Contrôle de l'assiette des cotisations à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale

Paragraphe II restitution des mécanismes de fonctionnement de la caisse nationale de sécurité sociale en matière de déclaration des cotisations

A- Fonctionnement de la direction du recouvrement

La direction du recouvrement est créée par la décision n° 016/05/CNSS/DG/DAC-SPC du 11 avril 2005 portant organisation, fonctionnement et attributions de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale.

La Direction du Recouvrement est chargée :

- du recouvrement des cotisations ;

-du précontentieux du recouvrement des cotisations ;

-du suivi du fichier des cotisants ;

-du contrôle et de la prospection des employeurs ;

-de l'immatriculation des employeurs et des assurés volontaires ;

-du suivi des mouvements des employeurs ;

-de l'affiliation des travailleurs au régime de sécurité sociale.

Elle comporte trois services :

? Le service des immatriculations ;

? Le service de la gestion des comptes cotisants et relances ;

? Le service du contrôle des employeurs.

Le service des immatriculations

Ce service est structuré en deux sections :

-La section de l'immatriculation ;

-La section de l'affiliation.

La section de l'immatriculation est chargée de l'immatriculation des employeurs. L'immatriculation est l'opération administrative qui consiste à attribuer un numéro à un employeur. Dans ce cadre l'employeur remplit le formulaire de demande d'immatriculation d'un employeur et l'état de recensement. A ce formulaire, sont joints des documents obligatoires (les photocopies du registre de commerce, du statut de l'entreprise ou de l'autorisation d'ouverture pour les écoles, cabinets et cliniques et de l'accord de siège pour les ONG).

La section de l'affiliation est chargée de l'affiliation des travailleurs. L'affiliation est l'opération administrative qui consiste à attribuer un numéro d'assurance à un travailleur. Cette opération est suivie du rattachement du travailleur à son employeur.

Tableau n° 1 : situation des dossiers d'affiliation en 2005

Instances fin d'année 2004	751
Dossiers d'affiliation reçus en 2005	12056
Total des dossiers en 2005	12807
Dossiers traités en 2005	10151
Instances fin 2005	2650
Pourcentage	79,33%

Source : rapport d'activité 2005

A la lecture du tableau nous avons en instances à la fin de l'année 2005, 2650 dossiers. Deux agents seulement sont affectés à l'exécution de cette tâche. Au regard du volume des dossiers à traiter nous pouvons donc conclure à une insuffisance de ressources humaines dans ce service.

Le service des immatriculations dispose d'une imprimante et d'un scanner qui traite en moyenne par jour 30 à 35 photos. Or ce service doit disposer du matériel nécessaire pour traiter au fur et à mesure les dossiers. Il y a donc le manque de matériels informatiques.

Le service des immatriculations est confronté à un problème de suivi des assurances volontaires. C'est ainsi que certains assurés sont considérés comme actifs alors que les intéressés sont déjà admis à la retraite. A ce niveau il y a le manque de suivi des assurés volontaires.

Certains employeurs ne communiquent plus au service des immatriculations l'avis de débauchage pour lui permettre de mettre à jour le fichier des travailleurs. Il y a un défaut de communication des avis de débauchage par certains employeurs au service des immatriculations.

Il est arrivé un moment où le système informatique ne détectait plus les assurés affiliés. Cette situation a eu pour conséquence l'attribution de plusieurs numéros à un même travailleur. Il y a eu défaillance du système informatique.

Le service de la gestion des comptes cotisants et relances.

Ce service est chargé :

- d'exécuter les travaux préparatoires à l'encaissement des cotisations ;

- de gérer les appels des cotisations ;

- de mettre à jour des comptes cotisants ;

- d'examiner les comptes des employeurs en vue de connaître les soldes exacts ;

- d'analyser les comptes cotisants.

Cette analyse consiste à étudier les différentes opérations enregistrées en vue de corriger les erreurs éventuelles.

-de relancer les employeurs qui ne sont pas à jour de leurs cotisations.

La relance est une lettre adressée à l'employeur par le Directeur Général l'invitant à déclarer et à payer ses cotisations.

Le travail de ce service est basé sur l'analyse des comptes des employeurs. Ce qui nécessite des pré requis en comptabilité. Mais ce service ne dispose actuellement que de deux comptables pour l'accomplissement de ce travail. Le personnel dans ce service est insuffisant. Cependant, le personnel de ce service est aguerri à la tâche d'où le dynamisme du personnel de ce service.

