De l'optimisation de la gestion du temps et de l'amélioration de la performance dans l'organisation du travail administratif au sein d'un secrétariat de direction, cas de l'occ/Katanga.

Section 3 : Gestion du temps

Bienvenu dans le monde de l'urgence, la course au temps est le grand défi de notre temps. La révolution TIC (technologie de l'information et de la communication) bouleverse considérablement nos façons de faire, le nombre d'information auxquelles nous sommes confrontés. Nous sommes dans une ère ou la vitesse est primordiale, ou les gagnants ne sont plus forcément les puissants, les plus innovant, les plus en vue mais peut-être les plus rapides (ce qui sous-entend les a même à anticiper ; à adapter et à changer.

3.1. Qu'est-ce que le temps et sa gestion ?45

Le temps est une ressource, un facteur de production disponible en quantité limitée, il permet de produire des biens et services.

Exemples : - 20 milliards de bénéfice au premier trimestre 2008

- 5.000 créations d'emplois en 2007

Le temps est perçu à travers deux façons :

? Une approche rationnelle : elle procède de la culture occidentale. Ici, le temps est vu de façon linéaire, il est de l'or « Time is money », dans la conception occidentale. On parle ici aussi du paradigme de la montre.

? Une approche irrationnelle : elle est caractéristique des cultures africaines et orientales, on a une vision infinie et cyclique du temps (versus vision linéaire) plus haut. Le symbolisme des saisons, des semailles et récoltes marquent le temps.

3.2. Comment gérer le temps ?

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Bien gérer le temps consiste à planifier, placer par priorité, déléguer et organiser les activités quotidiennes. Mener à bien une activité suppose l'accomplissement de tâches et la résolution de problèmes selon un ordre déterminé :

Détermination des objectifs- motivation	· ·	Fixation de délais Concentration des efforts pour atteindre le but fixé
Planification	·	Préparation du travail
	·	Exploitation optimale du temps disponible
	·	Réduction du temps d'exécution
Prise de décision	·	Choix des problèmes essentiels
	·	Classement des tâches selon leur importance
Organisation dans le temps	·	Action plus productive
	·	Concentration sur les tâches essentielles
Contrôle du déroulement du	·	Vérification des résultats
travail	·	Comparaison prévu/réalisé

? Comment prendre de décision ?

L'une des plus grandes difficultés que l'on rencontre dans l'organisation du travail quotidien est l'affectation d'un ordre de priorité à chacune des tâches qui se présentent. La tendance naturelle pousse à agir dans une vision du court terme. Un outil utile pour établir des priorités claires qui tiennent compte à la fois de l'urgence et de l'importance est la matrice de priorité (principe d'Eisenhower) :

Importance de la tâche/urgence de la tâche	Tâche non urgente	Tâche urgente
Tâche importante	Tâche importante non urgente à planifier	Tâche importante et urgente à exécuter en priorité
Tâche peu importante	Tâche peu importante et non urgente à laisser de coté	Tâche peu importante mais urgente à déléguer si possible

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46 KALUNGA MAWAZO, cours de management des entreprises, édition CRESA, Lubumbashi 2015-2016

3.4. Gérer le temps⁴⁶

La gestion optimale du temps est la clé de réussite dans nos diverses entreprises. Un responsable qui ne sait pas gérer son temps se trouvera toujours dépassé et même les objectifs les plus prioritaires seront oubliés.

Un manager efficient doit être capable d'identifier les facteurs perturbateurs du temps ainsi que les techniques capables de lui permettre d'éliminer ces obstacles à la bonne gestion du temps.

Nombreux sont ceux des dirigeants et autres managers qui se demandent pourquoi le temps doit faire objet d'une gestion particulière. Le management entant que science et art par excellence dans la gestion des organisations recommande que le temps qui est une ressource précieuse soit utilisée de manière optimale afin d'éviter des situations de crise, de nervosité de surmenage, de conflit, etc...

La ressource temporelle est donc quelque chose de fondamental tant il est vrai qu'elle s'imbrique dans toutes les étapes du processus managérial.

? Les conséquences d'une mauvaise gestion du temps : une

mauvaise gestion du temps peut entrainer plusieurs conséquences

fâcheuses, c'est notamment :

- Les stress et la nervosité,

- Le non atteint des objectifs organisationnels et personnels,

- Le tâtonnement,

- Des mauvais ordres,

- Le bavardage.

? Les techniques de la gestion du temps : pour mieux gérer son

temps, tout manager doit procéder par l'identification des facteurs perturbateurs du temps. Cette identification lui permettra ainsi d'apprêter la meilleure technique pour enrayer ces perturbateurs qui sont dans la plupart de cas matérialisés par :

- L'absence de planification,

- L'absence de priorités,

- La désorganisation personnelle,

- L'excès d'engagement,

- Les réunions intempestives,

- La routine,

- La centralisation à outrance,

- Les dérangements,

- La paperasse,

- Le changement intempestif des objectifs,

- Les déplacements,

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- Les visites imprévues et indésirables,

- L'indécision et l'attitude de velléitaire,

- Les appels téléphoniques.

Les techniques de gestion du temps se retrouvent pour la plupart dans

le processus managérial lui-même.

3.5. Savoir organiser son temps

Ce qui importe ce n'est pas ce que vous faites, dans quel but vous le

faites ; les problèmes rencontrés les plus souvent sont :

- on se concentre sur son activité,

- on se concentre sur des tâches secondaires en priorités,

- on ne définit pas ses objectifs journaliers.

Les questions les plus courantes à se poser sont les suivantes :

Quels sont mes objectifs ?, quelles sont les activités qui me permettent

d'atteindre 80% des résultats attendus ?, il faut viser que l'activité qui prend

20% du temps et qui donne 80% de résultats.

Conseil pratique : avant de commencer sa journée, il faut déterminer ses

objectifs sinon risque d'être un gouffre à imprévu.

Ex : même lors de la lecture des mails, il faut prioriser.

? Planifier par écrit

Panifier : c'est repartir nos activités en fonction de nos objectifs et de leur

durée ; planifier c'est aussi concevoir sa journée, semaine, mois de

travail ;

- on a une vue d'ensemble,

- on peut contrôler le résultat en fin de journée,

NB : il faut adapter à son unité de temps à soi : journée, semaine, etc.,...

3.6. Aménagement du temps de travail

L'aménagement du temps de travail a pour objectif d'ajuster la durée

du travail aux variations de la charge de travail. Il s'inscrit dans une

logique à la fois historique, juridique, économique et sociale ; il repose sur

deux principes : la flexibilité et la modulation.