Memoire Online - De l'optimisation de la gestion du temps et de l'amélioration de la performance dans l'organisation du travail administratif au sein d'un secrétariat de direction, cas de l'occ/Katanga.

C'est ainsi qu'il impérieux aux dirigeants du service public congolais en générale et l'Office congolais de contrôle en particulier de jouer pendant le moment de l'organisation, tout en mettant les moyens disponibles pour l'atteinte des objectifs de celui-ci afin de permettre à ce dernier puisse assurer ce bon contrôle, d'où ils doivent utiliser le fameux principe « l'église au milieu du village ».

CHAPITRE III : GESTION DU TEMPS FACTEUR PRINCIPAL DE
L'ORGANISATION DU TRAVAIL ADMINISTRATIF

Introduction

Mieux gérer son temps est désormais un impératif. Equilibrer judicieusement son quotidien entre le travail proprement dit, la formation, la famille, le social et les loisirs est aujourd'hui la priorité de tout un chacun pour s'assurer une vie plus saine et mieux accomplie.

Un accord collectif d'entreprise ou d'établissement ou à défaut, une convention ou un accord de branche peut définir les modalités du temps de travail et organiser la répartition de la durée du travail sur une période supérieure à la semaine et au plus égale à l'année.

C'est pourquoi dans ce chapitre, nous allons montrer comment organiser le travail administratif ; améliorer la performance du travail tout en dégageant les différentes méthodes et techniques dans l'exécution des tâches de bureau ; la gestion du temps ainsi que ses aménagements pour bien gérer son temps du travail.

Section 1 : organisation du travail

Il sied de noter que le travail ne pas bien organisé, bien fait si le cadre dans lequel on l'exerce ne pas aussi bien organisé. Donc, avant d'entamer la notion d'organisation du travail nous allons faire appel à la notion d'organisation du secrétariat et évoquer quelques fonctions et rôle que joue le secrétaire de l'Office Congolais de Contrôle, si le secrétariat est bien organisé donc le travail aussi sera bien fait.

L'implantation des bureaux doit permettre la circulation rapide de l'information entre les services et la réalisation d'un travail efficace (concentration et réflexion).

? Bureau individuel : dans ce bureau il doit y avoir du calme absolu et permet la concentration, la confidentialité ainsi que la limitation du territoire de travail ;

? Bureau collectif traditionnel : c'est un local clos, de grandes dimensions avec plusieurs postes ou on trouve la communication aisée, gain de place, coût réduit, meilleure surveillance ;

35 KIPOKE SUMAILI, notes de cours d'organisation et technique de secrétariat, G1 SEDI 2013-2014, ISC, inédit

> Bureau paysages : c'est un espace délimité par des meubles des plantes vertes d'où la communication est facilitée, une structure évolutive, cadre de travail agréable. Dans ce bureau on retrouve les désavantages tels que : bruits, manque de confidentialité, contrôle des supérieurs, et un investissement élevé ;

> Bureau semi-ouvert : c'est un espace modulable (cloisons), avec zone pour le travail individuel et espace réservés aux travaux de groupes. La communication et intimité des postes de travail, implantation aisée à modifier.

Bref : un(e) secrétaire est tenu à être dans un bureau individuel où il y a du calme absolu ; ainsi un bureau bien organisé est nécessaire pour une bonne coordination des activités et permet aussi d'obtenir un meilleur rendement.

Le secrétaire ne doit jamais chercher imposer sa volonté au chef, mais il doit par contre savoir qu'il est pour l'aider, par conséquent il ne peut ni le remplacer, ni décider, ni critiquer, ni porter un jugement, ni ordonner à l'absence du chef, ou tant que les ordres ne lui sont pas donnés de faire.

Un poste de travail ergonomique doit avoir une forme, des dimensions, un équipement adapté à la morphologie de son utilisateur pour obtenir un rendement optimum de fatigue physique et nerveuse.

Le poste de travail informatique, dans le domaine de la bureautique, l'ergonomie s'intéresse tout particulièrement aux problèmes liés au travail sur l'écran.

A chaque poste de travail correspondent certaines tâches qui sont enregistrées sur des outils spécifiques.