Le service du contrôle des employeurs

Le service du contrôle des employeurs recherche avant tout la concordance entre les prescriptions de la loi et l'application qui est faite par ceux qui sont soumis c'est -à- dire les employeurs. L'employeur est toute personne physique ou morale, publique ou privée qui utilise à quelque titre que ce soit du personnel salarié ou assimilé. L'employeur détermine lui-même le montant des cotisations dues à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS) ; c'est en ce sens que le système de détermination des cotisations est dit déclaratif. La contrepartie de ce système déclaratif est l'obligation pour la CNSS d'effectuer un contrôle sur l'exactitude des déclarations fournies par le cotisant. En effet, certains employeurs peuvent en toute bonne foi appliquer de façon incorrecte la législation en vigueur. D'autres, en revanche, peuvent vouloir se soustraire totalement ou partiellement à leurs obligations. On distingue deux grands types de contrôles, le contrôle sur pièces qui s'effectue à partir des pièces justificatives que les employeurs sont tenus de fournir à l'appui du versement de leurs cotisations sociales et le contrôle sur place.

Le contrôle sur pièce s'effectue au siège de l'entreprise afin de permettre une vérification complète de la situation des employeurs. Il s'agit de s'assurer que l'employeur contrôlé a déclaré tout son personnel et les déclarations de salaire et de cotisations sont faits en respectant les dispositions légales relatives à l'assiette des cotisations.

Pour l'accomplissement de cette mission, ce service est chargé :

-de la vérification des déclarations de salaire ;

- du recensement des employeurs et des travailleurs dans les entreprises ;

-du contrôle de l'assiette des cotisations ;

-du suivi des dossiers employeurs ;

- de l'établissement des mises en demeure ;

- de la sensibilisation des employeurs par leurs droits et obligations ;

- du recouvrement des arriérés de cotisations ;

-des liaisons avec le service du contentieux ;

-de l'établissement des échéances de règlement des cotisations et du suivi de leur exécution.

-de l'étude et du traitement des réclamations des employeurs.

Ce service comporte (3) bureaux de recouvrement. Ces bureaux de recouvrement sont investis de certains pouvoirs dans la domaine de leur compétence.

La ville de Cotonou compte actuellement environ neuf mille deux cents onze (9211) employeurs actifs. Le nombre des contrôles effectués par le service du contrôle des employeurs au cours des trois premiers trimestres de l'année 2006 est 145 soit en moyenne 16 contrôles par mois. Ces contrôles ont généré 947.389.273 Francs de cotisations principales et 497.212.999 Francs de majoration de retard. Nous pouvons conclure au regard de ces chiffres que certains employeurs minorent effectivement les cotisations. Selon le principe chaque employeur doit être contrôler au moins une fois en cinq ans. Cependant le service du contrôle des employeurs ne dispose que de cinq (05) contrôleurs dans chaque bureau de recouvrement, soit au total quinze contrôleurs pour la ville de Cotonou, d'où le manque de ressources humaines dans ce service ne lui permet pas d'atteindre ses objectifs.

Remarquons que chaque bureau de recouvrement dispose d'un ordinateur et les trois bureaux de deux imprimantes. Aussi ces trois bureaux ne disposent que de trois véhicules pour la ville de Cotonou d'où l'insuffisance de moyens matériels : outils informatiques et matériels roulants.

Ces contrôleurs sont très souvent surchargés et débordés par le travail. Ils sont obligés de faire des contrôles en ville mais également d'être au bureau pour faire les rapports et des fois envoyer des lettres de relances aux employeurs. Ces contrôleurs sont acculés par le travail.

Mais il est à souligner que l'ambiance de travail demeure très bonne entre les agents et leurs chefs et entre les agents eux-mêmes. L'ambiance de travail reste très bonne.

Notons que ces contrôleurs de la CNSS viennent à l'heure au service d'où la ponctualité des contrôleurs au service.

La CNSS n'entretient pas de relations de partenariat avec certaines structures qui gèrent des fichiers similaires à celui des employeurs de la Caisse.

Il s'agit:

du service des impôts, de la chambre de commerce, du centre de formalité des entreprises, du greffe du tribunal de commerce, de l'inspection du travail, et des communes. Ce faisant on remarque une absence de coopération entre la caisse et les autres structures externes.

La plupart du temps certains employeurs minorent les dates d'embauchage de leurs travailleurs en vue de réduire le montant des cotisations à verser à la Caisse. Cet état de chose est dû également à la méconnaissance des textes législatifs en la matière par certains employeurs entraînant ainsi la minoration des dates d'embauchage des travailleurs.

