SECTION 2 : Configuration du système
d'information Comptables et
Financier
A) Processus de configuration d'un
SICF
1) Choix du
logiciel
Le choix du meilleur logiciel de comptabilité qui
répond aux besoins de votre organisation est l'une des décisions
d'affaires les plus importantes et stratégiques à prendre dans le
processus d'automatisation de la fonction comptable et financière.
Plusieurs erreurs sont à esquiver lors du choix d'un logiciel
comptable :
Erreur 1 : Recherches
insuffisantes
L'examen et la sélection d'un logiciel comptable
exigent du temps et de l'énergie. Il est important de vous informer pour
choisir le système qui répond le mieux aux besoins de votre
organisation.
Erreur 2 : Mal connaître les
avantages de l'automatisation
Si vous automatisez la comptabilité et les fonctions
connexes, votre organisation gagnera énormément de temps et
réduira les efforts requis. Cependant, les ordinateurs ne remplaceront
jamais l'intelligence, le jugement ou le travail de l'homme.
Erreur 3 : Ignorer les avantages
difficiles à quantifier
Il est difficile de mesurer les avantages potentiels futurs du
point de vue de la hausse de la productivité, des prises de
décisions informées et d'autres facteurs une fois que le nouveau
système sera mis en oeuvre. Le processus ardu de sélection et de
mise en oeuvre de la solution comptable qui convient le mieux à votre
organisation pourrait nettement améliorer vos résultats nets.
Erreur 4 : Rejeter la
responsabilité
La haute direction et les membres clés de votre
organisation doivent participer au processus de sélection et de mise en
oeuvre. Ne vous fiez jamais uniquement aux recommandations ou à
l'opinion du consultant.
Erreur 5 : Penser qu'un logiciel
comptable n'est utile qu'aux comptables
Un logiciel comptable transmettra l'information essentielle
à chaque chef de service de l'organisation. Ne choisissez pas un
système qui ne permettra pas de produire des rapports
détaillés ni d'autres données à l'échelle de
l'entreprise.
Notre choix a été porté sur le logiciel
SAARI V12 composé des programmes de gestion tels Comptabilité
100, Paie 500, Gestion des immobilisations, Etats financiers...
2) Installation du logiciel et
paramétrage
Après l'acquisition du logiciel,
il faut procéder à son installation et au paramétrage des
différents programmes en fonction des activités et des objectifs
de l'entreprise. Le paramétrage est un processus d'adaptation et
d'intégration des données d'une entreprise dans un système
informatique au travers un logiciel en vue d'une automatisation des
tâches. C'est une affaire des spécialistes car par exemple, un
mauvais paramétrage des retenues ou charges salariales peut engendrer
une surévaluation des charges d'exploitation, un redressement fiscal, et
par ricochet agir sur la performance de l'entreprise.
1) création d'un plan de comptes
spécifique à l'entreprise
Le plan de compte d'une entreprise est l'ensemble des comptes
utilisé par la dite entreprise en vue de la codification de ses
opérations comptables. Le Système Comptable OHADA présente
un plan de comptes standard, mais qui est appelé à être
adapté à toutes les entreprises, ceci en fonction de la
spécificité de ses opérations. C'est ainsi que dans notre
processus d'automatisation de la fonction comptable de la société
TSAGAS, nous avons pu mettre sur pied un plan de comptes approprié
à ses activités. (Annexe)
4) gestion
informatisée des opérations comptables
Après la création d'un plan de comptes
spécifique à l'entreprise, il faut l'opérationnaliser.
L'opérationnaliser ici consiste à y introduire toutes les
informations comptables à partir d'une certaine période
donnée. Dans notre cas, nous avons commencé par le mois de
Janvier 2007 et il faut noter que nous avons eu un problème
d'évaluation des élément de l'actif afin d'établir
le bilan d'ouverture. L'informatisation des opérations comptables passe
par un ensemble d'étapes à respecter :
a) La collecte des pièces
comptables
Toute entrée ou sortie de fonds doit être
matérialisée par une pièce comptable en vue de faire
l'objet de justification. C'est ainsi qu'elles doivent être
collectées journalièrement par le service comptable et
conservées à bon escient. Une saine gestion de l'entreprise
nécessite un accès rapide aux différents documents et
pièces justificatives utiles à l'activité. De plus, la
valeur probante de la comptabilité repose sur la présentation de
documents obligatoires (bilan, compte de résultat, le TAFIRE pour les
entreprises soumises au régime du réel et l'état
annexé, Art 8 du Droit Comptable OHADA) mais aussi sur
une liaison de ceux-ci avec les pièces justificatives es
opérations réalisées.
b) l'imputation comptable
C'est une phase de pré comptabilisation qui consiste
dans un premier temps à vérifier les calculs effectués sur
la facture et dans un second temps l'attribution des comptes à affecter
en fonction du type de journal correspondant. Nous avons
énuméré cinq journaux :
- journal d'achat pour toutes les opérations d'achat
- journal des ventes pour toutes les opérations de
ventes
- journal de caisse pour toutes les opérations
de caisse
- journal de banque pour toutes les opérations de
banque
- journal des opérations diverses.
c)
l'enregistrement proprement dit
Les mouvements sont enregistrés chronologiquement,
opération par opération et jour par jour sur le livre journal.
