III.3.2.2.1) Suivi du fournisseur :
Chaque commande fait l'objet d'un contrôle à la
réception, qui est d'ordre qualitatif et quantitatif et/ou documentaire
(certificat de conformité). La commande vérifiée est
validée par le réceptionnaire du magasin ou le
bénéficiaire du service sur les documents associés par
type d'achat (BR ou PV de réception). Toute anomalie constatée
doit faire
l'objet d'une fiche d'évènement, qui est transmise
aux responsables concernés pour traitement (III-3-1-5 La
réception physique de la commande).
III.3.2.2.2) Evaluation des performances du
fournisseur :
Sous la responsabilité du chef de département
concerné, chaque commande d'achat de bien et ou de service fait l'objet
d'une évaluation sur la base des paramètres suivants :
- Prix
- Qualité de la livraison
- Délai
- Service associé. (qualité de la facturation,
service clientèle,...)
Ces paramètres sont appréciés selon les
lettres A.B.C.D et E lesquelles sont définies selon le tableau suivant
:
|
Echelle des paramètres
appréciation
|
|
PARAMETRES
|
POINTS
|
EQUIVALENT
|
|
A
|
05
|
Excellent
|
|
B
|
03
|
Satisfaisant
|
|
C
|
02
|
Acceptable (avec possibilité
d'amélioration)
|
|
D
|
01
|
Insuffisant (avec actions correctives
nécessaires)
|
|
E
|
00
|
Inacceptable
|
Cette évaluation est faite une fois par an sur la base des
informations collectées tout au long de l'exercice antérieur.
Une notation prenant la forme suivante (A, B ou C) est
attribuée au fournisseur. Catégorie = (nombre de litiges de
l'année antérieure / nombre de commandes passées) x 100 en
fonction du résultat le fournisseur se voit attribuer :
La catégorie A (fournisseur à choisir en
priorité) : si le résultat est inférieur ou
égal à 5 %
La catégorie B (fournisseur à suivre avec
attention) : si le résultat est compris entre 5 et 20 %
La catégorie C (fournisseur à éviter) : si
le résultat est supérieur à 20 %
L'année suivante une comparaison est faite entre les
nouvelles notes et les anciennes notes afin de suivre l'évolution des
fournisseurs.
Après cette évaluation un courrier informe les
fournisseurs antérieurement classés en B ou en C de leur
évolution, il en est de même pour les fournisseurs passant de A
vers B ou C.
Un état annuel des suivis des performances des
fournisseurs est établi par la structure concernée par les achats
de biens et services.
Une appréciation annuelle est reportée sur la fiche
suivi fournisseur sous la responsabilité de la structure
qualité.
La consolidation générale des fournisseurs
homologués est effectuée par la direction management
qualité, la liste des fournisseurs homologués est diffusée
après examen en revue de direction.
L'homologation des fournisseurs est réputée
annuelle, sauf évènement grave justifiant le retrait. Si un
fournisseur ne fait pas l'objet de commande sur une période d'une
année, il perd automatiquement son homologation, en cas de commandes
postérieure, il est réévalué conformément
à la procédure.
L'appréciation « D » d'un fournisseur
nécessite de sa part la mise en oeuvre prouvée d'action continue
de performance en adéquation avec l'anomalie constatée, la
structure concernée a la responsabilité du suivi de la mise en
oeuvre de ces actions par le fournisseur.
L'appréciation « E » d'un fournisseur
entraîne la suspension ou le retrait d'homologation.
Une note de synthèse est obtenue pour chaque fournisseur.
L'utilisation de ce système contribue à un choix objectif et
rationnel des offres.
Cette pratique a permis aux fournisseurs de prendre conscience
des valeurs importantes attendues par leurs clients
La finalité attendue de l'évaluation est l'analyse
systématique et objective de toutes les relations de services qui lient
les fournisseurs à GCB. Pour être efficace et contourner les
difficultés rencontrées lors de la mise en oeuvre de cette
évaluation, le recueil d'information doit être simple et l'analyse
rapide.
