2. La définition de la
nomenclature des produits dont on veut connaître le coût
Identifier de façon précise, les produits et
prestations commercialisées dans les établissements financiers en
général et les EMF en particulier, peut poser un certain nombre
de difficultés. En effet dans certains cas, les produits peuvent
être liés de part leur nature, avec des frontières
difficiles à cerner entre eux ; par exemple l'ouverture d'un compte
chèque à un nouveau client peut entraîner l'ouverture d'un
découvert.
La non ouverture du compte chèque n'aurait donc pas
déclenché la commercialisation du découvert
Il existe une autre difficulté qui est celle des
produits porteurs de bénéfices mais non déclarés
explecitement, à l'exemple des crédits au personnel n'entrant pas
dans nomenclature des produits de l'organisation.
3. Identification des principaux
processus et activités
Chaque EMF a ses propres processus clés. Les processus
les plus courants sont l'émission de crédits, le suivi des
crédits existants, l'ouverture de comptes de dépôts, le
suivi des dépôts et retraits dans les comptes d'épargne,
etc.
Il est donc nécessaire d'établir un «
répertoire » des activités qui délimite toutes les
activités importantes de chaque processus clé, dont une
activité qualifiée de « générale »
correspondant au temps consacré au processus qui ne peut pas être
rattaché aux autres activités. Cette catégorie
générale aide les responsables à identifier
d'éventuelles capacités excédentaires ou
inefficacités.
D'autres processus peuvent être liés à
l'identification des clients, la mobilisation des clients, ou la formation de
groupes. Outre ces processus opérationnels, l'EMF repose aussi sur des
processus en lien avec les « activités d'appui »,
c'est-à-dire des activités qui ne peuvent pas être
facilement reliées aux produits. Ces activités comprennent entre
autres la gestion globale, la comptabilité, le secrétariat,
l'assistance aux technologies de l'information, la gestion des ressources
humaines et le marketing.
4. Estimation du temps et coût du
travail du personnel pour chaque activité
Il est difficile de trouver dans une EMF que les coûts
induits par un produit ou une prestation soient des coûts
d'opération bien identifiés. La plupart des activités
étant essentiellement hétérogène (exemple d'un
caissier servant pour différents types de comptes)
Cette étape consiste à étudier les
dynamiques de coûts associées à chaque activité, en
commençant par les estimations du temps de travail du personnel
consacré à ces activités.
Le personnel peut compléter des fiches-temps sur une
période donnée ou simplement estimer le pourcentage de leur temps
consacré à chaque activité
Le cadre temporel pour l'estimation de la répartition
du temps de travail entre les différentes activités peut
être d'un jour, d'une semaine, d'un mois ou d'une année. Il est
possible d'utiliser un cadre plus précis pour certains jours ou semaines
spécifiques, mais cela présente le risque de passer à
côté des effets d'éventuelles variations
saisonnières ou périodiques des transactions. Par exemple,
à ACEP Cameroun S.A. la période de remboursement (du 15 au 20 de
chaque mois) augmente le temps consacré aux activités de gestion
des crédits existants et des transactions en numéraire par
rapport au reste du mois.
Combiné au cadre temporel choisi pour chaque type de
poste, le répertoire des activités sert de base de questionnaire
sur le temps de travail devant être soumis au personnel.
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