CHAPITRE 2 :
ORGANISATION DU SYSTEME
D'INFORMATIONS COMPTABLES DE TSAGAS
La valeur probante d'une entreprise est fonction de la
fiabilité des informations comptables et financières inscrites
dans les états financiers annuels. Un tel souci ne peut être
réalisable que dans la mesure où le système de collecte,
saisie, traitement et diffusion est bien organisé. Il faut noter qu'une
bonne organisation du système d'information comptable et financier
présume une bonne qualité de l'information, mais en aucun cas une
qualité absolue. Comme nous l'avons annoncé au départ
à l'introduction, la société TSAGAS ne regorgeait à
notre arrivée que d'un service de collecte des pièces comptables
en vue d'un traitement par un cabinet fudiciaire. Notre passage dans cette
structure s'est sanctionné par une opérationnalisation formelle
du SICF. A la suite de notre chapitre, nous allons à la première
section, faire un état de lieu du système existant bien avant et
des différentes failles rencontrées, à la seconde section
la nouvelle organisation.
SECTION 1 : Procédures de collecte et
traitement comptables des Opérations
de
Livraison de biens
Dans le cadre d'une opération de livraison ou d'une
constitution d'un dossier d'appels d'offres, plusieurs étapes
préalables sont traversées.
I - Cas des livraisons de biens
Dans le cas des livraisons de biens, le processus commence par
la réception des demandes de prix via le Internet ou par courrier
express. Après réception, on procède à des
cotations à des prix concurrentiels pour maximiser les chances
d'être choisi parmi les livreurs. Dans le cas où nos
réponses sont positives (ceci se traduit par la remise d'un bon de
livraison) l'achat et la livraison s'ensuivent.
a) Réception et cotation des demandes de
prix
Avant d'être autorisé de livrer des biens ou des
fournitures, il faut au départ que vos prix soient acceptés ou
concurrentiels. Ainsi l'une des entreprises auprès desquelles vous avez
eu son agrément vous fait part de la liste des produits dont elle a
besoin soit par Email (le plus souvent) ou par fax, en vue d'obtenir les
différentes propositions de prix. La proposition de prix consiste en ce
que l'on appelle en pratique la cotation. Dès
réception des listes de produits (annexe 1), il est
question de parcourir tous les points de ventes afin de rechercher la
qualité et la quantité disponibles à faibles coûts
(moins disant) ; car c'est sur cette base que la direction technique et
commerciale fixe les prix de la société.
Le problème que nous avons pu soulevé dans
cette étape consiste à une fixation arbitraire des prix,
sans un support prédéfini, ce qui par moment engendre une
baisse ou une surévaluation des prix de certains articles. On a
pu constater pendant notre passage des marges qui varient entre 10 et
100% ; l'élément atténuateur se justifiant par la
vulgarité ou la rareté de certains produits.
Une fois les différentes cotations sont faites et
envoyées par le même canal au client, il se charge de
l'étude des différentes propositions en terme de prix,
qualité et quantité disponible (annexe 2). Si le
choix est porté sur un quelconque client, le bon de commande
immédiatement lui est attribué pour livraison
b) La livraison
Le document qui matérialise le droit
à une livraison est appelé Bon de Commande (annexe
3). A la réception du bon de commande, il faut une fois de plus
faire le tour des points de ventes toujours signe de retrouver des fournisseurs
à faibles coût en vue de la maximisation de marge
bénéficière. Il arrive parfois qu'entrent la date de
cotation et la date de réception du bon de livraison, qu'il y ait eu
inflation sur marché ; dans ce cas on ne peut livrer la commande,
car le prix de vente (PV) supérieur au prix de cotation (PC).
Dans le cas où les prix sont restés entre temps
inchangés et/ou la situation est bénéficiaire, l'achat et
la livraison s'ensuivent .La photocopie du bon de commande, deux photocopies de
bon de livraison et la souche verte sont remises au magasinier pour
justificatif.
c) La facturation
Après la livraison, il faut procéder à la
facturation en tenant compte que le paiement est fait à 30 jours fin du
mois pour HEVECAM et 60 jours fin du mois pour CAMRAIL. Il faut joindre
à la facture originale deux (2) photocopies de la dite facture,
l'original du bon de commande et du bon de livraison.
