6.5) La démarche de conduite de changement
6.4.1) La nécessité d'une
démarche de conduite de changement
Team' Doc constitue en soi un important changement pour les
collaborateurs dans leur travail quotidien. En effet, SharePoint est un nouvel
outil encore jamais utilisé dans l'entreprise, avec une configuration
distincte. Même si ce dernier est une application Microsoft, son
utilisation est différente du précédent système de
base documentaire de Solly Azar Assurances. C'est pourquoi le projet Team' Doc
constitue un réel changement du système d'information pour
l'organisation.
Nous verrons les différents changements que l'outil
apporte aux collaborateurs dans l'analyse des résultats de
l'étude empirique.
Une démarche de conduite de changement a
été indispensable afin de mener ce projet et assurer sa
réussite.
Nawal Allouch - Mémoire de fin d'études - MQCA -
Année 2011 - 2012 76
6.4.2) La communication
Afin d'assurer une communication fiable et suffisante sur le
projet auprès des collaborateurs, plusieurs actions de communication ont
été mises en place.
6.4.2.1) Les réunions de
présentation
Lors du lancement du projet une réunion de
présentation a été réalisée auprès
des différents Responsables de Services afin de mettre en avant les
objectifs de ce nouveau projet et de présenter le planning.
6.4.2.1) Les ateliers de travail
Plusieurs ateliers de travail ont été
réalisés avec les différents services : pour
l'élaboration de la structure documentaire de Team' Doc mais
également pour l'accompagnement à la préparation des
documents. De nombreuses informations sur l'avancement du projet ont
été communiquées lors de ces rendez vous tels que le
déroulement des prochaines étapes, les différents
aléas, des réponses aux questions des collaborateurs.
De plus, des comptes rendus de réunions ont
été formalisés et transmis aux différents
destinataires concernés et notamment ceux n'ayant pas participé
aux ateliers. Ils permettent de conserver une traçabilité de
l'avancement des services mais également d'assurer une communication
optimale sur les différents sujets évoqués lors de ces
ateliers de travail.
6.4.2.2) Les emaling
Un certain nombre de emaling a été
envoyé à l'ensemble des collaborateurs participant au projet afin
de les tenir informés des évolutions sur le projet.
6.4.2.3) Les articles sur l'intranet et le journal
interne
Depuis le lancement du projet, plusieurs articles ont
été publiés via l'intranet du groupe et le journal interne
pour présenter le projet, son avancement ainsi que les premiers retours
d'expériences. (Annexes : les articles de communication)
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