La COP procède à la réception des offres
commerciales sous doubles plis fermés en trois exemplaires dont une
originale des soumissionnaires retenus a la première étape
à la date heure annoncées dans l'invitation à participer
à la deuxième étape. L'ouverture des plis fermés se
fera en séance publique.
Contenu des offres commerciales : Les offres commerciales
comprendront une position financière, doivent être valable pendant
une durée de 90 jours à compter de l'ouverture des plis.
Le soumissionnaire ne pourra se prévaloir d'aucune
omission dans la composition des prix, l'enveloppe doit contenir ce qui suit
:
· L'offre commerciale sur la base du planning ou devis
quantitatif et estimatif.
· La soumission dùment renseignée,
valorisée (en chiffre et en lettre), signée par le fondé
de pouvoir et cachetée, conformément au modèle joint au
cahier des charges.
· Le contrat type dùment paraphé et
signé par le fondé de pouvoir.
· Le montant de l'offre doit être exprimé en
toutes taxes comprises (TTC) hormis la taxe sur la valeur ajoutée
(TVA).
· Dans certain cas, une caution de soumission d'un montant
de 01% a 20% du montant de l'offre
Choix du soumissionnaire : les prix des offres sont
notés aux fins de la comparaison des soumissions
présentées pour les marchés de travaux et pour la plus
part des marchés de fournitures, a ce stade, le soumissionnaire le moins
disant après
évaluation est celui dont l'offre évaluée
présente le plus bas prix, et sera retenu et attributaire du
marché.
En cas de défaillance avérée du
soumissionnaire retenu, l'entreprise pourra retenir l'offre classée en
seconde position a condition de ramener le prix au niveau de l'offre
classée en première position, en cas de refus l'entreprise pourra
faire appel dans les même formes et condition, au soumissionnaire
classé troisième position.
III.3.1.4) La commande :
Le bon de commande est un document commercial qui sert à
la transmission de l'information dans les relations de l'entreprise avec les
fournisseurs nationaux et étrangers, ce document doit être
rédigé avec précision et clarté pour éviter
toute contestation ultérieure. Le bon de commande établi par le
service achat sur la base de la demande d'achat, et à la suite du choix
du soumissionnaire proposant l'offre la plus avantageuse
Après avoir identifier le soumissionnaire retenu qui
devient un fournisseur, le responsable des achats établit le bon de
commande, et le secrétariat de passation des
marchés établit le contrat ou convention, au
nombre d'exemplaires suffisants sur la base des conditions technico-commerciale
arrêtées.
Le responsable des achats, assure toutes les taches
administrative de suivie de la commande, vérifie et vise la commande
mais le contrôle s'effectue par le chef de département
concerné par l'achat et soumis pour visa de la structure budget avant
transmission à la signature du directeur de la structure
conformément aux pouvoirs délégués par le PDG.
La commande est transmise à :
- Fournisseur : pour satisfaction de la commande,
- Structure magasin : pour préparer la réception
quantitative et qualitative. - Service finance : pour la prise en charge du
mode de règlement,
- Service achat : pour le suivi de la commande d'achat.
Lorsque contractuellement le client final (interne) exige une
vérification du produit par l'entreprise ou par lui-même chez le
fournisseur, il y a lieu de stipuler dans la commande l'obligation de mettre a
leur disposition les moyens d'accès et de vérification du
produit.
III.3.1.5) La réception physique de la commande :
La réception physique de la marchandise et/ou
matériel consiste à s'assurer de la concordance entre la
livraison et la commande.
Donc sur la base de la commande, la réception s'effectue
selon le cas, par l'utilisateur et/ou bénéficiaire et donne lieu
à deux opérations comme suit :
Réception quantitative : c'est l'ensemble des
opérations contiennent le déchargement
et une première vérification par lesquelles on
constate la nature et la quantité des marchandises, leurs états,
la date de livraison et leur conformité avec les marchandise
commandées. Sur le plan juridique, la réception permet
d'établir la responsabilité du fournisseur ou du transport
grâce a la constatation des faits (manquants, retards, ...).
Réception qualitative : elle a pour but le
contrôle et la conformité des articles avec les termes du contrat
qui ont été spécifiés, son objectif final est de
mettre a la disposition du service utilisateur, un objet conforme aux
conditions de qualité requises et satisfaisant. Les conclusions de la
réception qualitative sont portées sur le document de
réception (BR), afin de permettre au service achat d'avoir tous les
éléments nécessaire pour déclencher le paiement
(approbation de la facture).
Pour les livraisons de marchandises en provenance de
l'étranger, le service gestion des stocks :
- Vérifie la conformité des documents de livraison
transmis par le service assurances et transit.
- Calcule les coûts unitaires de revient en dinars
algérien, afin de permettre au service magasin d'établir des bons
de réception.
En cas d'anomalie le responsable de la réception
établit une fiche d'événement (FE), et la transmet pour
traitement au service concerné par l'achat.
L'anomalie est portée à la connaissance du
fournisseur sous forme de réserves écrites pour redressement
(correction, remplacement gratuit, ).
