2.3.6.2 Tenue du journal
A partir de pièces justificatives, les opérations
sont enregistrées quotidiennement au journal de manière
chronologique. Concrètement le journal fait apparaitre les informations
suivantes :
- Le numéro de l'opération ;
- Les comptes débit et crédit où sont
enregistrés les opérations ; - Les libellés explicatifs et
la date ;
- Les sommes à portées dans chacun de comptes
utilisés.
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Les écritures sont passées dans le journal
opération par opération et jour par jour. Les opérations
de même nature réalisées en un même lieu et au cours
d'une même journée peuvent être regroupées et
enregistrées en une même écriture.
La correction d'erreur doit laisser lisible l'enregistrement
initial erroné. La comptabilité doit être organisée,
pour la correction d'erreurs, de façon à permettre de retrouver
les montants de mouvements des comptes, l'inscription de montants en
négatif est beaucoup mieux pour la correction d'erreur.
Les écritures sont inscrites au moyen de tous
systèmes appropriés : système classique (journal unique)
ou le système centralisateur (journal divisionnaire).
La tenue du livre-journal est obligatoire. L'acte uniforme
portant sur le droit commercial général stipule : « tout
commerçant, personne physique ou morale, doit tenir un journal,
enregistrant au jour le jour ses opérations commerciales. Il doit
également tenir un grand livre, avec balance générale
récapitulative, ainsi qu'un livre d'inventaire. Ces livres doivent
être tenus conformément aux dispositions de l'acte uniforme
relatif à l'organisation et à l'harmonisation des
comptabilités des entreprises31 ».
Les documents comptables et les pièces justificatives sont
conservés pendant 10ans. Le journal constitue la mémoire
comptable de l'entreprise, il est riche en information relatives à la
vie de l'entreprise.
2.3.6.3 Classement méthodique par le
grand-livre
Le grand-livre rassemble tous les comptes ouverts par
l'entreprise et peut se présenter sous diverses formes. Les faits
comptables y sont classés méthodiquement, lors de toute
opération, chacune des écritures en débit et en
crédit est portée dans le compte approprié, où elle
est ensuite cumulée avec les autres écritures de même
nature.
Il est donc souhaitable que chaque entreprise ait un plan de
comptes en fonction de son activité, celui-ci doit comprendre les
classes de comptes de situation, les classes de compte de gestion.
31 Acte uniforme portant droit commercial, chapitre 3,
article 13, p.10
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Le grand livre est, donc, un registre où sont
enregistrées toutes les écritures du livre-journal dans les
comptes tels qu'ils sont définis par le plan de comptes. Ses comptes
portent des numéros et sont classés selon l'ordre du plan
comptable général de l'entreprise. Le report des écritures
de livre journal au grand-livre se fait de manière quotidienne.
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