La faiblesse de la fréquence des contrôles due à l'insuffisance des ressources humaines et également l'obligation qui est faite aux contrôleurs d'effectuer leurs visites par une équipe constituée de deux personnes ne permettent pas à cette fonction d'atteindre des performances optimales. Cela rend le rendement des contrôleurs insuffisant.

Nous avons remarqué que d'autres employeurs ne déclarent pas tous leurs travailleurs notamment les occasionnels et les contractuels à la caisse dans l'ultime but de réduire les cotisations à verser à la Caisse. Mais également l'ignorance des textes par d'autres employeurs contribue également à la minoration de l'effectif des travailleurs.

Les cotisations sont assises sur les salaires. Selon le rapport d'activité 2005 de la CNSS, les cotisations représentent 80,02% des ressources de la Caisse. Mais d'autres employeurs voulant payer moins de cotisations minorent les salaires sur les listes nominatives avant de les amener à la Caisse. Nous pouvons donc conclure que certains employeurs minorent les salaires de leurs travailleurs.

B- Procédure de déclaration en matière des cotisations

La première obligation de l'employeur vis-à-vis de la sécurité sociale est de se faire immatriculer auprès de la caisse nationale de sécurité sociale afin d'affilier ses travailleurs salariés au régime de sécurité sociale. La deuxième obligation de l'employeur est de déclarer et de verser les cotisations sociales. Les déclarations sont faites sur des imprimés spéciaux expédiés par la Caisse aux divers employeurs avant la fin de chaque échéance. Ces employeurs doivent les retourner accompagner du paiement des cotisations. Le versement des cotisations est mensuel ou trimestriel. Il est mensuel lorsque l'employeur à vingt travailleurs et plus. Mais il est trimestriel lorsque l'employeur a moins de vingt salariés. Le versement des cotisations qu'il soit mensuel ou trimestriel doit être fait avant une date donnée. Cette date de paiement est fixée à 15 jours après la fin de la période auquel la cotisation est due. Passé ce délai, l'employeur est passible d'une majoration de retard de 1,5% par mois ou fraction de mois de retard. Nous allons l'illustrer par le cas pratique suivant :

Calculer le montant des cotisations que doit verser à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale un employeur sur une masse de salaire de 25.000.000 de francs, relative à deux mois à raison de 12.500.000 par mois. Le taux de cotisations pour les accidents du travail étant de 2%. Cet employeur décide de payer les cotisations des mois de juillet et d'août le 13 septembre 2004.

1- calculer le montant des cotisations principales.

2- Calculer les majorations de retard.

Correction du cas pratique

1- le montant des cotisations principales est :

- prestation familiale 9%

- risque professionnel 2%

- pension 10%

= 21%

Calculons les cotisations dues par l'employeur pour le mois de juillet :

12.500.000 x 21 = 2.625.000F

100

Calculons les cotisations dues par l'employeur pour le mois de septembre :

12.500.000 x 21 = 2.625.000F

100

Les cotisations principales dues par ce employeur au titre des deux mois s'élèvent à : 5.250.000F

2- calculons les majorations de retard : l'employeur ayant payé ses cotisations que le 13 septembre ; n'est en retard qu'au titre des cotisations du mois de juillet.

Soit pour les mois d'août 1,5% de majoration et pour le mois de septembre 1.5% également. Soit au total 3% de majoration pour les deux mois ce qui donne :

2.625.000 x 3 = 78.750F

100

L'employeur doit fournir une fois par trimestre la déclaration nominative trimestrielle des salaires versés à ses salariés. Les cotisations sont assises sur la masse salariale déclarée par les employeurs. Nous notons toutefois que certains employeurs ne déclarent pas toutes les primes payées à leurs travailleurs. Les cotisations à la caisse sont portables et non quérables selon l'art 25 al- 4 de la loi 98-019 du 21mars 2003 portant Code de Sécurité Sociale en République du Bénin. Les éléments constitutifs de l'assiette des cotisations sont selon l'article 22 al- 1 du même code sont :

- l'ensemble des rémunérations perçues par les personnes assujetties ;

- les indemnités;

- le salaire des heures supplémentaires, les gratifications ;

- les primes ;

- les gratifications ;

- les commissions ;

- tous autres avantages en espèces ;

- la contre valeur des avantages en nature.

A l'exclusion des remboursements de frais et des prestations sociales versées.