat de
l'OCC
La rapidité dans le travail administratif est la
qualité essentielle et un critère de premier ordre pour juger une
organisation.
Le rythme de circulation des documents est fonction de
plusieurs facteurs dont les principaux sont :
> La cadence de circulation qui est lente ou rapide, selon
la nature du travail,
> La longueur du circuit (en temps et dans l'espace),
> La complexité de l'organisation interne de certains
services, etc.
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3.1. Traitement du courrier
A la réception du courrier, l'assistant de direction
est chargé d'assurer le traitement de ce courrier et prépare
toutes les correspondances reçues à la fin de la journée ;
les rassemblent et va déposer ça dans le bureau du chef pour la
signature.
Et après que le chef ait approuvé, il les
récupère puis les envois au bureau de l'administration qui lui
à son tour est chargé à leurs distributions auprès
des services, bureaux, départements à qui de droit.
Le secrétaire, reçois tous les courriers entrant
et sortant, il peut confier leur traitement à ses collaborateurs au cas
où il est appelé à faire autres tâches, l'assistant
de direction à son tour assure leurs gestions en les enregistrant, dans
le registre des lettres de l'OOC, les classant et il est
chargé de rédiger le rapport hebdomadaire qu'il soumet à
son chef direct qui est le secrétaire.
En outre, à l'OCC, le traitement du courrier suit la
procédure normale mais caractérisé par la lenteur dans
l'accomplissement de cette tâche et la gestion du temps n'a pas sa place
dans la dite institution.
Car pour bien gérer son temps il faut avoir un planning
du travail convenable pour l'accomplissement des tâches. Signalons aussi
que le traitement de courrier suit le circuit normal en respectant toutes les
étapes mais seulement qu'on n'arrive pas à déterminer les
priorités par rapport avec le traitement du courrier en fonction du
temps.
3.2. Programmation des activités par le
secrétaire de l'OCC
Programmer les activités signifie établir un projet
de réalisation d'une suite d'occupation déterminée. La
programmation se fait par le programmeur qui est un spécialiste de la
programmation d'un programme imposé ou non. Parmi les activités
à programmer il y a d'abord :
? Les tâches à exécuter
immédiatement,
? Les tâches à faire à une date fixe,
? Les tâches sans délais fixe ou date fixe.
L'assistant de direction de l'OCC, programme ces
activités de la manière suivante :
? Les tâches à exécuter immédiatement
sont des tâches
habituelles et prioritaires elles
doivent être incorporées à l'avance dans un plan de travail
prévu à cet effet, lorsqu'on a pu estimer le temps moyen à
leurs consacrés et lorsqu'l est possible de prévoir le moment de
la journée ou l'on pourra les exécuter,
? Pour lui, les tâches à faire à une date
fixe sont à intercaler dans des moments laissés libres par les
tâches habituelles et prioritaires enfin qu'elles soient
exécutées avant la date prévue et sans
précipitation.
Il est à signaler qu'un travail négligé
finit par devenir urgent pour cela il faut disposer suffisamment le temps.
Ainsi les tâches qu'on remet à plus tard sont
d'abord les tâches délicates c'est-à-dire les tâches
qui nécessitent une réflexion, les tâches fastidieuses ou
ennuyeuses, les tâches nécessitant une préparation dans le
rassemblement des éléments nécessaires à son
exécution.
> Les tâches sans date fixe sont celles qu'il
repousse volontiers. Dans le plan de travail il faut à signer un jour ou
une période fixe à ces genres des tâches
c'est-à-dire les tâches qui demandent une réflexion,
exigent une longue exécution, requiert à la fois une fois et le
temps.
En effet, toutes les tâches évoquées tout
de suite se retrouvent au secrétariat de l'OCC alors elles exigent une
certaine méthodologie appropriée pour les aborder elles sont
intégrées dans l'élaboration journalière du
secrétariat de l'OCC, planning de travail pour une bonne
exécution, il est nécessaire de les hiérarchiser de
manière conséquente et intelligible en tenant compte des urgences
ou des priorités de l'importance pour ne pas tomber dans l'oubli.
