3. Des outils au service des cadres intermédiaires
et opérationnels
Si autrefois, les dirigeants prenaient la majorité des
décisions concernant l'entreprise et son fonctionnement, il est
aujourd'hui de plus en plus fréquent que les cadres
intermédiaires et opérationnels le fassent à leur
échelle.
Ces derniers ont pour mission d'assurer une atteinte des
objectifs définis par la hiérarchie. Pour cela, ils doivent
disposer d'outils leur permettant, par exemple, de décider des
ressources à mettre en place pour optimiser les tâches de leurs
collaborateurs.
Il apparaît donc nécessaire qu'ils aient une vue
sur les aspects importants des opérations commerciales, des processus,
mais aussi qu'ils puissent mesurer la performance générale de
leurs équipes.
Des extensions de l'ERP comme les systèmes
d'information de gestion (SIG) et les systèmes interactifs d'aide
à la décision (SIAD) leur viennent en aide.
Les SIG permettent de générer des rapports
réguliers et aident les cadres à surveiller, évaluer et
contrôler les activités de l'entreprise car ils transmettent des
informations sur les performances qu'ils génèrent. Ces rapports
permettent d'avoir une vision sur ce qui fonctionne ou ce qui fonctionne moins
bien afin d'adapter les pratiques, ou d'optimiser certaines tâches.
Notons que les SIG traitent généralement des problèmes de
l'entreprise et alertent les cadres lorsque des événements
inhabituels se produisent.
Tandis que les SIAD, aident les acteurs à prendre des
décisions en se basant sur des modèles analytiques, des
données opérationnelles et des outils de coordination. Ils
peuvent ainsi analyser de façon structurée ou non des
problèmes ou des défaillances. Entre autres, ils permettent aux
cadres de faire ressortir les données qui les intéressent
pourtant ensevelies sous des multitudes de données internes comme
externes au progiciel.
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4. Des outils pour aider les employés
En ayant une visibilité sur le fonctionnement de
l'entreprise à leur échelle, les employés ont la
possibilité de prendre des décisions opérationnelles
majeures. Avec le progiciel ERP, ils ont accès à un
référentiel unique non seulement pour leur propre tâches
mais aussi pour de plus en plus de fonctions.
Cette transparence est une bonne chose pour le long terme de
l'entreprise. En revanche, si les employés ne sont pas en mesure de
détecter et trier les données dont ils ont besoin, elle peut
être source de surcharge informationnelle. Ainsi, la direction doit
être vigilante lorsqu'elle donne accès à des multitudes de
données à ses employés. Elle doit être
impliquée, communiquer et s'assurer que les employés parviennent
à s'en servir à bon escient.
Les employés sont les personnes souvent au plus proche
des clients, fournisseurs et autres parties prenantes. Bien que leurs
décisions ne soient pas d'ordre stratégique, elles peuvent
grandement soutenir les objectifs commerciaux de l'entreprise.
Les employés ont notamment accès à des
systèmes d'aide à la décision en groupe. Ce sont des
systèmes qui permettent le partage d'informations qui se rapportent
principalement aux activités opérationnelles et quotidiennes. Ces
outils peuvent également initier les employés à proposer
de nouvelles choses, pratiques et ainsi permettre à l'entreprise
d'innover.
Si ces outils peuvent venir en aide à tous les acteurs
de l'entreprise, il faut être en mesure de produire quelque chose de ces
données, et être en mesure de les analyser de façon
optimale. Cette problématique est rencontrée dans la plupart des
entreprises, et de nombreuses recherches ont montré qu'il y avait un
manque de gestion des connaissances, de formation des employés à
ces outils analytiques.
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