B-Outils de la GPEC
Les outils de la GPEC peuvent être
répertoriés selon 4types : les outils
d'observation, de simulation, d'analyse de l'emploi, et de suivi des ressources
humaines :
1) les outils d'observation de la
démographique de l'entreprise :
Ces outils sont constitués de la pyramide des
âges, de l'ancienneté, des structures de qualification etc.... les
matrices de formation mettent en évidence l'évolution de
l'âge de la population, son mode de distribution, le profil des
qualifications et des compétences. Ex : vieillissement, retraite,
devenir des plus jeunes.
Par ailleurs, la disponibilité réelle des
ressources sera perçue par certains indicateurs témoignant des
mouvements : taux de rotation, de mobilité, de promotion,
d'absentéisme.
NB: Ces données se retrouvent dans le
bilan social ou le tableau de bord de l'entreprise.
2) les outils de simulation :
Des outils de simulation permettent de simuler les
évolutions des ressources humaines en fonction des
événements du passé (4-5ans) et de rapporter ces
évolutions aux hypothèses faites quant aux besoins.
Le modèle va mesurer les risques entre la demande de
travail et l'offre, et définir par année les modes
d'adéquation quantitative entre emplois et effectifs. Ces outils sont
développés dans les grandes entreprises notamment pour le
remplacement des cadres dans les prochaines années par le recrutement ou
la promotion.
3) les outils de l'analyse de
l'emploi :
Pour analyser les emplois ou métiers, la GPEC a mis au
point des outils : cette analyse permet de connaître leurs
exigences, fournir une vision prospective de leur évolution
nécessaire pour leur politique de recrutement, de mobilité et de
formation (Exemple : la secrétaire simple exécutante,
devient assistante, collaboratrice des responsables ; elle aide à
la décision mais aussi prend des décisions relatives à la
gestion quotidienne).
L'emploi type suppose donc des situations de travail
suffisamment communes pour pouvoir être occupées par un même
individu.
Remarque : La notion d'emploi type
élargit la notion de poste qui désigne, elle, une situation de
travail spécifique définit dans le temps etdans l'espace et qui
se caractérise par une mission et un ensemble de tâches
précises.
L'ensemble des Emplois Types pourra être
répertorié dans une base de référence
nommée, selon les entreprises, "La nomenclature des
métiers" ou "Le répertoire d'emplois
types".
L'emploi type peut s'étudier, par exemple, sous quatre
angles :
a) La Technicité :
Il s'agit d'identifier les tâches
caractéristiques de l'emploi type mettant en oeuvre des techniques de
tout ordre (ex: utilisation d'appareil de mesures, dactylographie, ...) pour
faciliter l'adaptation de l'entreprise dans un environnement concurrentiel et
de permettre de se faire une idée sur le besoin de l'entreprise en
ressources humaines.
b) L'information :
On procède à l'inventaire des types
d'informations (recueil, transmission, traitement, création)
rencontrées par les titulaires de l'emploi et les types de traitement
opérés sur celles-ci (ex: réception et transmission du
courrier interne, organisation des fichiers clients, rédaction de
rapport d'intervention, ...). L'information est un outil d'aide à la
prise des décisions.
c) La communication :
Sous cette rubrique, on liste les éléments
descriptifs de la structure relationnelle (interlocuteurs et types
d'échanges) des titulaires de l'emploi type. La communication est le
moyen d'échange de communication entre les dirigeants et les
responsables du poste pouvant faciliter le déroulement de l'information,
la prise des décisions et la réalisation des objectifs.
d) La contribution
économique :
L'emploi peut être employé comme un instrument de
politique fiscale dans le but de maintenir l'emploi et de conserver la
stabilité économique. Enfin, l'Etat dispose d'instruments
monétaires pouvant influencer la conjoncture économique.
Il s'agit de repérer les indicateurs pouvant
témoigner des conséquences du travail des agents sur les
résultats de la structure. D'autres méthodes permettent
également d'étudier l'emploi telleque la Méthode
Hay, ou encore de multiples démarches propres aux entreprises.
