3. Procédures du contrôle interne
3.1 Principe d'organisation
Le contrôle interne du Groupe Arcelor est fondé
de manière générale sur deux principes fondamentaux
à savoir :
· Principe de subsidiarité
« Il consiste à laisser à chaque
échelon d'une organisation toute l'autonomie dont il est capable. Il
n'est accompli par l'échelon supérieur que ce qui ne peut
l'être par l'échelon inférieur. En revanche,
l'échelon subordonné s'interdit de se décharger sur
l'échelon supérieur des tâches dont il est capable de
s'acquitter »7.
· Principe de responsabilité
Le personnel doit être responsabilisé dans
l'accomplissement de ces taches. Cette responsabilité est une source de
motivation qui conduit à la performance.
3.2 Fonctionnement du contrôle interne
Le Groupe Arcelor procède à un contrôle
interne dans différents domaines qui sont susceptibles de comporter des
risques non négligeables. L'objectif étant bien évidement
l'identification et la minimisation de ces risques afin de pouvoir être
plus performant et plus efficace.
7 http://www.lesedc.org/
Le contrôle interne est mise en place pour les domaines
suivants :
Ø Juridique
Au sein de la Direction des Affaires juridiques, plusieurs
opérations de contrôle ont été
élaborées. Ces procédures consistent par exemple :
La validation des principaux contrats conclut entre le Groupe
Arcelor et ces partenaires par la Direction des Affaires. Cette
procédure permet à la direction des affaires de vérifier
(les clauses du contrat...), de voir si certains éléments du
contrat n`ont pas été oubliés... les conséquences
peuvent être lourde essentiellement sur le plan financier, en cas
d'omission de certaines clauses par exemple.
Ils existent d'autres procédures relatives à
cette direction : la Direction des affaires doit systématiquement
intervenir lors de contentieux avec les tiers, signaler lorsqu'elle fait appel
à une aide juridique extérieur, avoir un système de veille
effectué en matière de nouvelles réglementions, de
directives, d'ordonnances et de décrets.....
Ø Financier
Le Groupe Arcelor cherche en matière de gestion
à limiter les risques de taux de change...et cela selon une
procédure bien précise qui est accepté au part avant par
le comité d'audit. Cette gestion de risque financière a lieu dans
la salle de marché.
Au sein de cette gestion financière on peut distinguer
un comité d'audit spécialisé essentiellement dans la
gestion du risque de liquidité (CFO). Ce comité de crédit
a pour mission principale la gestion de tous ce qui est relatif au choix du
mode de financement ainsi, qu'à la répartition des ressources
allouées à chaque filiale du groupe.
La procédure utilisait en matière de gestion
stratégique est liée au choix des investissements et à
leur planification. Ces derniers sont effectués en collaboration avec la
direction du contrôle de gestion. L'approbation des montants des
investissements font l'objet d'une procédure bien spécifique pour
éviter toute démesure de certains investissements (investissement
supérieure à 12 millions d'euros doit être accepté
par la Direction Générale et le Conseil de d'Administration...).
Ø Elaboration et traitement de l'information
comptable et financière consolidée
La consolidation des comptes du Groupe est
opérée par la Direction des Affaires comptable du Groupe
trimestriellement afin qu'elle coïncide avec les obligations en
matière de publication imposées par les marchés financiers
et « du processus de validation et d'approbation interne du
Groupe ».
La direction des affaires comptable utilise un progiciel
Carat pour son système d'information. Ce logiciel est aussi mise en
place au sein Contrôle de gestion (élaboration des tableaux de
bord). Il permet la préparation et le traitement des opérations
de consolidation et surtout une protection de ces informations.
L'élaboration du « Manuel de
consolidation » nécessite :
-le retraitement, l'élimination et l'affectation des
opérations de consolidation s'effectuent à travers la collecte
d'information comptable aux prés de l'ensemble des entités
concernées par la consolidation. L'organisation de ces entités
est fondée sur le principe de séparation des tâches
entre les entités locales.
-chaque entité locale élaborant une liasse de
reporting doit certifier à travers une déclaration à
l'attention du directeur générale et directeur financier
d'Arcelor de la conformité des informations comptables qu'elle transmet
avec les règles de procédures comptables du Groupe. A travers
cette déclaration, chacune de ces entités engagent leurs
responsabilités et cela selon le principe de responsabilité.
-Suite à cela, cette liasse de reporting est soumise
à plusieurs procédures de la part :
· Direction des affaires comptable qui procède
à de nombreuses analyses et des contrôles très pointus de
toute l'information. Ceux-ci en vue de la rédaction de la revue du
Groupe.