II - Cas des appels
d'offres
Un appel d'offre est un projet
présenté par l'Etat, les collectivités
décentralisées ou des organismes privés à des sous
traitants respectant des conditions en vue d'être réalisés
à une date et montant donné dans le strict respect des conditions
du contrats y afférent. Le soumettant du projet fait souscrire tous les
soumissionnaires intéressés parfois une maudite somme
appelée frais d'ouverture de dossier non remboursable. Une
réponse d'appels d'offres est constitué le plus souvent de trois
dossiers.
A) Eléments
constitutifs
La réponse à un appel d'offres donne lieu à
la constitution de trois dossiers :
- Dossier administratif
- Dossier technique
- Dossier financier
a) Le dossier administratif
Les documents y afférents confirment l'existence
légale de la société, sa crédibilité sur le
plan financier et fiscal. Il est le plus souvent composé de tout ou
partie des documents suivants :
-la lettre de soumission d'offres :
c'est une lettre d'engagement jointe au dossier d'appels d'offres
rédigée par le soumissionnaire du projet en vue de prouver sa
capacité à réaliser le projet.
- la domiciliation bancaire : lettre
rédigée par le fondé de pouvoir de l'entreprise
soumissionnaire attestant ainsi l'existence d'un compte courant appartenant
à celle-ci.
- le certificat de non imposition :
lettre rédigée par l'administration fiscale de la place en vue de
prouver la crédibilité de l'entreprise vis-à-vis de
l'Etat.
- la patente au titre de l'exercice en
cours
- la carte de contribuable
- le registre commercial et de
crédit mobilier (RCCM)
- l'attestation et le plan de
localisation
- l'attestation de non redevance fiscale et
de non faillite...
b) le dossier technique
En fonction du type de projet présenté, une
analyse approfondie est attendue des différents soumissionnaires. C'est
dans cet offre que le soumissionnaire montre sa capacité et sa
compétence à gérer le projet. Il est composé des
preuves du potentiel technique, du potentiel des ressources humaines et de tout
autre aspect qui puisse convaincre le propriétaire.
c) le dossier financier
La concrétisation financière de l'offre
technique se fait à ce niveau à travers des devis estimatifs
qualitatifs et quantitatifs.
· Devis estimatif quantitatif
Les grandes phases du projet doivent être
présentées et matérialisées en tenant compte ainsi
des quantités totales, des prix unitaires et les différents
totaux par processus de déroulement.
· Devis estimatif qualitatif
La qualité est un facteur déterminant dans
l'analyse et l'évaluation des offres ; raison pour laquelle les
différents prix en fonction des marques tiennent lieu d'être
présentés. La pertinence d'une offre ne se traduit pas
nécessairement par son caractère de coûts minimums. Le
risque de perdre une offre est élevé lorsqu'elle est
moins disante .En général, toutes les
affectations financières aux différentes phases du projet doivent
être justifiées.
Après la réception par le propriétaire
des multiples offres venant des soumissionnaires, un dépouillement est
fait en leur présence et ceci dans le souci de laisser chacun
négocier son offre.
B) Traitement de la TVA y
afférente
a) Cas d'une offre sous traitée
Comme nous l'avons expliqué plus haut, dans le cadre
des appels offres, la société TSAGAS peut intervenir dans la
transaction non pas comme le principal exécutant, mais en tant que
l'intermédiaire. Sous l'angle de l'existant, aucun traitement n'est
affecté aux commissions y afférentes. L'entreprise sous traitante
a la charge de procéder elle-même aux différents
reversements.
Dans le cas où l'Etat ou une collectivité
décentralisée est responsable de l'offre, la TVA issue de
l'opération est retenue à la source. Ce qui signifie que pendant
le règlement de la facture, seul le net vous est versé.
b) Cas d'une offre exécutée par la
société elle - même
Pendant notre séjour dans la société,
nous avons eu à réaliser la construction de deux salles de classe
dans un établissement situé à ATOCHI (Dschang) pour un
montant TTC de 17 255 125 FCFA. Cette offre fait partie
intégrante du budget de la commune de la dite localité, raison
pour laquelle son caractère de collectivité
décentralisé lui donne le droit de retenir la TVA à la
source.
De toutes les activités de TSAGAS, on peut constater
que l'activité récurrente reste la livraison des biens. Une telle
activité mérite une attention toute particulière en
matière gestion de sa rentabilité et de performance de
l'entreprise. Ainsi compte tenu de son importance sur la qualité de
rapport, la seconde section sera réservée à la
configuration proprement dite du système comptable informatique.
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