Méthode Hay : Recherche d'une
efficacité optimale individuelle et collective. Produire la
qualité au moindre coût : soins en réponse aux besoins du
soigné, logique de rationalisation. La direction financière
précise le contenu du travail, les rapports entre les hommes dans la
perspective d'une efficacité plus grande.
4) Les outils de suivi des ressources humaines :
La GPEC sert à concilier en permanence les besoins et
les ressources humaines. Pour procéder à ces divers
rapprochements et conduire un véritable plan de carrière pour les
salariés, la GPEC doit connaître et intégrer les aspects
individuels de la gestion des ressources humaines. Ce sont
l'appréciation de leurs performances, leurs aspirations,
l'évaluation de leur potentiel.
L'entretien annuel d'évaluation est l'occasion pour le
responsable hiérarchique d'approfondir et de formaliser la situation des
salariés en fonction de la réalité du travail et des
perspectives d'évolution dans l'entreprise.
Cette procédure peut, cependant, s'avérer
insuffisante pour apprécier les potentiels. En outre, les chefs de
service ne sont pas toujours en mesure de se réaliser à ces
évaluations.
Certaines entreprises font appel à des
spécialistes qui utilisent des procédures plus fiables et plus
adaptées : bilans de compétence, bilans professionnels.
v L'équilibre quantitatif et qualitatif
hommes-emplois
A un moment donné, l'entreprise peut avoir des
effectifs excédentaire (+), convenable (=), déficitaire (-) et le
niveau de qualification du personnel peut être jugé insuffisant
(-), normal (=), ou plus élevé que nécessaire (+).
v La recherche de
l'équilibre :
L'un des objectifs de la fonction ressources humaines est
d'assurer l'équilibre quantitatif et qualitatif, c'est- à- dire
de veiller à ce que l'entreprise maintienne sa position.
Pour ce faire, elle met des modalités en place
permettant l'adaptation à court terme, c'est- à- dire une
réponse immédiate aux variations d'activité.
v L'adaptation à court terme de
l'emploi :
L'objectif est l'adéquation entre les besoins de
l'entreprise et la population au travail.
En cas d'insuffisance ponctuelle, les conséquences
seront la dégradation de la qualité, la perte de production, la
perte des ventes... L'excédent ponctuel est également une source
de coût avec des frais de personnel excessifs.
Insuffisance et excédent sont plus ou moins
prévisibles ; les phénomènes saisonniers (ex :
fêtes, récoltes...) sont connus à l'avance, mais dans
l'environnement économique chaotique les variations d'activité
sont fortes et peu prévisibles.
La gestion à court terme doit répondre à
trois(03)situations fréquentes :
· variation saisonnière d'activité.
· pointes d'activité.
· baisse d'activité.
La gestion à court terme est indissociable de la
gestion du temps.
Elle fait appel à la flexibilité quantitative
interne (FQI) qui repose sur la variation du nombre d'heures à emplois
constants grâce aux heures supplémentaires, à
l'annualisation, au chômage partiel par exemple.
Elle fait appel à la flexibilité quantitative
externe (FQE) qui privilégie la variation du niveau d'emploi par le
recours notamment aux emplois précaires(Contrats à Durée
Déterminée).
a) les variations saisonnières
d'activité :
Les heures supplémentaires et l'embauche de
travailleurs temporaires permettent d'y répondre ; le noyau stable
est donc complété et davantage sollicité. La modulation
d'horaire dans le cadre de l'annualisation, le travail intermittent (2jours par
semaine), la planification des congés, la récupération des
heures supplémentaires par période sont également
utilisés.
b) les pointes d'activités :
Lorsque l'entreprise doit faire face à un
surcroît d'activité, elle a recours à l'un des moyens
suivants : heures supplémentaires, contrat à durée
déterminée (CDD), travail temporaire, sous traitance et par
ailleurs au report de congé ou d'action de formation, au
déploiement, à la mobilité interne, aux stagiaires.
c) les réductions
d'activité :
Face à une réduction passagère de la
demande, l'entreprise peut être amenée à réduire sa
production, une fois le recours au stockage épuisé. Les mesures
peuvent être : l'arrêt des heures supplémentaires, le
non-recouvrement des CDD, le chômage partiel, la déplanification
des congés et des actions de formation, l'octroi de jours de repos
à récupérer.
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