> La fiche d'attribution : poste à tâches essentiellement répétitives, énumère la liste des tâches où les personnes que l'employé(e) devra effectuer. Pour un poste identique, elle sera la même (non personnalisée) ;

? La fiche de fonction : elle concerne un poste de responsable. Elle décrit le rôle et les responsabilités du cadre qui assure la fonction. Elle ne sera pas obligatoirement la même pour un poste identique (personnalisée)

C'est un outil d'évaluation lors d'un recrutement, pour noter les aptitudes et qualités nécessaires à un poste de travail. Il permet de choisir le candidat le plus compètent.

L'évaluation porte sur la qualification, l'expérience professionnelle, les capacités intellectuelles (mémoire visuelle, auditive,...), les qualités personnelles (dynamisme, présentation, tact, conscience professionnelle.

En effet, le secrétariat bien organisé permet une bonne organisation du travail administratif pour obtenir des meilleurs résultats. Il permet aussi de disposer favorablement un cadre de travail, rendre ce cadre de travail aussi agréable que possible, éviter la fatigue par une attitude corporelle correcte.

? Mission : l'assistant de direction assure le secrétariat ainsi que l'assistance technique et logistique de la direction générale de l'Office Congolais de Contrôle, il réalise, sous sa responsabilité, des actes administratifs dans le respect des techniques et des procédures administratives, règlementaires et/ou financières dans le domaine de gestion et organisation du travail administratif au sein de cette entreprise publique.

? Activités principales : ce dernier fait le traitement des informations et assure leur diffusion et circulation en interne et externe ; il traite les dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique relevant de la direction de l'OCC et en vérifier la conformité ; il doit organiser les classements des dossiers et des courriers (reçus et envoyés) de la direction ; il doit également gérer les agendas et les plannings de la direction (directeur général et secrétaire) ; il assure encore l'élaboration du compte rendu de ces réunions ; il doit en effet assurer l'arrivée et l'envoi du courrier ainsi que la messagerie électronique ; il assure aussi le tri et la ventilation du courrier auprès des différents services ; il doit enfin assurer l'organisation matérielle et logistique des réunions des instances de gouvernance de direction d'une entreprise(conseil juridique, comité de gestion,...).

? Activités associées : l'assistant de direction gère les aspects administratifs et logistiques du fonctionnement de l'Office Congolais de Contrôle : locaux, matériels, fournitures.... Il doit fournir les informations pour renseigner le site web et/ou les bases de données de l'OCC c'est-à-dire annuaire occ, etc. ; enfin il collecte, contrôle et archive les pièces et justificatifs administratifs et/ou financiers nécessaires aux opérations de la gestion de l'OCC.

- Savoir généraux : ce dernier doit connaitre les techniques de secrétariat et gestion administrative et a aussi une compréhension et une expression écrite et orale en anglais de niveau 1

- Savoir-faire : il doit maitriser les logiciels de gestion financière ainsi que les outils bureautiques ; savoir aussi rendre compte auprès de la hiérarchie et diffuser les informations en interne et externe

- Aptitudes : il respecte la confidentialité des informations. ? Environnement professionnel :

- Lieu d'exercice : l'activité s'exerce auprès de la direction de l'OCC, au sein du secrétariat de direction qui est l'un de service central de l'entreprise.

- Horaires : s'exerçant auprès de la direction d'une très grande entreprise publique, l'activité de l'assistant de direction s'exercera dans le cadre de la durée hebdomadaire de travail effectif (38h30 pour 6 jours par semaine soit 87h42 par jours hors pause méridienne qui ne peut être inferieure à 45minutes.) applicable à l'OCC.³⁶

Il est utile d'organiser pour obtenir une meilleure efficacité des moyens matériels (outils) et des ressources humaines (personnel).

D'une manière générale, l'organisation a pour objectif de doter toute personne physique ou morale qui entreprend une activité sociale, administrative, économique ou productive,... de toutes les techniques et méthodes modernes de gestion en vue d'atteindre les résultats escomptés dans les limites de temps, de dépense d'énergie et de couts strictement définis à l'avance(meilleure qualité, prix le plus bas, grande quantité).

37 FAYOL H., introduction à la théorie de l'organisation, édition Dalloz, paris 1971

Deux ingénieurs, l'un américain et l'autre français, ont vers la fin du 19eme siècle défini les bases d'un système destiné à rationaliser le travail des machines et celui des hommes.

Ces deux ingénieurs ont donc déterminé les fondements de l'organisation scientifique du travail (O.S.T.). Si Taylor a dégagé les principes de la rationalisation du travail et l'organisation fonctionnelle des ateliers ; Fayol, quant à lui, s'est essentiellement attaché aux problèmes de gestion administrative, il a en même divisé ces activités des entreprises en un certain nombre de principes de base de l'organisation destinées à améliorer l'efficacité du travail.³⁸

L'organisation scientifique du travail (OST) est une méthode de gestion et d'organisation du travail. Cette méthode de travail est apparue au cours de la seconde révolution industrielle grâce à Frederick Winslow Taylor.

