8.3) L'utilisation de l'outil
Par observation nous avons constaté que tous les
services n'utilisaient pas Team' Doc de la même façon, certains
l'utilisent d'avantage que d'autres. L'usage de l'outil est fonction des
documents qui ont été choisis d'intégrer mais aussi de
l'implication du manager.
8.3.1) Pour les services opérationnels
Les services IARD ont participé à
l'élaboration de l'arborescence, ce sont les services qui ont
intégré le plus de natures de documents dans le site (supports de
formation, procédures, tableau de suivi d'activité...). C'est
également le service qui utilise le plus souvent l'outil. Un
gestionnaire affirme « c'est un logiciel que l'on utilise au quotidien
». Les managers tentent d'impliquer les collaborateurs pour les inciter
à utiliser l'outil en faisant des rappels réguliers :
Nawal Allouch - Mémoire de fin d'études - MQCA -
Année 2011 - 2012 99
8.3.2) Pour les services supports
Concernant le service commercial, service support
interrogé, il n'a pas participé à l'élaboration en
amont du projet. Les interrogés affirment avoir moins de facilité
avec l'arborescence comme énoncé précédemment. On
peut d'une certaine manière justifier la fréquence et la
manière d'utilisation de l'outil Team' Doc par les différences de
participation des services dans le projet.
Aujourd'hui l'outil est très peu utilisé dans le
service pour plusieurs raisons :
- Certains documents sont toujours disponibles sur l'ancien
emplacement de stockage. Cependant les documents sont en cours de suppression
(début août). Le Responsable du Service affirme : « Il faut
que les collaborateurs n'aient qu'une possibilité. Car s'il y a 2
entrées possibles17, ils choisiront celle habituellement
utilisée. »
- Par manque d'implication de la part des managers :
Le service communication non intégré au projet
:
Le service communication a arrêté sa
participation au projet car l'outil ne répondait pas à leurs
besoins et ce pour des raisons de comptabilité par rapport à
leurs fichiers et de volumétrie des documents. L'arborescence
définie a également été jugée
inadaptée à leurs besoins.
17 L'interrogée parle du
choix dont dispose les collaborateurs entre récupérer les
fichiers via l'ancien système des lecteurs ou via le nouveau de la Base
de Connaissances. En effet au moment de l'entretien, le Service était en
phase de transition et supprimait les fichiers des lecteurs.
· " Nous nous sommes rendu compte que l'outil
n'était pas pour nous. Ce qui n'a pas facilité notre
adhésion. Le fait que l'on ne nous consulte pas,et que l'on
s'aperçoit que le projet ne répond à nos besoins, ont fait
que nous n'avons pas adhéré.
· " Je pense qu'à la base, on nous a
oubliés
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Collaborateur
désigné sur
le
projet -
Service
Communication
Nawal Allouch - Mémoire de fin d'études - MQCA -
Année 2011 - 2012 100
Malgré les affirmations de l'interrogé,
l'encadrant du service a fait partie d'un groupe pilote initial. Le fait que
l'outil n'est pas adapté aux spécificités de
l'activité du service n'a pas était détecté assez
tôt par le service. Et ce peut être, par un manque de communication
en interne dans le service. Mais également par un manque de connaissance
sur l'outil et donc par une anticipation insuffisante des problèmes
d'incompatibilité.
Le lien avec la théorie :
Alain Vas et Benedicte, Coch et French ont
développé l'idée selon laquelle les acteurs
« acceptent mieux le changement lorsqu'ils participent
à la conception de celui-ci ».
Autissier affirme également : «
Ils18 sont donc très attachés au fait
que le projet puisse s'adapter aux particularités de leur unité
et être déployé sans difficultés
»
Ce qui s'signifie que l'intégration et la
participation des acteurs concernés au projet, permet d'augmenter les
probabilités d'adhésion de ces derniers. Ainsi, la participation
à la conception de l'outil en amont, rend le projet légitime et
leur permet d'avoir un outil à leur mesure répondant à
leurs besoins.
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