Après la communication faite sur le projet, les sessions
de formation et d'accompagnement ont été
réalisées.
6.4.3.1) La formation
Chaque déploiement de la nouvelle Base de
Connaissances auprès d'un service passe par la formation de ses
collaborateurs. Un plan de formation a été élaboré
qui planifie des sessions de formation de 45 à 60 minutes pour des
groupes de 8 collaborateurs.
Les formations sont réalisés au sein du
siège social à Paris, mais également dans l'ensemble des
sites décentralisés, notamment Lille et à venir, Lyon.
Objectifs de la formation :
Les formations ont pour objectif d'expliquer le
fonctionnement de l'outil aux collaborateurs et de présenter les
différents documents et informations qu'ils pourront retrouver.
Déroulé de la formation :
Durant la session de formation nous avons tenu à
exposer le contexte et les motifs de la mise en place de ce nouvel outil.
Ensuite, nous avons procédé à la
présentation des différents espaces consacrés au Service
et des différents documents disponibles.
Différentes manipulations ont été
montrées telles que la consultation, la recherche ou la modification
d'un document. Ainsi que des fonctionnalités pratiques proposées
par l'outil comme l'activation d'une alerte lorsqu'un document est
modifié, le versionning automatique, la publication d'annonce...
Nous avons réalisé un focus sur « l'Espace
utilisateur » pour présenter les différents modes
opératoires sur l'utilisation de l'outil Team' Doc mis à
disposition des différents services. Ainsi qu'une forme de forum de
discussion qui permet aux collaborateurs de signaler tout dysfonctionnement
rencontré sur l'outil.
Nawal Allouch - Mémoire de fin d'études - MQCA -
Année 2011 - 2012 78
Evaluation à chaud de la satisfaction des formations
:
Nous avons réalisé des évaluations
à chaud suite aux formations pour évaluer notamment l'atteinte
des objectifs, la qualité de la présentation et des
échanges (résultats présentés dans le chapitre
9.3.2.3)
6.4.2.2) L'accompagnement
Chaque session de formation a été suivie d'un
accompagnement « poste par poste » auprès de chaque
collaborateur pour s'assurer qu'il ne rencontrait pas de problème
d'accès ou des difficultés d'utilisation.
6.4.2.3) Le suivi
Malgré l'accompagnement post déploiement, il
était indispensable d'assurer un suivi des collaborateurs sur
l'utilisation de Team' Doc. Nous avons programmé avec chaque service, en
moyenne deux mois après le déploiement, un point d'utilisation de
la nouvelle Base de Connaissances et réalisé un premier retour
d'expériences.
L'objectif de ce suivi est de s'assurer que Team' Doc est
utilisé et que les collaborateurs ne rencontrent pas de
difficultés dans son utilisation.
Lorsque nous constatons une faible utilisation de l'outil par
les collaborateurs malgré son déploiement dans le service, nous
les sensibilisons et les encourageons à utiliser le nouvel outil.
Pour se faire, d'une part nous mettons en avant les avantages
que permet cet outil. Et d'autre part, nous mettons en évidence l'un des
enjeux de ce projet de changement, celui de la suppression de l'ancien
système documentaire et de son remplacement par Team' Doc.
Service Pilotes
Service Qualité (Opérationnels + supports)
Tous services
Réflexion et élaboration de
la structure de
la base de
connaissances
Ajustements et adaptations de l'arboresoenoe
Communication auprès des collaborateurs
désignés sur le
projet + Responsables de services
Accompagnement dans la préparation des fichiers : tri,
recensement des documents à intégrer
sous Team'doc et
codification conformément à la nomenclature documentaire du
Groupe
Communication générale
Déploiement de la nouvelle Base de Connaissances
Formation des collaborateurs
Accompagnement & Suivi
Réalisation d'un retour d'expérienoes
Schéma 9 : Synthèse du
déroulé du projet et de sa conduite de changement
Nawal Allouch - Mémoire de fin d'études - MQCA -
Année 2011 - 2012 79
