Section 2 : Qualités du préposé de
l'OCC
Le facteur humain étant l'élément
primordial de toute organisation, laquelle si parfaite qu'elle soit ne vaut que
par les qualités de ceux qui l'animent.
Dans cette section, nous allons décrire la mission du
secrétaire de l'OCC qui est le personnel du secrétariat, ses
attributions, son rôle ainsi que quelques documents administratifs qui
sont à sa portée.
2.1. Missions
Il a pour mission de :
> Assister la direction dans l'exécution de ses
tâches,
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> Assurer le secrétariat d'un ou de plusieurs
responsables de l'OCC,
> Recevoir délégation pour réaliser des
actions particulières.
2.2. Attributions du secrétaire de
l'OCC
L'assistant de direction :
> Filtre et répond aux appels
téléphoniques importants en l'absence de
son chef ou supérieur ;
> Assure l'ouverture du courrier et sa diffusion, tout en
traitant les
courriers et tous documents ayant un caractère
confidentiel ;
> Définit, met en place et contrôle les
procédures d'émission de
courriers :
- Contrôle du nombre d'exemplaire et de leurs
destinations,
- Fait le référencement et responsabilité
du suivi,
- Repère aussi les courriers émis et
reçus,
> Met en forme et saisit les courriers pour la direction dont
elle dépend ;
> Assure aussi la tenue, le classement et l'archivage des
dossiers et de la
documentation de ses supérieurs ;
> Assure de même l'accueil des visiteurs de son
supérieur ;
> Gère les approvisionnements des fournitures de bureau
et tous les
éléments pour les quels il a reçu
délégation ;
> Fait le suivi et assume la responsabilité des
contrats du matériel de
bureau :
- Photocopieur,
- Télécopieur,
- Machine à affranchir,
- Standard téléphonique,
2.3. Rôle du secrétaire de direction de
l'OCC
L'assistant de direction joue comme rôle de rendre :
> Rendre compte régulièrement de son
activité à travers un tableau de
bord comportant les indicateurs de performance
préalablement
négociés ;
> Gérer, éventuellement, le budget de son
service ;
> Coordonner la transmission de l'information, organiser et
contrôler le
travail des ses collaborateurs directs ;
> Représenter, éventuellement l'OCC lors des
manifestations
particulières :
- Salon,
- Foire,
> Mettre en place des tableaux de suivi de l'activité
des ses
collaborateurs directs ;
> Assurer les liaisons entre les services de l'OCC, recevoir
délégation
pour des travaux d'organisation concernant plusieurs services
;
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> Tenir de l'agenda de la direction dont il dépend,
prendre ses rendezvous, gérer son planning ;
> Organiser certaines réunions de travail : inviter
les personnes concernées, s'assurer de la préparation de la
salle,... éventuellement, assister à la réunion et
rédiger les comptes rendus ;
> Préparer certains dossiers après avoir
reçu les indications nécessaires du chef ou de ces autres
supérieurs ;
> Se tenir informé des évolutions dans le
domaine de la communication orale, visuelle plus généralement des
nouvelles techniques nécessaires à l'évolution de sa
fonction.
2.4. Quelques documents que le secrétaire de
l'OCC tient à sa portée Dans le secrétariat de
direction de l'OCC on retrouve quelques documents administratifs entre autre
:
· Normes : principes d'émission du courrier,
· Normes : principes de signature du courrier,
· Normes : principes d'ouverture du courrier,
· Normes : principes de distribution du courrier,
· Accès aux bases d'information : - Horaires de
transport,
- Hôtels,
· Planning des congés et des absences,
· Planning des conseils d'administration,
· Planning des réunions de direction,
· Planning des visiteurs prévus dans
l'entreprise,
· Organigramme de l'OCC,
· Répertoires divers :
- Numéro,
- Etc.,
Il est à signaler que le secrétariat de l'Office
Congolais de Contrôle est une structure attachée directement
à la hiérarchie c'est-à-dire la Direction
Générale.
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