Les clés de réussite de la mise en place d'un projet de changement de système d'information.

Nawal Allouch - Mémoire de fin d'études - MQCA - Année 2011 - 2012 68

6) Présentation du projet base de connaissances et de sa démarche de conduite de changement

Afin de faciliter la compréhension de l'étude empirique et de ses résultats, ce chapitre a pour objectif de présenter le projet de changement analysé dans cette étude ainsi que son déroulé.

6.1) Le contexte et son expression de besoins

Comme nous l'avons vu dans l'analyse contextualiste, tout projet de changement est entrepris par rapport à un contexte donné. Il est donc essentiel de resituer le contexte du projet dans son ensemble afin de le comprendre.

6.1.1) Le groupe Solly Azar et sa base documentaire

Le groupe Solly Azar au cours des 5 dernières années a connu une croissance et une diversification de son activité. Les services se sont agrandis pour répondre aux besoins des différents nouveaux partenaires. Les activités se sont spécialisées et les besoins en documentation se sont amplifiés.

La structure documentaire s'est progressivement construite à partir de différents lecteurs réseaux. Les documents y ont été progressivement stockés sans réflexion d'arborescence et sans mise à jour.

Aujourd'hui la majorité de ces espaces sont saturés et la recherche des différents documents est rendue difficile. En effet un même document est parfois présent en plusieurs exemplaires, les intitulés de dossiers sont peu intuitifs, les chemins d'accès trop longs...

6.1.2) L'expression de besoin

Au vu de ce contexte, la Direction Générale a décidé de mettre en place un nouvel outil de Base de Connaissances. Le service Qualité a ensuite formalisé une expression des besoins qui intègre l'ensemble des fonctionnalités requises pour ce nouvel outil.

Le groupe avait besoin d'un outil de base documentaire à partir duquel les documents pouvaient être stockés et rendu accessibles via un système d'habilitations prédéfinies. L'outil de base documentaire permettrait également une gestion du workflow (modification et gestion du versionning des documents).

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6.1.3) L'outil SharePoint

A l'issu de cette expression de besoins l'outil SharePoint a été sélectionné. SharePoint étant un outil de la société Microsoft, la suite office (Word, Excel, Power Point...) du même éditeur offre une compatibilité maximale.

Comme son nom l'indique « point de partage », SharePoint permet de partager, centraliser, organiser les informations et les documents. Il apporte aussi de nombreuses fonctionnalités dont l'objectif est le partage d'informations.

L'outil permet de créer plusieurs sites propres à chaque service gérés par des habilitations précises.

Cet outil a été baptisé « Team'doc » pour illustrer la notion de partage de la documentation intra et inter services.

^{Suppression des doublons}

^{Classement et codification}

^{dans la sélection et l'utilisation}

^{des documents}

^{à l'identique}

- ^{Harmonisation de notre}

^{gestion documentaire}

- ^{Recherche intuitive}

^{Déploiement du versionning}

^{Gain de temps}

^{Meilleure lisibilité}

Légende :

^{Limitation des erreurs}

Fi_nalité_s Résultats P_ré_parati_on à l_a b_ase d_e

_connai_ssances Sh_areP_oi_nt

Figure 8 : Les perspectives du Projet Team'doc