SECTION 2 : Système d'information
comptable et prise de décision
L'information financière est la principale des
information qu'a besoin les différents utilisateurs internes et externes
d'une entreprise. Dans le cadre de la société TSAGAS, elle va
permettre de mettre en exergue les évolutions des chiffres d'affaires
mensuelles afin de mesurer la rentabilité des activités. Pourquoi
une baisse constatée ? Comment y apporter des
améliorations ? Voilà à peu prés des
informations qui peuvent être posées sur la base des informations
financières.
I - La Gestion de l'information
financière
La gestion de l'information comptable dans l'entreprise est le
fruit du respect de plusieurs étapes ou processus. Ainsi pour s'assurer
de la qualité du produit fini considéré comme information,
aucune étape ne saurait être biaisée.
a) Collecte de l'information
La collecte de l'information utilisée en
comptabilité se fait par l'enregistrement dans le comptes de
l'entreprise de l'ensemble des flux entraînant une modification de la
situation patrimoniale de l'entreprise. Les flux sont enregistrés
à partir d'une pièce justificative de l'existence réelle
de ce flux. Cet enregistrement repose par ailleurs sur des principes clairement
définis (principes de prudence, de régularités des
procédures d'enregistrement, de sincérité des comptes et
de la fidélité de l'enregistrement par rapport à
l'opération sous-jacente). Il faut pour cela identifier de
manière précise et si possible exhaustive les sources internes et
externes à l'entreprise susceptibles de fournir des informations
permettant une meilleur prise de décision.
b) Saisie de l'information
Des systèmes informatisés d'enregistrement
des opérations ont été élaborés pour
faciliter le traitement de l'information comptable (logiciels comptables) qui
repose aussi sur des règles très précises d'enregistrement
des opérations (« tout enregistrement comptable précise
l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée ainsi que les
références de la pièce justificative qui
l'appuie ». Il faut par la suite saisir les informations c'est
à dire les enregistrer sur divers supports de manière à
pouvoir les conserver. Ceci nécessite souvent au préalable de
définir les modalités de cette saisie (quelle information saisir,
de quelle manière, sur quel support etc....). Exemple : la saisie
d'un appel téléphonique doit comprendre le jour et l'heure
de l'appel, la qualité du message (urgent, non urgent), l'origine du
contact, le nom du contact, sa fonction, le contenu du message, les
coordonnées du contact. L'ensemble de ces informations peut donner lieu
à la rédaction d'un formulaire type de prise de message
permettant de ne pas oublier certaines informations ou de faciliter leur
traitement futur.
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