11) La gestion du projet Team' Doc
A l'image de l'ampleur du projet Team' Doc, une gestion de
projet rigoureuse doit impérativement être mise en place.
Pour assurer le déploiement d'un projet, la
démarche de gestion de projet, sur le même modèle que la
roue de Deming, permet d'organiser, de planifier, de réaliser,
d'analyser et de corriger la démarche de conduite de changement. La
gestion de projet constitue en elle-même un moyen d'assurer de
manière progressive le déploiement d'un nouveau système
d'information.
11.1) La gestion du projet et sa phase de conception
Afin de comparer la théorie précédemment
présentée à la pratique, et au vu de ma contribution sur
le projet, je vais principalement m'intéresser à la phase de
conception du projet.
11.1.1) Les rôles des intervenants
identifiés...
Une fois le projet défini, une réunion avec
l'ensemble de ses intervenants a été organisée afin de
réaliser le plan de contribution. A l'issue de cette réunion, les
rôles de chacun des services et acteurs qui contribuent au projet Base de
connaissances, ont été identifiés.
Deux services interviennent sur ce projet : le Service
Qualité et le Service Informatique.
Le service Qualité a en charge toute la partie
fonctionnelle du projet. Le Service Informatique quant à lui, a pour
mission de s'occuper de la part technique de l'outil.
Malgré l'identification des rôles de chacun, tout
au long du projet, nous avons rencontré des difficultés à
avoir un interlocuteur régulier et dédié au Service
Informatique pour répondre à nos différentes demandes.
11.1.2) ... et le projet planifié
La planification d'un projet est impérative pour
permettre d'identifier les différentes actions et évaluer les
ressources nécessaires.
Nawal Allouch - Mémoire de fin d'études - MQCA -
Année 2011 - 2012 140
J'ai réalisé un premier diagramme de GANTT avec
les grandes phases du projet, leurs échéances et les ressources
nécessaires. Par la suite, j'ai mis en place un planning plus
détaillé, avec les différentes actions et tâches
rattachées à chaque phase du projet.
Cette planification m'a permis de communiquer auprès de
chaque service, les jalons du projet et leurs échéances.
11.1.3) Une planification évolutive
La planification d'un projet n'est pas figée. Tout le
long de son déroulement, j'ai dû apporter des ajustements au
planning :
- ajouter de nouvelles actions et leurs
tâches25,
- modifier et ajuster les actions par rapport à de
nouveaux besoins identifiés,
- mettre à jour les dates lorsque des
évènements impactent la bonne réalisation des actions.
Plusieurs facteurs peuvent impacter la planification d'un
projet, et plus particulièrement sur ce type de processus de changement.
Comme analysé précédemment, la complexité du
processus de changement implique d'importantes interactions entre les
différents intervenants au projet.
La principale interaction est celle avec les services. Si ces
derniers, pour des raisons de surcharge de travail ou autre, ne terminent pas
la préparation des documents dans les temps impartis, le
déploiement sera retardé.
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