A cette époque la gestion et le management constituaient deux sciences à leur apogée. L'organisation scientifique du travail repose sur une division extrême du travail. Selon Taylor, la productivité d'une entreprise ne peut être amélioré qu'en décomposant les différentes étapes d'un travail, en cherchant les gestes les plus efficaces et rapides, le but étant de définir une procédure optimale de travail.

Egalement appelée « le Taylorisme », l'OST est une méthode utilisée dans le cadre du travail à la chaine. Le travail est organisé de manière scientifique : chaque tâche est observée pour supprimer les opérations inutiles et choisir la meilleure méthode, chaque ouvrier est affecté à une tâche bien précise selon ses compétences.

Trois principes sont à la base du système de Taylor entre autre la division verticale du travail, la division horizontale du travail, et le salaire au rendement.

? Premier principe : la division verticale du travail, c'est la séparation entre le travail exécuté et le travail intellectuel de conception, assuré par les scientifiques. Il s'agit donc, de transférer le savoir des ouvriers de métier aux ingénieurs. Ce processus implique un détour par son intellectualisation et sa codification formelle.

? Deuxième principe : la division horizontale des tâches, ici c'est la parcellisation des tâches entre opérateurs. A chaque opérateur est attribuée une tâche élémentaire la plus simple possible, afin d'automatiser et d'accélérer les gestes.

41 MPELA BOHOLO, notes de cours de gestion du personnel, G3 SEDI, ISC, 20152016, inédit

? Troisième principe : le salaire au rendement et contrôle des temps, ici, Taylor, est tout à fait conscient du caractère abrutissant et aliénant du travail ainsi proposé à l'ouvrier.

Henry Fayol, quant à sa contribution à la naissance de l'entreprise concerne principalement son organisation. Il pousse la logique d'organisation administrative, en identifiant les différentes fonctions qui doivent être assumés dans une organisation et qui se traduisent par une formalisation très précise sur l'organigramme.

Il insiste par ailleurs tout particulièrement sur le rôle déterminant du chef qui est l'instrument principal de coordination et d'intégration, il préconise un management hiérarchique autrement inspiré des pratiques militaires d'où les points suivants :

- Principe de spécialisation sont selon Fayol dégage l'efficacité de son mode de management autoritaire.⁴¹

Ce qui fait la diversité et la complexité des problèmes d'organisation dans le temps, c'est précisément que le temps n'est pas un ensemble d'éléments homogènes et présente une variété d'aspects.

Le mot temps recouvre plusieurs notions qui conduisent à utiliser des outils variés pour analyser ce qui se passe et prévoir ce qu'il faudrait réaliser.

2.5.1. Comment s'organiser de façon à tirer le meilleur de chacune de nos heures de travail ?

C'est la question à laquelle nous allons tenter de répondre par l'étude des 6 lois qui régissent notre temps de travail...

Mise en pratique : N'enchainez pas les rendez-vous dans votre agenda, prévoyez un battement entre chaque. Pour les tâches à accomplir, prévoyez du temps supplémentaire, surtout si vous ne maitrisez pas encore le travail à réaliser.

Suite à une étude de l'administration britannique, le professeur Cyril Northcote Parkinson énonce en 1958 que «tout travail tend à se

dilater pour occuper tout le temps disponible». Pour contrôler le
phénomène, il suffit d'imposer des délais limites et miser sur le fait que plus on subit de pression plus on est performant.

Par exemple si l'on se donne 24 heures pour terminer une tâche, la pression exercée par le délai nous pousse à nous concentrer

sur l'exécution de la tâche, et on est forcé de se limiter à l'essentiel. Alors que si l'on a une semaine pour la même tâche, on risque de tergiverser et de construire une usine à gaz pour pas grand-chose de plus.

Ivan Illich, penseur autrichien, énonça le principe de contre - productivité. Il implique notamment que passé un certain seuil de temps passé sur une activité, notre efficacité diminue et devient même négative. Sachant que le temps de concentration optimal est de 45 minutes, nous devons donc accepter nos propres limites et prendre des pauses lorsqu'on le dépasse.

