6.2) La base de connaissances Team' Doc
6.2.1) Les objectifs
L'objectif étant qu'à terme la base de
connaissances Team'doc soit le principal outil de travail de l'ensemble des
collaborateurs et l'unique espace de stockage et de partage des documents. Il
doit pouvoir rendre plus facilement accessible les différents documents
par une structure intuitive.
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Année 2011 - 2012 70
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Année 2011 - 2012 71
Cette nouvelle organisation demande un certain cadrage des
documents à diffuser et un respect des normes de formalisation
documentaire. Le service Qualité est garant du respect de la
normalisation mise en place et accompagne les services dans ce changement.
3.5.1) Les principales fonctionnalités de
l'outil
SharePoint permet de diffuser des documents sur la base et de
les modifier directement en ligne. L'outil permet également de
gérer le versionning des documents et d'alerter, par envoi de mails, les
collaborateurs de la modification ou de l'ajout d'un fichier.
L'outil propose différents modes de recherche d'un
document : par la saisi des mots clés via le moteur de recherche, par un
filtrage de nature de document ou de partenaire via des colonnes ou par
l'arborescence.
6.2.2) La configuration de Team'Doc
6.2.2.1) L'accès à Team' Doc
Chaque collaborateur en se connectant à une URL
intranet a accès à la page d'accueil de l'outil avec les
différents sites rattachés à son service.
6.2.2.2) Les différents espaces
Team' Doc est construit à partir de plusieurs espaces
qui peuvent être communs à l'ensemble du groupe ou à
certains services ainsi que des univers propres à chaque service.
La page d'accueil :
La page d'accueil et les documents qui s'y rattachent sont
accessibles par l'ensemble des collaborateurs. Ce sont des informations et
documents qui concernent l'ensemble du groupe et qui peuvent intéresser
tous les collaborateurs. Exemple : les fiches de postes, les formulaires
pratiques (notes de frais, congés...)
Le site d'un service en exemple l'IARD (ajouter signification
de l'acronyme)
Chaque Service dispose d'un espace propre (qui correspond
à un site de la Base de Connaissances) avec une structure commune. Pour
chaque site, trois niveaux d'habilitations à ont été
proposés aux services et mis en oeuvre.
Les arborescences restent figées et ne peuvent être
modifiées par les collaborateurs. Néanmoins, les services ont la
possibilité de structurer chaque bibliothèque par des dossiers
avec un contenu spécifique à leurs activités.
L'espace utilisateur :
Un espace utilisateur a été mis à
disposition des collaborateurs avec un ensemble de modes opératoires
vidéo d'utilisation de la base de connaissance (exemple comment modifier
ou supprimer un document, la gestion du versionning...). Un espace de
discussion a également
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été ajouté pour permettre de signaler les
dysfonctionnements relatifs à l'outil comme un problème
d'accès....
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