V.3 Recommandations des modalités d'organisation
possibles :
La mutualisation de la fonction achat a pour finalité
de faire du groupement hospitalier de territoire (GHT) l'élément
pertinent pour la mise en oeuvre d'une politique et d'une organisation des
achats des établissements parties.
Du fait de la diversité, en termes de nombre
d'établissements d'un GHT, leur dispersion géographique, la
qualité de leurs processus d'achat, le niveau de professionnalisation de
leurs équipes, leur volume d'achat, la maturité d'achat,
l'historique de leur implication au sein des opérateurs d'achat
mutualisés, empêche toute tentative d'un modèle
d'organisation unique de la fonction achat mutualisée des
GHT.
D'après les textes juridiques évoqués
précédemment, seul le chef de l'établissement
support dispose la compétence de signer les marchés dans
le cadre de la fonction achat commune des GHT ou de toute personne qui
bénéficie d'une délégation de signature de sa part.
Par conséquent, pour bénéficier de cette
délégation de signature, la personne doit être
placée sous l'autorité du chef de l'établissement
support. Il relève de la responsabilité du chef de
l'établissement support d'identifier les personnes devront
bénéficier d'une délégation de sa signature.
Il est nécessaire de préciser que dans la
fonction achat des GHT, il ne peut avoir qu'une seule équipe de
la fonction achat quels que soient la localisation géographique
des agents et leur rattachement à l'établissement support.
En fonction de contexte de chaque GHT, il peut y exister
deux principaux types d'organisations possibles :
Organisation pyramidale :
plus souple en termes de gestion sur le plan opérationnel, dans ce type
d'organisation les liens hiérarchiques sont clairement définis,
pas de litige sur la disponibilité des agents à gérer.
Dans cette configuration, les acheteurs sont affectés
à temps complet à la fonction achat. Soit ces
acheteurs continuent d'être rattachés à leur
établissement partie, soit ils sont affectés à
l'établissement support par la voie d'un changement
d'établissement ou d'une mise à disposition. Sur le plan
opérationnel, leur encadrement est assuré par le
référent achat de l'établissement partie concerné
dont lui-même étant sous l'autorité du directeur des achats
de l'établissement support.
Ce type d'organisation est plutôt adapté pour les
GHT de grandes tailles.
Organisation matricielle :
ce type d'organisation est plutôt préconisée pour des
petits établissements car il sera difficile de dédier des agents
à temps complet à la fonction achat alors qu'ils sont
historiquement polyvalents, entre les fonctions achat, logistique,
approvisionnement.
Dans ce contexte les acheteurs sont dédiés
à temps partiel à la fonction achat. Ils restent
employés et affectés dans leur établissement partie. Dans
le cadre opérationnel de la fonction achat du GHT, ils sont
encadrés par le référent achat de l'établissement
partie concerné dont lui-même est placé sous
l'autorité du directeur des achats de l'établissement support.
Afin de simplifier les relations, il est préférable que le
référent achat de l'établissement partie, soit par exemple
un directeur des services économiques (DSE) dont tous les agents
dédiés à la fonction achat de son établissement,
soient directement sous son autorité hiérarchique.
V.3.1 Composition type de l'équipe rapprochée
du directeur des achats
Compte tenu des impératifs de coordination de la
fonction achat en mode multi-établissements, la nécessité
d'harmonisation des méthodes achat, de pilotage des processus, de
sécurisation des affaires, il est recommandé de mettre en place
une équipe rapprochée du directeur des achats dont la composition
pourrait être de manière suivante :
? Les responsables de départements achats ? Les
référents achat d'établissement ? La cellule juridique des
marchés
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? Le contrôleur de gestion achat
? L'assistant maîtrise d'ouvrage du système
d'information achat (AMOA SI-Achat).
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