V.3.2 Organisation en départements d'achat
L'organisation fonctionnelle en départements d'achat
est l'une des modalités d'organisations la plus efficiente que l'on peut
rencontrer dans les fonctions achats mutualisées et qui pourrait
être éventuellement transposée à la fonction achat
des GHT.
Les départements d'achat suivent une logique de
découpage fonctionnel et leur nombre peut varier en fonction de la
taille du GHT, du nombre d'établissements ou du volume d'achat et du
nombre d'acheteurs le composant.
On peut distinguer deux types d'organisation fonctionnelle en
départements : la première plus adaptée aux plus gros GHT
est plus détaillée où des filières d'achat
pourraient être rattachés à certains départements
(cas 1) ; la deuxième, plus adaptée aux petits GHT sera
structurée autour de deux départements principaux : le
département produits de santé et le département produits
non médicaux (cas 2).
Cependant, il peut avoir une variété des
déclinaisons possibles entre ces deux organisations en fonction des
choix organisationnels et des spécificités de chaque
groupement.
Figure VII : Organisation fonctionnelle en
départements achats adaptée aux plus gros GHT
Figure VIII : Organisation fonctionnelle en
départements achats adaptée aux plus petits GHT
Rôles des responsables de départements
:
? rôle d'encadrement opérationnel des acheteurs
de leurs familles d'achat.
? pilotage de production des marchés (planning, gestion
de la charge des agents, proposition de stratégies d'achat,...).
? Rôle de garantir la sécurité juridique
et la performance économique sur leur périmètre
vis-à-vis du directeur des achats.
? Rôle de pilotage des achats d'une ou plusieurs
familles de biens ou de services, en cohérence avec la stratégie
achat du groupement et en s'appuyant sur une équipe d'acheteurs «
famille ».
Il est conseillé que le responsable de
département d'achat soit placé sous l'autorité du
directeur des achats du GHT afin de simplifier la gestion
hiérarchique.
V.3.3 Les référents achats et les
délégations de signature :
La fonction achats peut reposer également sur des
référents achats dans les établissements
parties. Tout comme les responsables de départements d'achat, les
référents achats pourront être placés sous
l'autorité du chef de l'établissement support, mais placés
géographiquement dans un établissement
partie.
Rôles des référents
achats :
? Le référent achat de l'établissement
partie contribue au pilotage de la production des marchés en liaison
étroite avec tous les responsables de département.
? Il veille à l'expression préliminaire des
besoins par l'établissement partie concerné, en amont de la
passation des marchés
? Il pilote en proximité avec les acheteurs
concernés l'instruction des marchés spécifiques de son
établissement partie (marchés subséquents, marchés
spécifiques,...).
? Il est l'interlocuteur privilégié de la
fonction achat commune entre l'établissement support et son
établissement partie notamment pendant la phase de l'expression des
besoins en amont et la phase d'exécution des marchés en aval.
? Il pourra également, dans un but d'efficacité
et de fluidité des circuits de signature, signer les marchés
à procédure adaptée (MAPA) ou les appels d'offres (AO)
répondant exclusivement aux besoins de l'établissement partie
duquel il relève par le bien d'une délégation de signature
qu'il a bénéficié du chef de l'établissement
support.
Il est recommandé que le référent achat
d'un établissement partie bénéficie qu'une
délégation de signature sur les marchés spécifiques
de l'établissement partie concerné tels que : des marchés
subséquents, marchés répondant à un besoin
spécifique de l'établissement partie,...
Délégations de
signature :
Le directeur de l'établissement support peut
opérer des délégations de signature à certains
membres de la fonction achat afin de simplifier la fluidité du processus
de notification des marches.
La mise en place d'une délégation de signature
est recommandée au moins aux membres l'équipe rapprochée
du directeur de la fonction achat.
Cependant, le directeur de l'établissement support peut
également déléguer sa signature à d'autres agents
de la fonction achat, à condition que ces agents soient directement
employés par l'établissement support ou mise à disposition
de celui-ci.
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