En cas de baisse de régime, rien de tel que de discuter avec les collègues, d'aller marcher un moment, ou de s'offrir un rafraichissement. Planifier les activités selon notre rythme biologique peut également aider à être alerte au bon moment. Par exemple, ce n'est pas à 14h, au moment de la sieste, que l'on sera le plus efficace.

En 1951, Sune Carlson constatât dans une étude sur le travail des managers qu'ils étaient interrompus en moyenne toutes les vingt minutes. Ils avaient à peine le temps de démarrer une nouvelle tâche ou de s'asseoir qu'ils étaient déjà interrompus par un visiteur ou un coup de téléphone.

Il en tira la loi des séquences homogènes, selon laquelle «une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d'énergie qu'une tâche réalisée en plusieurs fois». Car il faut en général au moins 3 minutes pour se replonger dans une tâche interrompue.

L'économiste et sociologue Wilfred Pareto a observé en 1906 que 80% des revenus étaient détenus par 20% de la population en Italie. Depuis, on remarque que cette loi s'applique à de nombreux autres domaines, en particulier l'activité humaine, où 80% des résultats sont produits par 20% du travail effectué. Nous pouvons tirer parti de cette loi de plusieurs manières :

? priorisation des tâches : il faut savoir se focaliser sur les tâches qui produisent le plus de valeur. Par exemple, demandez-vous quelles

tâches vous feriez si vous aviez une attaque cardiaque et que vous ne deviez travailler plus que 2 heures par jour.

? savoir dire non : il est important de savoir dire non pour éviter de se faire voler son temps sur des tâches qui ne nous rapportent rien ou très peu. Si c'est un supérieur qui nous sollicite, il faudra identifier les arguments avant de répondre, en évoquant éventuellement une solution alternative.

Mise en pratique : Déléguez les tâches qui peuvent être réalisées par quelqu'un d'autre. Les premières heures passées au bureau sont souvent utilisées pour lire ses emails ou pour surfer sur internet. Faites ceci plus tard dans la journée et commencez directement avec ces 20% qui produisent 80% de résultats. Loi de la dimension subjective du temps loi de Fraisse.

Le temps a une dimension objective et une dimension subjective ou psychologique qui varie en fonction de l'intérêt personnel à l'activité exercée. Plus une activité est morcelée, plus elle paraît durer longtemps. Plus une activité est intéressante, plus elle paraît brève. Par exemple le temps d'une attente est toujours trop long, les moments de plaisir, eux, toujours trop courts. Les principes découlant de cette loi de Fraisse ou loi de la dimension subjective du temps, sont de se méfier :

? de notre tendance spontanée à faire d'abord ce qui nous plaît plutôt que ce qui est le plus important, de notre estimation du temps passé à une tâche.

? Quelles sont les activités que j'ai spontanément tendance à remettre au lendemain ?

Il faut donc confronter notre évaluation subjective du temps à des paramètres objectifs car nous avons naturellement tendance à passer plus de temps sur ce qui nous plaît et à le faire en priorité et à remettre ce qui nous déplaît. Ce qui empire souvent la situation !

En pratique, L'application de la loi de Fraisse dans sa vie de tous les jours permet par exemple consacrer un temps défini à une tâche difficile en en mesurant objectivement la durée et ne pas se laisser influencer par des a priori.

Henri Laborit, chirurgien et biologiste inventeur des neuroleptiques, était un spécialiste des comportements humains. Il énonça la notion d'un «programme biologique de survie» qui implique que chaque individu a une inclination naturelle à fuir le stress et à rechercher en priorité le plaisir. On appelle aussi ce penchant la loi du moindre effort. Le problème, c'est que cette loi nous attire vers le bas puisqu'elle circonscrit la motivation, le dynamisme et la volonté d'agir aux choses les plus triviales.

Pour y remédier, l'idée est de se faire régulièrement violence en commençant d'abord par les tâches les plus pénibles. On pourra se donner une récompense à l'achèvement de la tâche pour mieux se motiver. Enfin il sera bon de penser à prioriser les tâches les plus difficiles au début de la journée, afin de bénéficier de l'énergie abondante qui nous anime lors de ce moment privilégié.