Cette chronologie doit être interprétée comme se rapportant
à la période au cours de laquelle des opérations de
même nature (ventes, par exemple) sont comptabilisées.
5) Gestion informatisée des
différentes déclarations
La société TSAGAS est une SARL
soumise au régime du réel à son gré. Pour mieux
illustrer cela, nous allons partir d'un cas.
CAS PRATIQUE
La société TSAGAS Sarl procède le 10 Juin
2007 à la facturation de 20 tôles inox
perforées pour 350 000 F CFA l'unité et de
120 clapets anti-retours à 8500 F l'unité;
suivant le bon de commande n°1615/07MGA du 05/05/2007 et le bon de
livraison n° 00951 du 02/05/07, jour de l'achat à la CASSE. Ces
produits ont été achetés espèce à un montant
6 500 000 FCFA à la CASSE.
Etablissons sa facture de vente et procédons
à l'analyse fiscalo-comptable de toutes les opérations y
afférentes.
Solution la
présentation de la facture est en annexe.
Comptabilisation
? Le jour de l'achat (02/06/2007), l'écriture d'achat
sera passée en débitant le compte «
601001 : achat des produits de quincaillerie à la
Casse » par le crédit du compte «
571001 caisse » pour un montant de 6 500 000. la TVA
n'est pas prise en compte dans cette écriture parce qu'elle ne fait pas
mention sur la facture et aussi parce les vendeurs de la Casse ne sont pas
assujettis à la TVA. A la suite de cette écriture d'achat, on
faut procéder à l'écriture de variation de stock en
débitant le compte « 311001 : produits
de quincaillerie » par le crédit du compte
« 603101 : variations de stocks de produits de
quincaillerie » d'une valeur de 6 500 000.
? Le jour de la vente, (10/06/2007) deux écritures
seront passées. Dans un premier temps, celle de la vente proprement dite
en débitant le compte « 411001 : client
HEVECAM » d'un montant de 9 563 850 par le crédit
des comptes « 701001 : ventes de marchandises
à HEVECAM » et « 443101 : TVA
collectée sur le client HEVECAM » respectivement des montants
8 020 000 et de 1 543 850 FCFA. Et dans un second temps,
l'écriture de variation de stocks en débitant le compte
« 603101 : variations de stocks de produits de
quincaillerie » par le crédit du compte
« 311001 : produits de
quincaillerie » d'un montant de 6 500 000.
La TVA inscrite dans le
compte « 443101 » soit
1 543 850 FCFA, est exigible immédiatement et doit
être déclarée au plus tard le 15 juillet 2007, dans
le respect du décalage d'un mois comme
prévu par réglementation fiscale, même si le
règlement n'est pas effectif, car il s'agit des biens et non des
services. La facturation tient lieu d'exigibilité de la TVA. On peut
constater que ceci n'est que théorique, dans la mesure ou sur le terrain
c'est le règlement qui tient lieu de d'exigibilité.
Dans notre exemple suscité, il est mentionné que
les achats ont été effectués à la CASSE. C'est un
marché de secteur informel parfois appelé
marché noir qui fait dans la revente de tout
matériel de construction et parfois à des prix très
concurrentiels car nous a-t-on dit, ces produits ne respectent la
réglementation. Sous réserves du développement des
régimes d'impositions dans cette partie et des éléments de
fond et de forme pour une déductibilité, les participants d'un
tel marché ne sont pas habiletés à facturer la TVA. Et
bien évidemment si vous effectuez des achats dans un tel marché,
le risque est d'abord élevé que le prix d'achat soit
supérieur aux prix homologués (raison pour laquelle il faut
toujours connaître le prix officiel avant d'y aller), mais aussi vous ne
pouvez chercher à récupérer la TVA sur cet achat,
d'ailleurs qu'elle n'est présente sur la facture. Ainsi pour
l'enregistrement de l'achat, on va débiter le compte
« 601101 : Achats des produits de quincaillerie pour
livraison immédiate » par le crédit du compte
caisse « 571000 » pour un montant
8 000 000.
