2.1.5) Cycle de veille : diffusion des
résultats
Les informations n'ont de valeur que si elles parviennent au
bon moment, sous la bonne forme et aux bonnes personnes. Diffuser
«efficacement» signifie que les informations parviendront aux
utilisateurs, qu'elles seront clairement comprises et intégrées :
il faut tenir compte de leur comportement d'acceptation ou de refus.
Les produits7 de la veille doivent être
remontés régulièrement au moyen de supports écrits
ou d'échanges verbaux.
Application aux Grands Moulins de Strasbourg
: Une newsletter parait mensuellement et propose une synthèse
des informations les plus pertinentes recueillies durant le mois. Elle est
diffusée par mail et disponible au format papier sur demande
(voir annexe 4).
Des « Flash Info » sont également
envoyés par mail de manière ponctuelle, lorsqu'une information
stratégique me parvient et qu'elle doit être partagée au
plus vite avec l'équipe commerciale et la direction (voir annexe
5).
Le système de veille est entièrement
opérationnel depuis la fin du mois de février, mais pour des
raisons pratiques, il n'a été présenté
officiellement qu'au mois d'avril lors d'une réunion commerciale
réunissant la majorité des clients de la veille :
* La direction commerciale et marketing
* Les commerciaux
* La responsable R&D
* Le responsable Export
* La responsable de la marque Banette
* La responsable marketing Grande distribution
Le projet a été bien accueilli dans son
ensemble, bien qu'actuellement, seule une partie de l'équipe commerciale
nous donne son avis sur le système de veille et nous remonte des
informations « terrain ». Les autres membres semblent plus passifs et
acceptent l'information qu'on leur donne sans pour autant chercher à
alimenter le système de veille.
7 Le terme « produit de la veille » est
utilisé pour désigner les résultats
générés par la veille.
EM Strasbourg | De la veille stratégique à la
capitalisation des savoirs : le cas des Grands Moulins de Strasbourg
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2.1.6) Cycle de veille : stockage et archivage
Le stockage des informations est nécessaire à la
valorisation et l'exploitation des données. Il représente une
mise en commun des informations : celles-ci doivent donc être facilement
accessibles par les clients de la veille. Selon la façon dont il est
conçu, le stockage peut constituer une capitalisation des connaissances
de l'entreprise.
Le stockage nécessite la mise au point d'un plan de
classement des informations dans les bases de données. Il repose sur le
ciblage de la veille stratégique, reprend les thèmes et les
acteurs, qui sont les mots clés principaux, et affine les
détails. Cet affinage se traduit par une liste de mots clés qui
s'imposent aux utilisateurs de la veille. Son évolution est liée
à l'évolution du ciblage.
Application aux Grands Moulins de Strasbourg
: une base de données contenant l'ensemble de mes recherches
est disponible et librement accessible sur l'intranet de l'entreprise. Elle se
présente sous la forme d'un moteur de recherche dans lequel peuvent
être indiqués des mots-clés reliés à la
classification des données. Le plan de classement est disponible sur la
page d'accueil (voir annexe 6) et un mode opératoire a
été créé afin de faciliter la recherche des clients
de la veille (voir annexe 7).
En complément de la base de données, des
archives papiers ont été mises en place dans les locaux de
l'entreprise : les magazines ont été triés par nom et par
date, quant aux autres documents, ils ont été rangés par
date de réception.
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