6.4) Le déroulé du projet
Au vue de l'importante ampleur du projet et du temps qu'il a
nécessité, une organisation et une gestion précise ont
été indispensables pour un avancement progressif et
régulier. Le projet a été découpé en grandes
phases qui répondent pour chacune d'entre elles à des objectifs
précis.
Nawal Allouch - Mémoire de fin d'études - MQCA -
Année 2011 - 2012 74
6.3.3) La présentation du projet
J'ai mené plusieurs réunions afin de
présenter le projet aux différents Responsables de Service : ses
objectifs, son organisation avec les différentes phases, son planning
avec les principales échéances...
6.3.4) L'élaboration des arborescences
La première étape du projet Team' Doc a
été de définir une arborescence documentaire de
façon à ce qu'elle soit commune et adaptée à
l'ensemble des services. Une première arborescence a été
élaborée par le Service Qualité à partir des
structures documentaires existantes et d'une étude des besoins
intégrant les documents récurrents utilisés par les
services opérationnels et supports.
La participation des services pilotes :
L'arborescence documentaire a été
présentée en atelier de travail auprès des services
pilotes afin que des ajustements y soient apportés.
Trois services pilotes ont été
désignés afin qu'ils puissent intervenir et juger de l'adaptation
des structures documentaires choisies. Un service pour représenter les
services opérationnels (le service IARD Vie du Contrat et IARD Service
Après Vente) et deux pour la partie support (le service gestion du
personnel et le service commercial).
6.3.5) L'accompagnement des services pour la
préparation des fichiers
Un travail important de préparation des fichiers a
été demandé aux services avant de disposer de la base de
connaissances.
6.3.2.1) Le tri des fichiers
Au vue de l'importance des documents présents sous les
lecteurs des différents services, chacun d'entre eux ont
procédé au tri de leurs documents pour supprimer tous les
fichiers obsolètes ainsi que les doublons.
6.3.2.2) La codification des documents
Nawal Allouch - Mémoire de fin d'études - MQCA -
Année 2011 - 2012 75
Dans un souci d'harmonisation des pratiques de gestion
documentaire, le Service Qualité a mis en place une nomenclature
documentaire à l'échelle du Groupe qui précise comment les
documents doivent être codifiés.
Elle a pour objectif :
- d'identifier et classifier les documents qualité par
type de document ( Mode opératoire, supports de formation, compte rendu
de réunion, procédure...),
- de codifier les libellés des documents et leurs pieds
de page,
- d'identifier les documents en vigueur ou en projet via le
« versionning ».
Les collaborateurs ont eu pour mission de renommer et
codifier l'ensemble de leurs documents conformément à la
nomenclature prédéfinie.
6.3.2.3) Le recensement des documents à
intégrer
Comme énoncé précédemment
SharePoint est un outil qui a pour vocation de partager des documents. En
conséquence, les services ont dû procéder à un
recensement afin de sélectionner les documents à intégrer
sous la Base de connaissances.
Ce recensement leur permettait d'anticiper l'organisation et
la répartition de ces différents fichiers dans l'arborescence
mise en place. Aussi, d'identifier les droits d'habilitation à accorder
sur chacun de ces documents : aucun accès, lecture seule, modification
ou contrôle total.
| 
