Section 1. Le processus de Budgétisation
La procédure budgétaire repose sur des
techniques mais aussi sur l'engagement des responsables opérationnels
à atteindre les objectifs grâce à un programme annuel
approuvé par tous. (ANNE-MARIE K., 2004). Il s'agit donc ici de mettre
à profit la procédure budgétaire pour stimuler les
opérationnels, engager la concertation ;, renforcer la
responsabilisation et la délégation d'autorités, insister
sur la nécessité d'une réflexion de groupe.
La budgétisation est la phase de la gestion
budgétaire qui consiste en une définition de ce que sera l'action
de l'entreprise à court terme sur les doubles plans des objectifs et des
moyens. Elle est donc un processus par lequel :
Ø Est détaillé le programme d'action
correspondant à la première année du plan
opérationnel ;
Ø Sont affectées, aux unités des services
concernés, les ressources nécessaires pour réaliser le
programme ou la partie du programme qu'ils sont chargés de mettre en
oeuvre.
En bref, la budgétisation est donc l'élaboration
du budget qui est un plan d'action à court terme, comprenant :
l'affectation de ressource ; et l'organisation des responsabilités.
a. Définition du budget
Le budget est l'expression chiffrée du programme
d'action proposé par la direction. Il contribue à la coordination
et à l'exécution de ce programme. Il en couvre les aspects tant
financiers que non financiers et tient lieu de feuille de route pour
l'entreprise.
Les budgets financiers sont l'expression monétaire des
attentes de la direction concernant le chiffre d'affaires, la situation
financière et les flux monétaires. Les budgets non financiers
indiquent par exemple, le volume à produire pour les ventes à
venir ou l'effectif du personnel à employer. Dans notre étude,
nous n'analyserons que les budgets financiers.
Selon ANNE-MARIE K., la définition d'un budget
d'entreprise s'inscrit dans une démarche volontariste. Le travail
budgétaire consiste à la mise au point d'un plan d'action
permettant d'atteindre un objectif quantifié. (ANNE-MARIE K., opcit)
Le programme d'action budgétaire couvre tous les
domaines. Il doit permettre, en fonction des prévisions concernant le
marché, de la concurrence, de de la conjoncture, de répondre aux
problèmes classiques des ventes, de la production, du personnel, de
l'approvisionnement, des finances, des moyens de production. Chaque centre de
responsabilité a donc en charge la construction de son propre
budget ; ceux-ci sont examinés au niveau hiérarchique
supérieur avant d'être discutés, pour en définitive,
être approuvés. Enfin, le budget global est construit à
partir des budgets individuels.
b. Conception et typologie des budgets
On distingue généralement plusieurs types de
budgets :
· Les budgets imposés : la hiérarchie
assigne à chaque responsable ses objectifs et lui affecte des moyens
;
· Les budgets négociés : une
procédure de navette est instituée entre les responsables
opérationnels et leur hiérarchie sur des propositions
d'objectifs. Les décisions sont prises sur des bases de consensus, la
hiérarchie s'assurant seulement de leur cohérence avec la
politique générale de l'entreprise.
Cette typologie ne présente que les cas extrêmes
: tous les types intermédiaires peuvent exister, par exemple une
situation ou la négociation ne porte que sur les moyens, les objectifs
étant imposés.
c. L'élaboration des budgets
La procédure budgétaire est une activité
cyclique qui rythme annuellement la vie de l'entreprise. La
décentralisation raisonnable des responsabilités peut conduire au
scénario classique suivant :
Courant troisième trimestre de l'année
en cours ; diffusion par la Direction générale de
la « lettre de cadrage » ou pré budget, adressée aux
principaux responsables, fixant les objectifs, les grandes orientations pour
l'année à venir, en accord avec le contenu du plan
stratégique, mais en tenant compte des infléchissements
nécessaires, du fait de l'environnement. Chaque « composante »
établit de façon décentralisée son propre
budget.
En novembre ; les projets de budgets
font en effet la navette entre les unités décentralisées
et la cellule de coordination animée par la Direction financière
ou le contrôle de gestion. Cette procédure permet de
réduire les incohérences, de trouver des compromis, de
réaliser des arbitrages, notamment compte tenu des contraintes
financières. Le budget de trésorerie, établi de
façon centralisée, permet de faire la synthèse.
EnDécembre ; le budget
définitif est décidé. Les différents budgets, qui
forment alors la liasse budgétaire sont bien évidemment
mensualisés, pour permettre de mettre en oeuvre ensuite, pendant
l'exercice le contrôle budgétaire.
d. Articulation des différents budgets
Outils de gestion à court terme, les budgets
privilégient les programmes d'actions de vente et de production : ce
sont des budgets déterminants. Ces plans d'action acceptés, il
est alors possible d'en déduire les budgets de fonctionnement des
différents services : ce sont les budgets résultants
La notion de gestion budgétaire recouvre plusieurs
aspects : c'est un mode de gestion de l'entreprise par la
décentralisation qu'elle suppose, mais c'est aussi et surtout un
système de pilotage où les budgets sont élaborés
dans le but de permettre un contrôle budgétaire.
| 
