Mise sur pied d'un système formel d'information comptable et financier dans une PME

c) Traitement de l'information 

L'ensemble des opérations est ensuite présenté dans des documents comptables de synthèse que sont le bilan (qui donne une présentation de la situation patrimoniale de l'entreprise à un moment donnée) et le compte de résultat (qui mesure la capacité d'une entreprise à réaliser des bénéfices du fait de ses opérations de gestion). De plus, ces éléments font l'objet d'un retraitement dans le cadre soit de la comptabilité analytique, soit dans le cadre de l'analyse financière de manière à en tirer en ensemble d'information complémentaires utiles à la prise de décision Un décideur ne peut pas se contenter de l'information brute, il est donc nécessaire de procéder à un traitement de l'information obtenue de manière à pouvoir en retirer les informations-clés utiles à l'entreprise. Car l'un des problèmes rencontrés par un décideur est l'existence d'un flux d'informations de plus en plus importants qu'il est indispensable de savoir classer et hiérarchiser selon leur degré d'importance pour n'en retirer que les éléments utiles à la prise de décision.

d) Diffusion de l'information 

Les informations ainsi collectées font alors l'objet d'une diffusion auprès des acteurs de l'entreprise et de certains de ses partenaires soit dans le cadre de rencontres organisées périodiquement (présentation des comptes trimestriels, semestriels ou annuels de l'entreprise) de manière institutionnelle (conseil d'administration...) soit à des moments ou l'entreprise justifie certaines décisions grâce à l'exploitation des informations obtenues par le système de gestion (un projet de création d'entreprise s'appuie nécessairement sur la présentation de comptes prévisionnels).

Toutes ces étapes peuvent être récapitulées dans le schéma suivant.

Collecte des informations

Saisie de l'information

Traitement des informations

Diffusion de l'information en vue de la prise de décision

L'information peut être stockée avant diffusion

La gestion de l'information financière

Tableau 1 : processus de gestion de l'information financière

Source personnelle

L'utilité de la mise en place d'un système d'information réside, il ne faut pas l'oublier dans sa capacité à donner des éléments indispensables à la prise de décision. Il est donc important d'identifier les destinataires finaux du processus de collecte d'information et de mettre en place des processus efficaces de diffusion de l'information au sein de l'entreprise. La prise de décision reste au centre de la gestion de l'information financière et constitue un point stratégique de la performance de l'entreprise. Ainsi une prise de décision doit être précédé par un ensemble de processus.

II - Processus prise de décisions

       L'entreprise en tant que structure socialement organisée suppose que soient définies les modalités de la prise de décision dans l'entreprise. Cette action repose entre autre sur les informations détenues par les décideurs qui leurs permettent de prendre des décisions en adéquation avec les objectifs poursuivis par l'entreprise. Ainsi avec la complexité de l'environnement, toutes les parties prenantes doivent être intégrées dans le processus de prise de décision.

    Pour étudier comment une entreprise comme TSAGAS prend une décision, il faut se poser un certain nombre de questions relatives à la définition même de la notion de décision.