II.4- LE PRE-POSITIONNEMENT ET
LA DISTRIBUTION DES MILDA
II.4.1- Le
pré-positionnement des MILDA dans les Aires Sanitaires et Sites de
Distribution
Cette étape du processus consiste à rapprocher
davantage les moustiquaires des populations bénéficiaires en les
acheminant des Districts Sanitaires vers les Aires Sanitaires et /ou Sites de
Distribution par petits lots. Elle est différente de l'étape
précédente décrite ci-dessus en plusieurs points :
·Le pré positionnement s'est fait dans les DS
(du DS vers les AS/SD) alors que l'acheminement des conteneurs s'est fait
d'Abidjan vers les DS ;
·Il s'agit d'un autre contrat de transport avec des
transporteurs sélectionnés dans les DS pour pré
positionner les moustiquaires dans les AS / SD ;
·Les documents utilisés pour le pré
positionnement (Bon de Livraison et Fiche de mouvement des conteneurs)sont
différents des ceux utilisés pour l'acheminement des conteneurs
(LV, BE) ;
·Les moyens de transport utilisés pour le
pré positionnement sont les camions de 25 tonnes, 10 tonnes et 5 tonnes,
les motos, les vélos, les animaux et les pirogues.
Pour rappel, PSI-CI a envoyé deux Superviseurs
Techniques Nationaux (STN) dans chaque District Sanitaire afin de leur apporter
un appui dans la réalisation des activités. Les STN sont des
personnes qui ont été formés par PSI-CI pour superviser
toutes les activités de distribution dans les DS, les AS et / ou SD. La
formation comprend plusieurs modules dont la Logistique, les Finances, le
Suivi-Evaluation, la Communication pour le Changement de Comportement (CCC) et
a été dispensée par des employés de PSI CI
spécialisés dans ces domaines.
En ce qui concerne le volet logistique, les STN ont
été formé par le Logisticien de PSI-CI. Pour les volets
Finance, Suivi / Evaluation et CCC, ils ont été formés par
l'auditeur des ONG et le responsable Suivi / Evaluation et le Responsable
IEC/CCC du programme Paludisme.
Les principales activités des STN sont :
?la gestion du budget des activités (pré
positionnement et distribution),
?la sélection des transporteurs dans les DS en
collaboration avec l'Equipe Cadre du District,
?le pré-positionnement des moustiquaires dans les AS et
les SD,
?la gestion des stocks des moustiquaires,
?la collecte des MILDA en vue de leur rapatriement dans les DS
après la distribution.
Les STN à leur tour étaient chargés de
former l'Equipe Cadre des Districts Sanitaires composée du Directeur
Départemental (DD), du Chargé de Suivi Epidémiologique
(CSE), du Pharmacien.
Le pré-positionnement des MILDA dans les Aires
Sanitaires et/ou les Sites de Distribution s'est fait de la manière
suivante :
- le choix du transporteur dans les Districts
Sanitaires : Les STN en collaboration avec le DD adresse une demande de
cotation aux transporteurs implantés dans le District sur la fiche
de conclusion de négociation de contrat de prestation de service.
Cette fiche a été conçue pour pallier au manque de facture
pro forma des transporteurs dans les Districts. Cette fiche
pré-imprimé sur une feuille A4 est remplie immédiatement
par les transporteurs et remise au STN. Pour une question de transparence, les
STN doivent contacter au moins trois transporteurs pour un demande de cotation.
Les mentions essentielles sur cette fiche sont : les noms
et les contacts des transporteurs, le nombre de balles à transporter, le
coût des prestations, les modalités de paiement et le délai
de livraison. La fiche de conclusion est signée par les
représentants de PSI CI, du transporteur et du District Sanitaire.
Tous les paiements des transporteurs pour le
pré-positionnement se faisaient au comptant.
- Une fois les trois cotations obtenues, le STN rempli le
tableau d'analyse qui récapitule les offres des prestataires.
Un comité de sélection composé des deux STN, du DD ou son
représentant est mis en place. La sélection est faite sur la base
du moins disant.
Une fois la sélection faite, le transporteur retenu
est informé et un contrat est signé entre lui et PSI-CI sur un
formulaire appelé contrat de prestation ponctuelle.
Ce formulaire de contrat est un document d'une page dans
lequel on a les informations suivantes : le nom du transporteur, ses
contacts, le numéro de sa carte nationale d'identité, le
numéro de la carte grise du camion, la nature de la prestation
effectuée, le montant de la prestation et les signatures des deux
parties au contrat (PSI CI et le transporteur).
Le pré-positionnement des moustiquaires était
prévu pour cinq jours maximum. La durée du pré
positionnement varie en fonction de l'étendu du District Sanitaire.
Ainsi, plus le District Sanitaire est grand (superficie), plus on
dénombre d'Aires Sanitaires et de Sites de Distribution.
Le pré positionnement des MILDA s'est fait avec les
documents suivants :
* La fiche de mouvements des MILDA du
conteneur (annexe VII): Cette fiche a
été placée dans chaque conteneur depuis le lieu d'empotage
et doit être renseignée par le District à chaque sortie de
stocks vers les Aires de Santé ou sites de distribution selon le circuit
de pré-positionnement défini. A défaut, une fiche de stock
est adaptée. Ainsi toutes sorties de moustiquaires dans le conteneur
doivent être automatiquement mentionné par le gestionnaire de
stocks du conteneur sur cette fiche. Il s'agit de mentionner les dates de
sortie, les numéros de Bon de Livraison, les quantités sorties en
balles et en unités et le stock restant après chaque
mouvement.
* Le Bon de Livraison (annexe
VIII) : C'est le document qui accompagne les véhicules
de pré-positionnement du District aux Aires Sanitaires et/ou sites de
distribution. C'est un carnet pré numéroté de 50
liasses comprenant chacune quatre feuillets. Après le remplissage d'un
feuillet, les souches blanche, verte et grise sont coupées et remises au
conducteur pour livraison. Une fois les MILDA livrées, la souche blanche
reste chez le destinataire sur le site de livraison pendant que la verte
retourne chez l'expéditeur au District Sanitaire. La grise revient au
transporteur.
Aux termes des activités de pré positionnement
des MILDA, débute alors la distribution proprement dite.
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