Memoire Online - Les clés de réussite de la mise en place d'un projet de changement de système d'information.

Après avoir constaté et évalué les écarts de la planification, j'ai cherché à aller plus loin dans l'analyse, afin d'identifier les causes et effets de ces écarts.

Pour se faire, j'ai utilisé l'AMDEC (Analyse des Modes de Défaillances, de leurs Effets et de leurs Criticités) qui me permet d'identifier, de justifier et d'évaluer la criticité des différents écarts sur le projet (par le produit de la fréquence et de la gravité).

Cette méthode implique également d'identifier les actions curatives déjà mises en place pour réduire l'impact du dysfonctionnement. Ainsi que les actions correctives à mettre en place, qui elles permettent, d'éradiquer si possible les causes du dysfonctionnement.

Cotation Fréquence
1		Anomalie jamais rencontrée Très faible occurrence
2		Très peu de précédents Fréquence : année
3		Anomalie apparue occasionnellement Fréquence : mois
4		Anomalie fréquente Fréquence : semaine
5		Quasi certitude d'apparition Fréquence : jour
Cotation Sévérité
1	Influence nulle Influence mineure
2	Influence faible entraînant un ajustement de la gestion légère perturbation du flux de production
3	Influence modérée entraînant une intervention sur le processus ou le produit ou un arrêt / incident de courte durée
4	Influence très forte rendant l'anomalie inacceptable, entraînant un dysfonctionnement très important, voir un arrêt ponctuel dans la gestion

N°	Défaillances observées	Effets	Causes			Indice de criticité
				Fréquence	Sévérité
1	Retard des services dans la préparation des fichiers (tri, recensement et intégration des fichiers sur la nouvelle base)	- Retard dans le déploiement de Team' Doc - Retard du projet rationalisation du système d'information *	- Turn over - Collaborateur désigné non disponible : Accroissement de l'activité des services, absentéisme dans le service - Quantification de la charge de travail non suffisante	5	3	15
2	Retard dans le déploiement de Team' Doc	- Indisponibilité des documents par les autres Services travaillant sous Team' Doc - Report dans la réalisation des formations et des sessions d'accompagnement	- Retard dans la préparation des fichiers (tri, recensement et intégration des fichiers sur la nouvelle base) - Intégration des documents non terminées - Attente de paramétrage de la part du Service Informatique (confirmation du back up, communication sur le projet rationalisation non suffisante).	5	3	15
3	Retard dans le recettage des fonctionnalités (habilitations)	- Gestion des habilitations non validée - Retard dans le déploiement de la base de connaissances pour l'ensemble du Groupe	- Attente des profils tests permettant de tester le système de gestion des habilitations mis en place - Demande non priorisée par le Service Informatique	2	4	8
4	Retard dans la réalisation des modes opératoires vidéos	- "Espace Utilisateur" incomplet - Réception des demandes des collaborateurs par le Service Qualité sur l'utilisation de l'outil - Temps consacré à la hotline est supérieur au temps initialement prévu - Report des échéances sur les autres projets	- Absence du logiciel permettant de réaliser les modes opératoires vidéo.	3	2	6

Défaillances observées			Indice de criticité	Actions curvatives	Actions correctives à mettre en place			Indice de criticité résidue lle
	Fréquence	Sévérité				Fréquence	Gravité
Retard des services dans la préparation des fichiers (tri, recensement et intégration des fichiers sur la nouvelle base)	5	3	15	- Désigner un autre collaborateur sur le projet lorsque cela était possible	- Sensibiliser les services sur le respect du planning pour les responsabiliser sur le projet - Prévoir une période de sécurité en cas de retard - Lancer le déploiement dans le service, et intégrer les fichiers au fur et à mesure	3	3	9
Retard dans le déploiement de Team' Doc	5	3	15	- Relancer le Service Informatique pour obtenir les réponses aux demandes - Désigner un autre collaborateur pour la préparation et l'intégration des fichiers	- Lancer le déploiement dans le service, et intégrer les fichiers au fur et à mesure	4	3	12
Retard dans le recettage des fonctionnalités (habilitations)	2	4	8	- Utilisation des profils du Service Qualité - Relances faites auprès du Service Informatique	- Relances du Service Informatique	1	3	3
Retard dans la réalisation des modes opératoires vidéos	3	2	6	- Réalisation des modes opératoires Word intégrés dans l'Espace Utilisateur Team' Doc	- Utilisation d'une version gratuite du logiciel pour réaliser les premiers modes opératoires vidéo et alimenter "l'Espace Utilisateur".	2	1	2

En analysant les causes des retards, j'identifie deux facteurs qui augmentent la probabilité de retard dans un projet : l'interdépendance des actions d'une part et l'interdépendance entre les services d'autre part.

Avec cette analyse, on constate que sur certaines actions, les retards sont le résultat d'un « effet dominos ». Lorsque le début d'une action nécessite la fin de l'action précédente, en gestion de projet, ce sont des liaisons « Fin-début » qui composent notamment le chemin critique.

Si la première action est retardée, l'écart se reproduit en aval sur les actions suivantes.

On observe le cas ici avec l'action de préparation des fichiers qui est rédhibitoire pour le déploiement de Team' Doc.

La majorité des retards sont liés à des actions qui nécessitent la participation d'autres services ou acteurs. Plus il y a d'intervenants sur une action, plus il devient difficile de gérer le planning.

Dans notre cas, l'ensemble des actions relevées faisant l'objet d'un écart, nécessitent la participation d'autres acteurs externes aux Service Qualité, Responsable du projet : Service Informatiques, Services opérationnels...

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11.2.2) Analyse, évaluation et correction des écarts