Mise en pratique : commencez votre journée par une tâche difficile pour vous accordez-vous une récompense (une pause, une activité plus plaisante, ...) une fois la tâche terminée

Il existe mille façons de consommer le temps. Certaines sont productives, d'autres non. On appelle ces dernières des chronophages. Comme les chronophages consomment un temps excessif, ils nuisent à notre rendement, à notre efficacité, et finalement à notre performance. C'est pourquoi il faut en avoir conscience pour mieux les repérer. Citons-en quelques-uns

Les parasites sensoriels : masse de dossiers dans le champ visuel, bruit lié à la configuration des lieux, température inadaptée, mauvaise ergonomie du poste de travail, ... Ces parasites utilisent inutilement de l'énergie et amputent la focalisation, la concentration sur l'objectif.

Le manque de méthode : Traitement des tâches dans leur ordre d'arrivée ou pour le destinataire qui crie le plus fort, pas de planification, changement de planning pour raisons mineures, pas d'anticipation des imprévus, ... Ne pas s'organiser de manière efficace, accepter d'être dérangé pour une babiole ou se détourner de sa trajectoire en permanence nuit considérablement à la performance.

Une étude réalisée chez IBM dans les années 80 avait mis en évidence que quelqu'un qui acceptait d'être dérangé pouvait passer jusqu'à 6 fois plus de temps à accomplir la même tâche

Le téléphone : mauvaise utilisation ou usage abusif, par exemple pour des messages longs et complexes qui nécessiteraient une lettre, un fax ou un e-mail. Le téléphone est en effet un outil remarquable s'il est utilisé à bon escient, c'est à dire pour des messages brefs.

Le manque de maîtrise des nouveaux outils : difficulté à prendre à bras le corps les apports des nouvelles technologies, des nouvelles organisations, ... En général, c'est par manque de formation : parce que l'on n'a pas investi de temps en amont, on en perd considérablement en aval. Il faut savoir " perdre " ou plus précisément investir du temps pour en gagner.

À noter cependant que l'attrait des nouvelles technologies ne doit pas conduire à une overdose ingérable. Autant il est important de savoir échanger par e-mail, procéder à une recherche sur internet, se former sur le web, autant il n'est pas raisonnable d'accepter un arrosage d'e-mails qui encombrent notre messagerie et nous condamnent à un tri fastidieux et chronophage.]

"Le temps est le capital le plus rare, et si on ne sait pas le gérer, alors on ne peut gérer rien d'autre". (Peter Drucker)

2.5.2. Approche de la notion de priorité des taches par la matrice
d'Eisenhower

L'une des plus grandes difficultés que l'on rencontre dans l'organisation du travail quotidien est l'affectation d'un ordre de priorité à chacune des tâches qui se présentent. La tendance naturelle à agir et la vision à court terme amènent souvent à faire d'abord à ce qui semble urgent. Un outil utile pour établir des priorités claires qui tiennent compte à la fois de l'urgence et de l'importance est la matrice de priorité (Principe d'Eisenhower) :

Importance de la tâche/Urgence de la tâche, Tâche non urgente Tâche urgente Tâche importante Tâche importante non urgente à planifier Tâche importante et urgente à exécuter en priorité Tâche peu importante Tâche peu importante et non urgente à laisser de côté Tâche peu importante mais urgente à déléguer si possible

Un accord entre le responsable et l'assistant doit être établi au sujet des priorités : l'assistant classe les tâches courant sont dans l'ordre de priorité et soumet cette liste au responsable.

Chaque personne doit prendre conscience des périodes où elle travaille plus vite et mieux dans la journée (tôt le matin ? l'après-midi ? le soir ?) dans la semaine (quel jour ?)

De travailler uniquement sur les tâches importantes ou nécessaires, de traiter les affaires selon leur degré d'urgence, de se concentrer chaque fois exclusivement sur une tâche, d'atteindre les objectifs dans les meilleures circonstances, d'éviter de laisser des tâches inachevées. L'importance et l'urgence doivent être précisées ; or, pour le responsable, toute tâche est en général importante et urgente. Il faut donc être perspicace pour établir les priorités. La planification des tâches tient compte de la durée des tâches, mais aussi de son cycle personnel d'efficacité.

Se dit d'une personne qui voit le temps plutôt comme une ressource quantitative à optimiser, à rationaliser, à contrôler. Dans l'action, il se concentre sur la tâche en respectant des modalités précises (horaires, objectifs) : "une chose à la fois", "chacun son tour".

Se dit d'une personne qui accorde souvent une plus grande importance à la personne, à l'informel, au contexte. Sa vision est plus spirituelle, plus symbolique : "plusieurs choses à la fois, sans ordre strict". La planification des activités

Dieu est le premier planificateur c'est-à-dire à la création, il a créé toutes les choses et l'homme a été créé le sixième jour pour gérer et dominer toutes les créatures. C'est une question de planification.

