III.3.1.5.1) collecte d'anomalies :
GCB, travail au quotidien avec un grand nombre de fournisseur et
pour beaucoup d'entre eux dans une diversité de secteurs :
- commercial,
- installation,
- livraison,
- formation,
- service après vente (hors ou sous contrat).
Ces relations diverses et variées avec le fournisseur
doivent permettre d'enregistrer lors
d'anomalies, de façon objective et quantitative,
l'ensemble des problèmes constatés avec ce fournisseur ainsi que
les réponses qu'il met en place pour corriger les problèmes
sources d'éventuels litiges
III.3.1.5.2) Fiche d'évènement (FE) :
La fiche d'évènement contient une description
clair et Compréhensible du fait constaté sur la base du Q, Q, Q,
O, C, C, P.
Qui ? Qui sont les acteurs concernés ? Quoi ? De quoi
s'agit il ? Quel fait ? Quand ? Quand cela se produit ?
Où ? Ou cela se produit il ?
Comment ? Comment cela se passe t'il ? Combien ? Combien cela
coûte ?
Pourquoi ? Quelles sont les raisons de faire ainsi ?
Le traitement immédiat peut être fait sous la
responsabilité directe du responsable du service achat ou par
délégation à l'émetteur de FE. Lorsqu'il y a risque
d'influence de l'anomalie sur des prestations, sur les clients, sur le
système management qualité (SMQ), la FE doit être transmise
au responsable qualité.
III.3.1.5.3) L'analyse de l'évènement :
Une fois l'évènement traité, le ou les
responsables ou personnes concernées par son
origine, effectuent une analyse détaillée pour
chercher les causes éventuelles avec approche d'évaluation des
risques et en relation avec l'anomalie constatée et traitée. Les
commentaires doivent être précis, clairs et en correspondance
directe avec les faits. Le résultat de la recherche doit être
daté et visé par le responsable achat, et aussi doit
permettre aux responsable de la qualité d'identifier les
besoins d'action correctives, préventives, d'amélioration ou de
ne pas donner suite.
III.3.1.5.4) Action mise en oeuvre :
L'action doit être pertinente et appropriee par rapport
aux effets escomptes. En fonction de la nature de l'evènement,
l'autorite responsable de la verification de l'effet escompte peut être
le PDG, le DMQ, le RMQ, un membre du comite de pilotage du SMQ ou toute
hierarchie direct du pilote de l'action.
III.3.1.5.5) Estimation des coûts :
Le responsable d'achat et le pilote de l'action menee
fournissent des elements permettant à la structure qualite d'evaluer le
coût de la non qualite.
Lors des reunions du comite de pilotage et revues de direction
l'estimation des coûts est
reportee sur la fiche d'evènement et integree à
l'indicateur des coûts de non qualite.
En fin l'ensemble des donnees (documents et/ou dossiers)
d'achats sont archivees au niveau de la structure concernee par l'achat.
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