10) L'importance des managers dans le projet Team'
Doc
Nous pouvons rapprocher la théorie sur l'importance des
« Managers de Première Ligne » (MPL) au projet
étudié tant au niveau des différents types de MPL qu'aux
facteurs explicatifs de comportement des MPL.
10.1) Les managers de première ligne dans le projet
Team' Doc
10.1.1) Les missions des managers
désignés
Le projet Team' Doc est déployé de façon
à ce que dans chaque Service un « collaborateur
désigné » participe au projet pour son unité. Le
collaborateur est choisi, par son Responsable de Service, en fonction des
compétences requises et du profil recherché, pour travailler sur
le projet. Dans notre cas, ce sont en général des managers qui
ont une bonne connaissance de l'activité du service et de la
documentation utilisée.
Chacun de ces managers a pour rôle de procéder
à la préparation des documents à intégrer dans
Team' Doc :
- Tri des fichiers en supprimant les documents en doublon ou
obsolètes, en archivant les documents non utilisés,
- codifier l'ensemble des fichiers conformément
à la nomenclature documentaire Groupe.
- Recenser les documents à intégrer sur la base de
Connaissances
Après ce travail de préparation des fichiers,
les collaborateurs désignés intègrent les fichiers
recensés sur l'outil Team'Doc.
10.1.2) L'importance du rôle du manager
Le comportement et l'accomplissement des missions par le
manger ont un impact direct sur la réussite du projet de changement dans
son service.
Après le déploiement de la solution dans le
service, le manager doit être garant de la bonne utilisation de la base,
afin d'impliquer les collaborateurs à ce projet de changement.
Implicitement, les managers ont pour rôle de s'assurer que la base de
connaissances est bien utilisée et d'accompagner leurs
équipes.
10.1.2.1) Les référents Team'
Doc
Avant le déploiement de l'outil dans un service, c'est
le Service Qualité qui est pilote du projet. En tant que responsables du
projet, nous avons pour mission d'accompagner les collaborateurs au lancement
de ce nouveau système d'information et répondre aux
éventuelles questions.
Communication Formation Accompagnement &
suivi
Managers référents
Collaborateurs
Gemini Veerasawmy,
Chargé de
Projets
Qualité
Les responsables du projet
Nawal Allouch,
Chargée de
Projets
Qualité
Schéma 18 : Les responsables de projets, au
service des managers et collaborateurs
Cependant, une fois le projet lancé, « un
référent » Team' Doc est désigné.
Dans la majorité des cas, il correspond au «
collaborateur désigné » sur le projet qui a notamment
participé à la préparation de l'outil pour son service. En
effet, ayant eu des formations plus poussées sur l'outil, il est le plus
à même de répondre aux questions des équipes et peut
intervenir en tant que support du Service Qualité.
Nawal Allouch - Mémoire de fin d'études - MQCA -
Année 2011 - 2012 131
Son nouveau rôle se substitue alors aux responsables de
projet, il doit se charger de communiquer, de former, d'accompagner et de
suivre les équipes de son service.
Il peut néanmoins avoir recours au Service Qualité
si il rencontre des difficultés majeures sur l'outil ou pour des sujets
spécifiques pour lesquels le Service Qualité reste pilote tels
que la gestion des habilitations.
En effet, la gestion des accès est gérée
temporairement par le Service Qualité : le temps que les utilisateurs
acquièrent une maîtrise suffisante de l'outil. Nous avons
évalué cette durée à environ une année
après le lancement complet de Team' Doc à l'ensemble du
Groupe.
Communication Formation Accompagnement &
suivi
Collaborateurs
Managers référents
Schéma 19 : Les managers
référents, au service de leurs équipes
Nawal Allouch - Mémoire de fin d'études - MQCA -
Année 2011 - 2012 132
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