II.1.3. Bureau de
l'intendance
Attributions :
Ce bureau a pour attributions de :
· Gérer le patrimoine de l'Assemblée
provinciale
· Gérer le matériel roulant
· Gérer les meubles et immeubles de
l'Assemblée
· Gérer les fournitures des bureaux et divers.
L'Assemblée Provinciale possède cinq
bâtiments :
· Un bâtiment en étage et avec quelques
bureaux et une salle des séances plénières
· Un bâtiment des bureaux des commissions
· Un bâtiment avec une salle des réunions
· Des résidences pour les membres des bureaux
L'assemblée provinciale comptabilise troissortes des
meubles :
· Trente et un bureaux
· 134 chaises plastiques
· 15 tables plastiques etc.
Les fournitures de bureau sont catégorisées
parmi les matériels consommables qui demandent un renouvellement de
stock, tel qu'on nous l'a dit.
II.1.4. Le bureau de
protocole
Ici, nous avons connu l'encadrement du chef de bureau.
Celui-ci nous a appris que le protocole peut être défini comme une
mise en application des règles du savoir-vivre. C'est le fait de
faciliter la liaison entre le chef et les gens de l'extérieur et de
l'intérieur. C'est la porte d'entrée et le miroir de
l'institution.
Ce bureau a pour attributions :
· Règlementer certaines situations en rapport avec
trois tâches ci-après :
- Relations publiques
- Accueil des visiteurs
- Les cérémonies
Les Relations Publiques et Extérieures
v Les contacts avec les autres institutions, services ou
individus pour le compte de l'autorité
v Les formalités de voyage pour les membres de
l'Assemblée Provinciale ou d'autres personnes.
v La préparation des visites des autorités,
d'autres institutions, ou entreprises publiques et privées.
L'accueil des visiteurs :
Les visiteurs sont catégorisés en trois groupes
comme suit :
- Les demandeurs d'audiences
- Les invités de l'autorité (les personnes
invitées par l'autorité afin d'en recueillir des informations ou
qui viennent assister aux cérémonies de l'Assemblée.
- Les grandes personnalités et autorités
supérieures.
Les cérémonies :
Pour organiser une cérémonie, on doit
éviter l'improvisation, car une cérémonie se
prépare. Il faut identifier une cérémonie par rapport
à un événement. Pour une bonne préparation de la
cérémonie, on doit savoir le nombre des invités et faire
le tout pour savoir distinguer la qualité, le rang social, les
invités, l'espace. Alors de certaines cérémonies, tous les
députés ne sont pas nécessairement invités.
La présence :
La présence est l'ensemble des dispositions que prend
le protocole dans une cérémonie pour ranger les invités
par catégorie des fonctions. On peut également la définir
comme l'usage d'être placé avant les autres, de placer dans
l'ordre honorifique.
Quant aux invitations, il ya deux sortes d'invitation :
l'invitation reçue et l'invitation expédiée.
L'invitation expédiée est celle qui part de
l'assemblée vers l'extérieur, et qui doit comporter et indiquer
clairement le lieu et le motif ; l'invitation qui vient de
l'extérieur doit porter le nom de l'invité, l'heure, le lieu, le
jour, le programme.
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