La planification est l'organisation du déroulement du travail pour des périodes définies à venir. La planification vise à assurer la meilleure utilisation du temps, c'est-à-dire : à employer le temps disponible pour les activités les plus rentables et les plus performantes, à atteindre dans le minimum de temps les objectifs recherchés. La condition d'une bonne planification du temps est d'établir en permanence une liste de toutes les tâches à accomplir (liste de contrôle) et de les regrouper selon l'échéance de réalisation (court, moyen, long terme).

TEMPS : n.m. (lat. tempus) Notion fondamentale conçue comme un milieu infini dans lequel se succèdent les événements et ressentie souvent comme une force agissant sur le monde.⁴²

Ordonnancer des activités, les planifier, c'est les répartir dans le temps de façon à tenir les délais imposés et à optimiser l'utilisation des moyens : hommes, machines.

La planification définit la situation future d'après les résultats à obtenir, en tenant compte des ressources disponibles en matériels et personnel. Elle se décline en trois étapes :

Améliorer la performance du travail consiste à rendre meilleur ou changer en mieux l'exécution d'une tâche pour obtenir des résultats meilleurs qui permettront l'atteinte des objectifs dans une organisation. C'est ainsi que dans cette section nous dégagerons les différentes méthodes et techniques de l'organisation du travail administratif dans le temps. Le secrétaire organisera très bien son travail tout en améliorant ses performances du travail grâce à ces méthodes et techniques.

Dans un bureau nécessite d'imposer une discipline, la discipline s'avère d'être un élément stratégique par une bonne exécution de tâche. 2.2. Méthodes et techniques du travail

Consistent à savoir comment planifier journalière ment ou hebdomadairement les tâches de bureau. Cette planification consiste :

? Lors de la phase de préparation :⁴³ce service des aide-mémoires permettent enfin d'y puiser les tâches à exécuter les journées suivantes. Il s'agit notamment : de la fiche de planification des travaux de la journée précédente tels que : l'agenda, le carnet de rendez-vous, le bloc note des messages téléphoniques.

Il serait aussi important de dresser l'inventaire de taux des tâches à exécuter et non exécutées, les travaux prévus mais non réalisés, les tâches prioritaires et urgentes qui s'intercalent à la longue de la journée ainsi que les tâches proposées par le chef après approbation de la fiche de la planification.

Il en est de même de classer les différentes tâches selon leurs priorités et urgences tout en déterminant avec exactitude le temps d'exécution en considérant le volume et la complexité qu'elle présente.

NB : la fixation est d'une importance capitale dans l'exécution des tâches du bureau, car elle permet à un secrétaire de :

- Connaitre exactement des tâches à exécuter pendant les 8 heures de travail ;

- De ne pas dépasser les heures de travail. C'est-à-dire 8 heures de travail. Dans le cas contraire envisager les heures supplémentaires.

- Permettre aussi de confier des tâches à moindre importance à ses collaborateurs pour gagner du temps.

Il faut déterminer également la méthode d'exécution aux chaque tâches les moyens d'exécution et les attitudes à adopter.

Notons que la planification est toujours fonction de temps car une bonne préparation tire son efficacité par rapport au temps.

? La phase d'exécution : elle est conforme à la réalisation proprement dite du planning et prend compte toutes les perturbations enregistrées. Il faut donc, pour des raisons de contrôler l'évolution autrement dit l'avancement pendant leur accomplissement.

? Le contrôle final : contrôler signifie dans ce contexte le fait de dresser le bilan des activités réalisées, des activités non réalisées ainsi que le bilan des activités en cour de réalisation. Il faut toujours déterminer les causes à la base de non réalisation des tâches programmées ces causes peuvent être liée à l'attitude personnelle du secrétaire (retard, bavardage, distraction, les visites improvisées du service).

Un bon contrôle exige la qualité et un travail bien accomplit tient compte de la quantité et qualité. Il faut apporter éventuellement des correctifs et établir le planning de la journée suivante en commençant par des travaux non archivés, les travaux quotidiens ou courant, les travaux suspendus enfin recommencé la programmation c'est-à-dire classer les tâches selon leurs priorités, leurs urgences ainsi que leurs importances. 2.3. Outils de travail

- La fiche de planification des travaux administratifs autrement dit journal d'activité,

Cette méthode fondée sur le chronométrage, permet d'évaluer la moyenne de temps nécessaire à l'exécution de travaux administratifs répétitifs. Le pendulage est utilisé pour fixer des normes de travail. Il consiste à évaluer le temps moyen nécessaire pour l'exécution d'une tâche. Un exécutant expérimenté est choisi pour effectuer, à allure normale, une série de tâches de même nature.

