9.1.4) L'ampleur du changement
Afin de définir l'ampleur nous pouvons nous baser sur
plusieurs critères tel que « l'importance des conséquences
du changement sur l'organisation, les niveaux hiérarchiques à
l'origine du changement ou la durée de celui-ci. » 21
Le projet de changement étudié se situe dans le
niveau de changement dit « opératoire » puisqu'il induit des
évolutions au niveau de l'activité opérationnelle. En
effet, c'est le processus de gestion documentaire qui est amené à
changer avec un nouvel emplacement de stockage des documents et des nouvelles
pratiques de gestion documentaire (codification...).
Cependant ce changement peut être amené à
être décliné sur d'autres niveaux tels que le niveau
managérial car de nouvelles orientations peuvent se prendre en termes de
gestion documentaire. En effet, le système de versionning / validation
des documents peuvent entraîner une différence pour les
collaborateurs quant à leurs différentes habilitations.
Concernant les niveaux hiérarchiques à l'origine
du changement, ils sont tous concernés par ce projet puisque tous les
collaborateurs du groupe à tous les niveaux et pour tous les services,
sont utilisateurs de l'outil.
Enfin, concernant la durée de projet de changement elle
est relativement importante compte tenu du nombre d'acteurs que le projet doit
intégrer et de l'investissement qu'il implique. A ce jour le projet
s'étend sur une durée de 24 mois.
Le changement est principalement sur le niveau
opératoire et dans une moindre mesure dans la partie managériale
par rapport aux différents documents managériaux qui sont
accessibles sur Team' Doc.
9.1.5) Les temporalités du changement
9.1.4.1) Le début du changement
Le début du changement caractérisé par la
phase opérationnelle du changement, est qualifié comme une phase
critique par de grands auteurs en matière de conduite de changement
comme Autissier.
21 Gestion du changement, Pichault p 35
Nawal Allouch - Mémoire de fin d'études - MQCA -
Année 2011 - 2012 117
Par rapport au projet de changement étudié, il est
délicat d'identifier clairement le début du changement car il ne
se produit pas à un instant « T » mais de manière
progressive. En effet chaque service a privilégié progressivement
Team' Doc pour outil de travail.
Pour repère, on peut qualifier le début de
changement dés lors que le déploiement de Team' Doc a
été effectif pour un service, la formation réalisée
et les habilitations accordées.
9.1.4.2) Les grandes étapes du changement
Nous avons vu dans la deuxième partie de ce
mémoire, au chapitre ..., les différentes grandes étapes
qui jalonnent le projet. L'une des principales pour ce projet de changement
correspond au déploiement de Team' Doc pour un service.
9.1.4.3) Le terme du changement
La période du terme du changement doit être
suffisamment longue pour permettre une observation des effets escomptés
du changement et être en mesure de les évaluer.
Le terme du changement ne sera jamais global pour l'ensemble du
groupe pour ce projet. En effet, chaque service n'est pas au même stade
d'avancement et les déploiements se font de manière
progressive.
Cependant j'ai définis certaines à partir
desquelles le terme du changement est effectif pour le projet Team' Doc :
- Une période de 3 mois après la réalisation
du déploiement, des formations et de l'accompagnement,
- Utilisation effective de la base pour la consultation des
documents,
- Pas de problème d'accès ou de dysfonctionnements
relevés sur l'outil,
- Ajout et mise à jour des fichiers sous Team' Doc
Ces conditions sont nécessaires pour qualifier la fin d'un
projet de changement. Malgré le lancement d'un nouvel outil, il est
primordial de s'assurer que les collaborateurs ont font bien usage.
Cependant il peut être parfois nécessaire
d'effectuer un retour d'expériences du projet avant son terme en
interrogeant les services et les utilisateurs de l'outil pour comprendre par
exemple les raisons d'une éventuelle non utilisation de la nouvelle base
de connaissances.
Pour définir le terme du processus, pourquoi une
période 3 mois après le lancement du projet au sein du service
a-t-elle était fixée ?
Nawal Allouch - Mémoire de fin d'études - MQCA -
Année 2011 - 2012 118
1er mois : Laisser aux collaborateurs le temps de s'approprier et
de se familiariser avec l'outil
2ème mois : S'assurer que les collaborateurs utilisent
l'outil et qu'ils ne rencontrent pas de difficultés
3ème : Réalisation du retour
d'expériences et terme du processus du changement pour le service
concerné.
9.1.4.4) Les multiples temporalités
Les multiples temporalités correspondent à
l'ensemble d'événements venant influer ou perturber la
réalisation du processus de changement initial.
Ils peuvent être assimilés aux aléas qui
surviennent dans la gestion du projet, c'est-à-dire des
événements imprévisibles et sur lesquels les responsables
de projet n'ont pas de marge de manoeuvre.
Ces événements ont été
analysés dans le chapitre pour comprendre l'évolution et
constater les écarts du planning du projet. En effet, j'ai tenté
de comprendre pour chaque tâche du projet identifiée, si elle a
été réalisée selon le planning
réalisé, et dans le cas contraire, d'identifier les motifs.
Nous pouvons dégager deux importantes « multi
temporalités » qui ont une influence importante dans la
réalisation et dans la gestion du projet de changement Team' Doc.
Les phases du projet nécessitant une interaction entre
le Service Qualité et le Service Informatique ont pris plus de temps que
celui évalué. Comme par exemple pour le traitement de certaines
demandes informatiques : la suppression du pack office 2003, l'ouverture des
documents PDF, la confirmation de la back'up quotidienne, les questions
techniques sur l'outil SharePoint...
Par ailleurs nous pouvons noter le retard des services dans
leur participation au projet. En effet des retards importants ont eu lieu
notamment sur la préparation des documents et par conséquent pour
le lancement du projet.
Le projet Team Doc est certes un projet piloté par le
Service Qualité, cependant il nécessite la participation des
Services, qui sans elle, le projet ne peut aboutir. Il y a donc une relation de
dépendance entre le respect du planning et la disponibilité des
services.
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