Sur plan fiscal, nous avons noté une violation de la
règle en matière d'exigibilité de la TVA et une non
maîtrise des conditions de déductibilité de la même
taxe. Dans le cas des livraisons de biens, la TVA est exigible
immédiatement après facturation. Pratiquement, cette règle
n'est pas appliquée ; seuls les règlements donnent lieu
à l'exigibilité de la TVA. On peut aussi noter que notre apport
dans cette entreprise a permis de bénéficier d'un crédit
d'impôt à l'ordre de 2 175 000 (Deux millions cent soixante quinze
mille francs Cfa). Ce manque de culture fiscale se traduit entre autre par
l'absence d'un manuel de procédures comptables.
6) la sécurisation du système
d'information comptable
Le rôle joué par le système d'information
non seulement dans les entreprises et les gouvernements mais également
dans la vie quotidienne est s'y essentiel que la sécurité et le
contrôle des systèmes d'information sont devenus une
priorité absolue. Compte tenu de la valeur stratégique qu'a
l'information comptable et financière pour, elle doit être
protégée. Le degré de protection des fonctions et des
rapports confidentiels au moyen de mots de passe est un indicateur du niveau de
sécurité du programme. Le système idéal devrait
vous permettre de préciser les tâches que chaque utilisateur peut
exécuter à un moment donné. Par exemple, un système
doté d'une bonne sécurité vous laissera stipuler que seul
l'administrateur des comptes fournisseurs est autorisé à imprimer
des chèques les jeudis après-midi entre le 1er juin et le 30
août. Certains systèmes peuvent aussi produire un rapport qui
indique quand les chèques ont été exécutés
et par qui.
B) Les avantages d'un bon
système
Votre organisation peut tirer de nombreux avantages d'un
logiciel comptable proprement installé et mis en oeuvre :
Meilleures capacités de
prise de décisions
Un bon logiciel comptable peut vous donner un
aperçu ponctuel de votre organisation et produire des rapports
détaillés ainsi que vous fournir d'autres données
nécessaires à la planification à long terme.
Meilleur flux de
trésorerie
La gestion du flux de trésorerie est essentielle pour
toute entreprise. Un système intégré de factures, de
stocks, de comptes clients et fournisseurs vous permet de gérer votre
flux de trésorerie avec une facilité et une efficacité
accrues. Grâce à une meilleure gestion du flux de
trésorerie de votre organisation, davantage d'options s'offriront
à vous pour lancer des campagnes de financement et favoriser la
croissance à long terme.
Des données plus
exactes
Si vous utilisez un logiciel comptable entièrement
intégré, non seulement votre accès aux données sera
plus aisé mais, en outre, l'information sera plus exacte. Contrairement
à un système comptable manuel qui exige beaucoup de temps pour
contre vérifier les chiffres inscrits dans divers livres (ce qui
augmente considérablement le risque d'erreurs), un bon système
comptable informatisé ne requiert qu'une seule saisie des données
qui seront ensuite utilisées dans tout le système.
Un contrôle
accru
Un logiciel comptable intégré donne accès
en temps réel à l'information financière essentielle
concernant votre organisation. Vous disposez ainsi d'un meilleur contrôle
qui vous permet de gérer plus efficacement les divers aspects de votre
entreprise.
De solides bases de
croissance
Un bon système comptable pourra suivre la croissance de
votre organisation : vous pourrez l'étendre à mesure que vos
activités prendront
Ces étapes ne peuvent pas être
considérées comme standards, mais représentent les plus
essentielles. Les configurations vont variées en fonction de la
complexité des activités d'une entreprise et de sa structure. Nos
études ne sont focalisées uniquement sur les activités de
TSAGAS qui reste en principal la livraison des biens.
L'utilité de la mise en place d'un système
d'information réside, il ne faut pas l'oublier dans sa capacité
à donner des éléments indispensables à la prise de
décision. Il est donc important d'identifier les destinataires finaux du
processus de collecte d'information et de mettre en place des processus
efficaces de diffusion de l'information au sein de l'entreprise. Il
était question pour nous dans cette partie d'étayer dans un
premier temps les procédures de collecte et de traitement des
différentes activités de TSAGAS et dans un second temps les
divers processus et aléas pour mise en oeuvre d'un système formel
d'information comptable et financier. Il ressort que plusieurs questions
restent encore posées sur son bien fondé et son impact sur la
valeur boursière dans une PME à l'instar de TSAGAS. Telles sont
des préoccupations que nous allons essayer d'aborder à la
deuxième partie.
| 