Le pendulage permet de fixer des normes de travail et d'organiser le travail. Le temps d'exécution moyen d'une tâche étant adopté comme standard de temps, le responsable peut, en ménageant les temps de repos nécessaires :

? Estimer le temps global nécessaire pour un travail donné et de la planifier,

? Déterminer les moyens supplémentaires à envisager : augmentation de l'effectif, des moyens matériels.

La mesure des temps permet de découvrir les temps improductifs et ainsi d'améliorer la productivité. La méthode de contrôle des temps la plus utilisée dans les services administratifs est l'auto-analyse continue.

Elle est basée sur l'enregistrement, par l'exécutant lui-même, des opérations effectuées. Elle a pour but de connaître le temps d'exécution normal des opérations confiées à un poste. Elle consiste à calculer les moyennes de temps à partir d'enregistrements effectuées sur des imprimés d'auto-analyse ou d'auto pointage.

Noter : Dans la colonne "Activités", sans s'occuper de l'ordre chronologique ni être limité par leur durée, on note toutes les activités, toutes les tâches à exécuter durant cette semaine.

Estimer : À chacune des tâches de votre liste, on attribue une durée approximative notée dans la colonne « Durée prévue ».

Réserver : L'estimation des durées ne peut être faite avec certitude : il faut ??prévoir large?? de façon à réserver du temps pour les imprévus. On ne considère généralement que 60 % du temps seulement pouvoir être planifié. Arbitrer : Il faut établir des priorités en se posant pour chaque tâche la question : ??Est-ce urgent ou important ? Ou simplement urgent ? Est-ce important mais non urgent ??? Pour chaque tâche de la liste, on complète d'abord les colonnes "Important «et/ou ??Urgent?? (de + + à - -) puis on arbitre en complétant les colonnes ??Décision?? et ??Quand ??? (??A faire cette semaine ??? prévoir le jour dans la colonne ??Quand ??? - ??A reporter plus tard?? - ??A rejeté??) Contrôler : Durant la semaine, on raye au fur et à mesure les activités réalisées et on compare la durée réelle et la date de réalisation (à noter dans la colonne ??Contrôle??) avec la durée et la date prévue. Puis en fin de semaine on fait le point (tâches prévues qui n'ont pu être réalisées, tâches accomplies qui n'avaient pas été prévues) et on analyse : comment remédier aux écarts entre prévisions et objectifs ?

Fiche pour établir des priorités - Semaine du 02/05/... au 16/24/25 Activités Durée prévue Important Urgent Décision Quand ? Contrôle

Important

Urgent

Décision

Quand ?

Contrôle

Jours et
heures

09 M

11 M

18 V

23 M

Fait

Durée maximales

minutes

2 heures

minutes

Validé

NB : Notons par ailleurs qu'une fiche des priorités est celle qui est liée aux heures, jours, dates en fonction de leurs importances, urgences, décisions, contrôles.

Cette méthode est un dérivé de la méthode précédente. La technique de l'analyse ABC repose sur l'expérience pratique suivant laquelle la proportion des tâches importantes et moins importantes est constante par rapport au total des tâches. Les différentes tâches sont classées en trois catégories selon leur degré d'importance pour atteindre les objectifs selon la grille ci-dessous

Nature des tâches % par rapport au volume total des tâches Valeur de ces tâches pour atteindre les objectifs

Toute tâche commencée atteint un niveau d'avancement de 90% environ, beaucoup plus rapidement que prévu ; mais s'y stabilise beaucoup plus longtemps que prévu. Pour contrer cette dérive, un autre extrême (utilisé dans des très gros projets) consiste à mesurer l'avancement des tâches de façon binaire : finie/ pas finie.

La durée de toute tâche planifiée aura une tendance naturelle à se rapprocher de l'échéance chrono biologique la plus proche et l'horloge chrono biologique est "discrète" et avance par à-coups (les unités de temps chrono biologique sont la journée, la semaine, la saison, l'année).

Mise en pratique: tout travail prévu pour 3 jours prendra une semaine, inutile de planifier une étude de 8 jours : le travail se finira le vendredi suivant, tout lancement prévu en mai se fera pendant l'été, etc.