Une analyse des enregistrements devra permettre à terme
d'obtenir une vision globale quantifiée des services
délivrés par les fournisseurs, cet indicateur objectif, une fois
validé et reconnu de tous pourra devenir un élément
important pris en compte lors de la sélection de fournisseur lors
d'achats de produits, d'équipements et de services
Suite à un évènement grave qui met
l'entreprise dans une situation critique, l'homologation doit être
retirée immédiatement et le fournisseur doit être suspendu
on le mettant sur la liste noire des fournisseurs du groupe SONATRACH. Cette
liste doit être consultée par, les services achat avant
consultation commerciale, et le comite de passation des marchés lors du
retrait du cahier des charges.
Le support de données objectif que constitue cette base
d'évaluation des fournisseurs permet aux acheteurs d'identifier
quantitativement les points faibles des services réalisés par le
fournisseur.
Cette base de données facilite le recensement des faits
anormaux collectés et sert de base argumentaire pour les acheteurs, lors
de relations commerciales ou autres avec le fournisseur.
Enquête de satisfaction : se fait par le nombre de
réclamations adressées au services achats dont lesquels les
clients s'expliquent leurs niveaux de satisfaction, ou par des questionnaires
de satisfaction a renseignes dont lesquels les clients font
appréciés les
fournisseurs selon les critères de respect des
exigences, qualité de produit ou de service, normes Hygiène
Sécurité Environnement « HSE », respect des
délais de livraisons, qualification et sérieux du personnel,
III.3.2.3) Décision d'homologation :
La décision d'homologation du fournisseur est faite
à chaque fin d'exercice sur la base de l'analyse de la fiche suivi du
fournisseur et d'autre documents d'homologation (certificat ISO, autres
certificats d'homologation client, rapport d'audit,....).
III.3.2.4) Objectif de performance :
La politique contractuelles de l'entreprise vise à
établir un partenariat durable avec des fournisseurs compétitifs
et compétents, un des principes de l'entreprise c'est de promouvoir des
relations de confiances avec ses fournisseurs.
L'objectif visé étant un panel de fournisseurs
classe « A ». Lors de revue de direction
annuelle, un état des performances des fournisseurs
homologués est présenté, des objectifs
d'amélioration sont fixés.
L'évaluation annuelle des performances des fournisseurs
fait l'objet d'une diffusion à leur égard avec les commentaires
d'amélioration souhaités par l'entreprise.
Cette décision ne peut être prise que par le PDG,
après avis du DMQ.
Le fait de pouvoir obtenir un indicateur objectif sur
l'ensemble des services que procure un fournisseur permet également
d'informer les autres services et directions de GCB en relation avec les
mêmes fournisseurs du niveau d'évaluation qu'ils obtiennent.
RECOMMANDATIONS
Notons que les achats et les acheteurs sont les managers des
ressources externes, qu'elles soient financières, techniques ou
humaines. Il faut donc chercher à impliquer au maximum les achats dans
les processus et surtout le plus en amont possible. L'intégration des
achats en amont permet d'effectuer des économies beaucoup plus
importantes qu'en aval.
Les approches théoriques et pratiques peuvent être
confrontées, d'une part, en étudiant les perceptions qu'ont du
marketing achat les professionnels et, d'autre part, en identifiant les outils
utilisés dans les entreprises.
Les cinq éléments serviront de base à un
radar de respect de la procédure achat de GCB sont :
1- Expression du besoin (cahier des charges) : mauvaise
formulation des besoins (délais, spécifications techniques des
produits,...), et la planification des approvisionnements non
maîtrisées.
2- Appel d'offre : traitement des dossiers par (COP/CEOT/...)
lent
3- Négociation : Manque de négociation sur terrain
à GCB au lieu de négocier, les agents font de la communication de
la commande.
4- Réception physique (qualité/quantité) :
la réception des produits non maîtrisées et l'inadaptation
des conditions d'emmagasinage et infrastructure aux normes et standards de
conservation et de sécurité.
5- Evaluation fournisseur : l'absence de système
d'information (banque de données : fichier fournisseur
centralisé, certificat de qualification, audit fournisseur, CA,...),
l'utilisation faible de la fiche d'événement pour la
déclaration d'anomalie rendent l'évaluation des fournisseurs
difficile
L'objectif de ce schéma est d'analyser les pratiques
actuelles des achats à GCB, dont le but est d'apporter un
éclairage beaucoup plus sur le respect de processus achat et
l'évaluation des opérations d'achats.
