CONCLUSION PARTIELLE
Ainsi donc, nous disons que la gestion du temps est le facteur
principal de l'organisation du travail administratif dans le sens que toutes
les tâches doivent être planifiées et fixer une durée
ou volume d'heure à chaque tâche, tout en voyant l'accomplissent
des tâches réalisées par rapport au temps fixé. Il
existe un planning de travail qui consisterait de faire la planification des
tâches, et il sied de noter que la planification des objectifs se fait
à la veille du jour c'est-à-dire, qu'elle soit approuvée
par le Chef tout comme il peut en modifier.
CHAPITRE IV : FONCTIONNEMENT et ORGANISATION DU
TRAVAIL
ADMINISTRATIF DANS LE SECRETARIAT DE L'OCC
Introduction
L'activité de gestion (prévision organisation,
direction, coordination et contrôle) est devenu de plus en plus
prédominante chez tous les responsables, ans tous les secteurs de la vie
; qu'il devient indispensable pour l'exercice de ces types de fonction, de se
séparer des tâches d'exécution pour consacrer le temps
nécessaire à la réflexion sur l'avenir à plus ou
moins long terme.
Le responsable n'a pas le temps de gérer seule, toutes
les tâches. Il faudrait qu'il y ait d'autres personnes pour soutenir
certaines tâches et récupérer ainsi le temps
nécessaire à la direction de l'entreprise.
Il va donc confier à son personnel la charge de toutes
les autres tâches et éventuellement de lui préparer le
travail. Ceci revient à définir à ce niveau le rôle
de collaborateur et bien sûr celui du ou de sa secrétaire ;
rôle difficile, rôle ingrat souvent, mais combien captivant car, il
réclame des capacités d'adaptation rapide à des chefs,
à des entreprises, à des techniques et à des circonstances
très diverses.
Section 1 : organisation du secrétariat de
l'OCC
Organiser le bureau de secrétariat est une
opération très importante et nécessaire dans toute
société et entreprise pour son fonctionnement.
En effet, il existe dans l'Office Congolais de Contrôle,
un flux d'informations :
? Qui circulent en son sein et qui sont susceptibles
d'être portées à la connaissance des différents
départements et ce par divers moyens de communication ;
? Qui proviennent de l'extérieur et dont l'exploitation
est réservée à tel ou tel service compétent ;
? Qui sortent de l'OCC pour d'autres organismes
parallèles.
L'OCC organise son secrétariat sur deux plans :
1.1. Sur le plan matériel
Il est doté en personnel qualifié qui a ses
méthodes de travail, il à un matériel répondant
à ses besoins et son installation est dans les locaux adaptés.
C'est-à-dire qu'horizontalement, il répartit ses
tâches entre plusieurs personnes de qualification égale ; et
verticalement établit une hiérarchie réservant au plus
qualifiés la partie intellectuelle du travail et à d'autres moins
qualifiés la partie matérielle.
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Disons-le de même que le rôle du
secrétariat à l'OCC est important quantitativement et
qualitativement car il est en quelque sorte le double de son chef auquel il
peut se substituer.
Signalons aussi que c'est le cerveau de la Direction de l'OCC,
car ce le lieu occupé par un secrétaire qui doit être au
courant et savoir donner les renseignements utiles tant au personnel de l'OCC
qu'aux personnes extérieures (étrangères).
1.2. Sur le plan administratif
Le secrétariat de l'OCC fait partie de l'administration
de l'OCC et comporte les activités rassurant les liaisons
matérielles de l'OCC avec son environnement interne et externe d'une
part et celles visant à matérialiser l'ensemble des
opérations de l'OCC.
Des travaux de ce secrétariat sont donc des travaux
administratifs par excellence ; c'est-à-dire toutes tâches qui,
à partir des faits existant à l'Office Congolais de
Contrôle permettent au secrétaire de prendre les décisions
de gestion et d'administratif. Comme telle, ces travaux sont parfaitement
organisés et tendu essentiellement aux décisions
recherchées.
En d'autres termes, qu'est-ce qu'on attend du
secrétariat de direction de l'OCC ?
Le travail du secrétariat comme travail administratif
consiste essentiellement à :
> Eviter à la direction toutes les tâches
secondaires et tous les contacts inutiles dans le cadre des instructions
reçues,
> Préparer le travail de la direction dans la mesure du
possible,
> Donner à la direction le temps de
réfléchir ou de penser,
> Assurer toutes les relations ou contacts internes et
externes de la direction,
> Alléger le travail matériel de la direction
en ce qui concerne :
- Le courrier (réception, transmission rapide,),
- Le règlement des affaires courantes,
- La réunion périodique des cadres,
- La surveillance administrative de l'auditoire des services,
- La tenue du tableau de bord.
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