· Des analyses et des contrôles de ces liasses sont
également faits par des auditeurs externes.
· Un contrôle est aussi effectué par le
BRC.
En soutien à cette direction, le Groupe a crée
une fonction. « Compliance » qui a vocation de s'informer,
se renseigner sur les normes comptables, les nouvelles dispositions en la
matière et sur l'évolution de cet environnement comptable.
Ø Contrôle de gestion
Le Contrôle de gestion chez Arcelor consiste
principalement en :
-L'analyse des performances du Groupe, le traitement des
écarts entre les objectifs préétablies et les objectifs
réels et d'explication des causes de ces écarts. Suite à
cela, il suggère la modification de certain objectif et ceux-ci au sein
d'un rapport :
-A faire des prévisions à moyen terme
d'où des rapports prévisionnels qui sont communiqués
à la Direction Générale, le Conseil
d'Administration....
- La mise en place de tableaux de bord transmis à
toutes les fonctions.
- La réalisation des budgets prévisionnels et
d'approuver les budgets annuel du Groupe.
- La rédaction du budget de l'exercice,
- Un suivie de la variation du Besoin en Fond de Roulement
Ø Définition et mise en oeuvre de la
stratégie
Ces lors d'un séminaire organisé deux fois par
an chez Arcelor que sont définies les stratégies à moyen,
long terme (évolution du marché de l'acier à long terme)
mais tout en ayant une vision à court terme. De plus, ces
séminaires permettent de vérifier s'il a une adéquation
entre la nouvelle stratégie et les stratégies antérieures.
Toute décision importante en la matière fait
l'objet d'une double décision, décision direction
générale et décision du conseil d'administration. Cette
double décision permet d'éviter d'avoir deux visions identiques
et ainsi éviter la prise de mauvaise décision. Sachant que toute
décision à des répercutions très importantes sur
l'ensemble du groupe, puisque c'est en fonction de la stratégie qu'est
défini : la politique d'investissement, la politique de production,
la politique de communication.....
Ø Communication interne et externe en
particulier celles en relation avec la gestion du risque
image8
On peut distinguer la communication proactive et la
communication réactive. Selon le type de communication, le Groupe
Arcelor a élaboré différentes procédures
8 www.arcelor.com
· Situations procédure proactive :
-communication en interne
Une communication efficace doit circuler de manière
ascendante, transversale et descendante dans l'organisation, dans toutes ses
composantes et dans l'ensemble de sa structure.
Les plus hauts responsables de l'organisation doivent
transmettre un message clair à tous les membres du personnel sur
l'importance des responsabilités de chacun en matière de
contrôle interne. Tous doivent comprendre le rôle qu'ils sont
appelés à jouer dans le système de contrôle interne,
ainsi que la manière dont leurs propres activités s'articulent
avec celles des autres membres du personnel. Au sein d'Arcelor, la
communication en interne se manifeste par la transmission des
communiqués de presse, des documents concernant les résultats
financiers, les lettres Accents, création du magazine Accents pour les
managers du Groupe...
-communication externe
On cherche a transmettre aux différents partenaires
externes un message qui soit le même optique de la stratégie du
Groupe quelque soit la Direction qu'il le transmet.
-communication en cas de crise
Afin d'anticiper les risques de conflit, le Groupe a
décidé de mettre en place un système, un protocole
permettant une anticipation et une meilleure gestion des conflits.
D'où la mise en place « d'un plan de
communication de crise », « un réseau
d'alerte », « une permanence 24heures sur 24 et 365 jours
par an » à la charge de la Direction de communication.....
· Situations procédure réactive :
-communication en situation de crise
On distingue différents cas de communication externe.
En effet, lors de situation de conflit ou litige avec un tiers. Le Groupe
évalue la situation et utilise sa le système appelé
« hotline de crise » qui permet d'informer la Direction de
Communication et l'ensemble des collaborateurs. Selon l'importance de la
situation une cellule de crise peut être crée.
-veille médias
Le Groupe a décidé de crée une revu de
presse qui reprend l'ensemble des événements de la presse
nationale. Cette revue est destinée à l'ensemble des
salariés du Groupe. Cette revue est ensuite mise sur l'intranet du
Groupe.
-équipe de communication
La Direction de communication a décidé de
spécialiser l'équipe chargée des relations avec la presse.
Chaque collaborateur est habilité, spécialisé dans un
domaine bien particulier.
-relation presse réactive
Afin d'éviter de ternir l'image de marque du Groupe, le
Groupe a choisi de collaborer étroitement avec la presse lors de
situation de crise... Le Groupe a établi à cet effet
différents canaux de communication (Internet mail, numéro
d'appel...).
Ø Ressources humaines
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