Les clés de réussite de la mise en place d'un projet de changement de système d'information.

11.2) Respect des délais : Planning initial et planning final

La réussite d'un projet se caractérise par l'atteinte des différents objectifs et notamment le respect des délais.

Pour comprendre l'évolution de la planification, j'ai réalisé une étude afin de comparer le planning initialement réalisé et celui d'aujourd'hui, qui intègre l'ensemble des évolutions. Cette étude comparative permet de mettre en exergue les différents écarts : allongement de la durée initialement évaluée ou au contraire, réduction du temps alloué à une action.

11.2.1) Les principaux écarts

²⁵ Une action peut impliquer plusieurs tâches

Nawal Allouch - Mémoire de fin d'études - MQCA - Année 2011 - 2012 141

Grâce au planning simplifié du projet ci dessous, j'ai la possibilité de mettre en évidence les différents retards sur le déroulement du projet.

Les principaux retards relevés sont :

- La préparation des documents par les différents services qui engendrent un retard du déploiement de la Base de Connaissances Team' Doc, ainsi que des actions de formation et d'accompagnement.

- La réalisation des modes opératoires vidéo dus à l'absence du logiciel.

- Le recettage²⁶ de l'outil, notamment les tests portant sur le système de gestion des habilitations. Ce retard s'explique par le retard de la livraison des profils par le Service Informatique.

Comme nous l'avons vu, le projet Team' Doc implique d'importantes interactions avec l'ensemble des services de l'entreprise. Celles-ci se manifestent par la participation des services, qui peut dans une certaine mesure, justifier les difficultés à coordonner la gestion du projet dans sa globalité.

²⁶ Terme informatique qui correspond à la phase de test d'un outil avant son déploiement opérationnel

Identification et évaluation des écarts (1/2)

	Prévisionnel		Réel		Ecart
Actions prévues	Date de début	Date de fin	Date de début	Date de fin	Vert, jaune, orange, ou rouge

1ère phase : Déploiement de la politique de gestion documentaire

Mise en place et déploiement de la politique de gestion documentaire (dont nomenclature)	15/10/2012	15/12/2012	15/10/2012	15/12/2012
2ème phase : Lancement du projet & communication
Réaliser les réunions de présentation du projet	01/03/2011	01/04/2011	01/03/2011	01/04/2011
3ème phase : Conception de l'outil
Élaboration de la page d'accueil	01/03/2011	01/04/2011	01/03/2011	01/04/2011
Etude des arborescences des lecteurs et documents existants	01/01/2011	01/04/2011	01/01/2011	01/04/2011
Elaboration d'une arborescence commune	01/04/2011	30/07/2011	01/04/2011	01/09/2012
Organiser, et réaliser les réunions d'élaboration de l'arborescence documentaire des services opérationnels et supports	01/09/2011	01/10/2011	01/09/2011	01/10/2011
Ajuster et mettre à jour les arborescences des services opérationnels	01/10/2011	01/11/2011	01/10/2011	01/11/2011
Ajuster et mettre à jour les arborescences des services supports	24/10/2011	30/11/2011	24/10/2011	30/11/2011
Réflexion sur le système des habilitations pour SharePoint	18/04/2011	01/06/2011	01/04/2011	01/10/2011
Mise en place d'un espace d'aide aux utilisateurs avec les modes opératoires vidéo	01/03/2012	01/07/2012	01/09/2012	31/12/2012

Nawal Allouch - Mémoire de fin d'études - MQCA - Année 2011 - 2012 142

Identification et évaluation des écarts (2/2)

	Prévisionnel		Réel		Ecart
Actions prévues	Date de début	Date de fin	Date de début	Date de fin	Vert, jaune, orange, ou rouge
4ème étape : Recettage
Tester les différents profils d'habilitation	30/11/2011	01/01/2012	01/01/2012	30/03/2012
Recettage des différentes fonctionnalités	01/12/2011	01/05/2012	01/12/2011	01/07/2012
5ème phase : Communication
Informer tout le groupe du début du déploiement de SharePoint (mailing, présentation à la convention)	01/01/2012	01/02/2012	01/01/2012	01/02/2012
6ème phase : Accompagner les collaborateurs désignés pour préparer les documents à intégrer
Formalisation des guides d'utilisation	07/12/2011	30/04/2012	07/12/2011	30/04/2012
Accompagner les services dans la préparation des fichiers avec les collaborateurs désignés : - Tri des fichiers - Codification des documents conformément à la nomenclature - Recensement des documents à intégrer sous SP	01/05/2011	31/12/2011	01/05/2012	31/12/2012
Phase opérationnelle : déploiement de la Base de Connaissances, formation et accompagnement
Mise à disposition des différents espaces SharePoint avec leurs arborescences	01/09/2012	01/12/2012	01/09/2012	01/12/2012
Réalisation des formations	01/01/2012	31/12/2012	01/05/2012	En cours
Accompagner et suivre les services	01/01/2012	31/12/2012	01/05/2012	En cours
Réalisation d'un premier retour d'expériences	01/07/2012	30/09/2012	01/07/2012	30/09/2012

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