RADAR DE RESPECT DE LA PROCEDURE ACHAT GCB
Réception Physique
Evaluation Fournisseur
Expression du Besoin
Négociation
Appel d'Offres
Le respect de la procédure achat est de
50%
A travers ce radar la faiblesse de respect de la procédure
est remarquable, cette faiblesse engendrée par le fait des
éléments suivants :
- la fonction marketing non structurée et totalement
absente. - la procédure achat est très lourde.
- le système d'information est très faible et
inefficace.
C'est pour ces raisons, l'acheteur n'a pas de rôle
essentiel à GCB et pour certains achats l'acheteur ne joue pas son
rôle stratégique d'interface entre les fournisseurs et
l'entreprise.
L'inexistence de niveau de stock d'alerte ou de stock de
sécurité à GCB rend les seuil d'approvisionnement
difficile a les détecter, se qui engendre des situations de besoin
urgent, et le service achat procède au réapprovisionnement en
position de faiblesse. En premier lieu.
En deuxième lieu, lors de traitement des dossiers d'appel
d'offres, l'évaluation des offres techniques a ignorée les points
suivants :
- L'inexistence d'un seuil minimum de point à atteindre
lors d'évaluation des offres techniques suivant la pondération de
critère, qui élimine les soumissionnaires n'atteignant pas le
seuil, et ne seront pas éligible a présenté leurs offres
commerciales.
- Le soumissionnaire mieux disant ne sera pas attributaire de
marché, par ce que le choix de soumissionnaire est retenu sur la base de
l'offre de prix la moines disante, ce critère de sélection des
fournisseurs engendre la déperdition des fournisseurs de produits de
bonnes qualité et meilleurs marques en laissant la place aux livreurs de
produits de mauvaise qualité et d'une durée de vie courte.
En troisième lieu, les remarques sont portées sur
l'évaluation des fournisseurs et sur des anomalies.
La synthèse de GCB dans ce domaine d'évaluation,
permet de dégager les points suivants :
-une difficulté à comparer concrètement
l'ensemble des fournisseurs ; en effet, il ressort que globalement selon la
gamme de produits délivrés, par exemple, des produits de la
quincaillerie en générale et des spécialités
canalisation (plomberie), un écart constant d'évaluation est mis
en évidence entre ces deux gammes de produits.
- une prise de décision limitée vis à vis de
l'investissement important qu'il faut passer pour recueillir et traiter les
informations.
- une base de données importante relative aux performances
des fournisseurs.
- une identification des critères majeurs
d'évaluation à suivre en priorité lors d'achats. - une
amélioration des prestations des fournisseurs évaluée.
Par conséquent, le travail d'évaluation doit
permettre à terme de s'intégrer dans le processus achat des
produits en produisant l'effet escompté, c'est à dire la
diminution de toutes les anomalies fournisseurs détectées, qui
sont autant de facteurs de non-qualité qui se répercutent sur les
besoins exprimées, c'est a dire sur le travail de l'utilisateur.
Les recommandations que nous proposons peuvent être
considérées comme choix de l'option stratégique de GCB.
· La mise en place d'un marketing et un savoir faire
commercial ;
· Organisation uniforme des achats au niveau
régional ;
· Renforcement de la position stratégique du service
achats, et bon management de connaissances et compétences ;
· Une disponibilité de compétences par un
système de formation continue ;
· Maître en oeuvre les logiciels de la gestions des
stocks ;
· La maîtrise du processus Approvisionnement ;
· La précision dans la désignation des
spécifications techniques des produits a achetés;
· La définition de niveau de stock d'alerte et de
stock de sécurité
· arrêter un seuil minimum de point à
atteindre lors d'évaluation des offres techniques suivant la
pondération de critère
· L'amélioration de la qualité des produits
achetés par la sélection des fournisseurs mieux disant
· L'obligation d'enregistrement immédiat et efficace
des anomalies ;
· La mise en place d'un système d'information
performant et évolutif ;
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