Toute tâche commencée atteint un niveau d'avancement de 90 % environ, beaucoup plus rapidement que prévu...mais s'y stabilise beaucoup plus longtemps que prévu. Pour contrer cette dérive, un autre extrême (utilisé dans de très gros projets) consiste à mesurer l'avancement des tâches de façon binaire : finie/pas finie.

Entre deux moyens d'exécution, choisir le plus rapide. Éviter les interruptions pour se concentrer sur le travail à faire. Terminer tout travail commencé (un travail inachevé est pesant en mémoire et exigera une remise en train). En accord avec le responsable, savoir déléguer...mais contrôler les résultats. Se ménager des pauses et des plages de sécurité pour les imprévus. Pour transmettre une information simple, au lieu d'écrire une lettre est-il possible de téléphoner, ou, mieux, envoyer un mot par télécopie ? Grouper les appels téléphoniques à donner ; prévoir des plages pour les rendez-vous.

Pour les activités courantes, l'indispensable agenda-papier sert d'aide-mémoire et de base pour l'organisation du travail. C'est l'outil de planification le plus courant. L'agenda électronique peut être à usage individuel ou à usage collectif. C'est alors un agenda classique tenu sur ordinateur.

? visualiser les prévisions concernant l'exécution d'un travail, le déroulement d'une activité, suivre l'exécution des différentes phases, réaliser des contrôles sur l'avancement des travaux. Quand il s'agit d'activités exceptionnelles, le planning peut être réalisé sur une simple feuille de papier. Le planning à fiches en T est utilisé quand l'activité envisagée fonctionne par unités de temps complètes. Le planning à gouttières s'adapte à tous les problèmes. Les plannings électroniques - logiciels de gestion de projet - permettent de gérer un projet.

? Un échéancier permet de classer des documents à la date à laquelle ils doivent être traités. La méthode QQOQCCP Qui ? Quoi ? Où ? Elle est aussi appelée "Hexamètre mnémotechnique de Quintilien".

Test d'auto positionnement sur sa propre gestion et relation au temps: ? Êtes-vous organisé? Polychrome (Faculté de pouvoir faire plusieurs choses en même temps) ou monochrome (conception linéaire du temps)?

> la fiche de planification doit être approuvée par le chef et il peut éventuellement la modifier ;

> consulter régulièrement les aide-mémoires (c'est un réflexe pour un bon secrétaire) écrire ce qui est fait de manière à bien se retrouver et mieux planifier ;

> les tâches doivent être hiérarchisées selon l'ordre d'importance, les urgences, et les priorités ;

> commencer dès la matinée avec les tâches difficiles ou encore les plus délicates qui exigent un grand exercice physique ou intellectuel ; > veiller au respect du plan de travail qui doit être exécuté jusqu'au bout.

En dépit de tout ce qui précède, l'amélioration de conditions de travail ne saurait se limiter aux aspects environnementaux et physiques. Le

45 ADAMOU AMIDOU, gestion du temps et efficacité du personnel, édition du Cotonou, 2008

contenu du travail est un élément crucial. A partir d'une critique de l'organisation scientifique du travail, des nouvelles formes d'organisations ont été expérimentées.

Les inconvénients techniques sociaux et humain du taylorisme ont été perçus et soulignés. En revanche, les inconvénients financiers d'une organisation du travail taylorienne ont été tardivement pris en compte. Les couts sociaux ont fait l'objet d'études dans les années 1980 avec en particulier les travaux.

Face à la crise du taylorisme, face aux couts sociaux qu'elle secrète et aux risques qu'elle comporte, les entreprises se sont attaquées à l'organisation, au contenu du travail lui-même. Les formules proposées sont la rotation, l'élargissement, l'enrichissement, les groupes de production (ou groupes semi autonomes), l'empowerment.

De l'optimisation de la gestion du temps et de l'amélioration de la performance dans l'organisation du travail administratif au sein d'un secrétariat de direction, cas de l'occ/Katanga.

CONCLUSION PARTIELLE

CHAPITRE III : GESTION DU TEMPS FACTEUR PRINCIPAL DEL'ORGANISATION DU TRAVAIL ADMINISTRATIF

Introduction

Section 1 : organisation du travail

CHAPITRE III : GESTION DU TEMPS FACTEUR PRINCIPAL DE
L'ORGANISATION DU TRAVAIL ADMINISTRATIF