Il est à noter la planification est synonyme de
l'organisation du temps selon un plan bien définit. C'est un état
prévisionnel du temps et une description de diverses activités y
afférents en vue de leurs réalisations en d'autres termes il
s'agit d'une répartition des activités en diverses portions de
temps prévus.
En se servant du graphique d'occupation on peut planifier le
temps en fonction des activités à entreprendre le graphique
d'occupation définit le temps de travail réel par semaine et par
jour, il précise le temps passé sur chaque tâche et permet
de comparer les différents temps d'exécution, la connaissance du
temps passé sur chaque tâche permet de faire un état
prévisionnel ou encore une planification des activités pour une
journée, une semaine,...
Exemple :
> De 08h00 à 09h00 : le secrétaire frappe les
lettres,
> De 09h00 à 09h 15 : il se repose,
> De 09h15 à 10h00 : il relit la lettre,
> De 10h00 à 10h15 : il place l'enveloppe et la
lettre dans le signataire,
> De 10h15 à 10h17 : il quitte son bureau vers celui du
chef,
> De 10h17 à 10h30 : il attend que la lettre soit
signée,
> De 10h30 à 10h32 : il revient à son bureau,
> De 10h32 à 10h45 : il met les lettres sous
enveloppes et les affranchit,
> De 10h45 à 11h00 : il dépose les lettres
dans la corbeille courrier à expédier.
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L'assistant de direction exécute ses tâches en
fonction des priorités, l'urgence et l'importance ; pour les
tâches à exécuter immédiatement sont prioritaires,
c'est-à-dire qu'il accorde 75% à ces tâches ; celles
importantes et urgentes sont à déléguer,
c'est-à-dire que 15% accordé à ces tâches.
La démarche pour gérer le
temps
Est-ce à moi de le faire ?
Peut-on réduire le temps ?
Le travail est-il important ?
Revoir
l'organisation
Oui
Oui
Oui
Non
Non
Non
Limiter les interruptions faire un planning
Ne pas faire
Déléguer
3.3. Difficultés rencontrées par le
secrétaire de l'OCC
Le secrétaire de l'OCC rencontrent les
difficultés dans l'organisation de son travail et dans sa gestion du
temps telles que :
? Dans l'organisation du travail, la planification des
tâches c'est-à-dire que l'analyse et l'exécution d'une
tâche consistent principalement à le décomposer en ses
éléments et les classer de manière logique et
ordonné ; n'enregistre pas la méthode du travail utilisée
; n'élabore aussi pas la nouvelle méthode par rapport aux failles
constatées ; passer en application cette nouvelle méthode ; ne
contrôle régulièrement l'application de cette nouvelle
méthode en vue d'y apporter des correctifs.
D'où la planification considère tous les aspects
du problème en passant par l'analyse des moyens et des contraintes
autrement dit difficultés.
? Dans sa gestion du temps, l'assistant de direction de l'OCC,
la préparation des tâches. Ce qui veut dire que ce dernier
n'assure pas la fixation qui est d'une importance capitale dans
l'exécution
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des tâches de bureau, car il permet au secrétaire
de connaitre exactement des tâches à exécuter pendant 8
heures de travail, et de ne pas dépasser aussi les heures de travail
c'est-à-dire 8heures, permet aussi de confier les tâches à
moindre importance à ses collaborateurs pour gagner du temps.
? La difficulté pour le secrétaire de l'OCC,
c'est bien souvent de connaitre l'emploi du temps de son chef pour pouvoir
prendre de rendez-vous pour lui. Cela fait parti des bonnes habitudes à
lui donner. Fixer à la suite des rendez-vous ayant trait à la
même question enfin d'éviter de disperser l'attention du chef tout
ce qui doit être utile au cours de l'entretien doit être à
la disposition du chef le rendez-vous en a lieu à l'extérieur
rappeler en temps utile votre chef l'heure et le lieu de ce rendez-vous ; si le
chef fixe lui-même rendez-vous conformerez-vous à ces ordres.
Ainsi la préparation est toujours fonction de temps car
une bonne préparation tire son efficacité par rapport au
temps.
Notons que le bureau du secrétariat de l'OCC est bien
équipé de tous les matériels de travail qui permettent un
rendement meilleur du travail et est composé des agents de la classe
IV qualifiés.
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