3. La Boîte à idées (source de
collecte des informations)
Boîte (s)placée (s) à un ou plusieurs
endroits dans l'entreprise afin de recevoir les réflexions et les
suggestions du personnel sur tout ce qui touche à la vie et au
fonctionnement de l'entreprise.
Elle permet aux salariés de faire des suggestions de
manière anonyme, sous forme de feuilles remises dans ces boîtes.
Pour une bonne circulation de l'information, la direction a
introduit des boîtes à suggestions dans l'entreprise pour
recueillir des idées ou autres sujets afin de simplifier le
travail.
Cette boîte à idées, peints aux couleurs
de La Loyale Assurances est installée à
côté du tableau d'affichage avec imprimé juste au dessus
« VOS AVIS ET SUGGESTIONS » Signé
par la Direction.
La gestion de cette boîte à idées est du
ressort du service communication, chaque fin de semaine (vendredi) à
16 H 00, il fait la collecte et le dépouillement du contenu. Et à
travers un mémo, il rend compte au Directeur Commercial qui, à
son tour, fait part des suggestions et avis à la Direction
Générale. Pour les Bureaux Directs géographiquement
éloignés, le ramassage du contenu des boîtes se fait les
vendredis à 14 H avec une des voitures de services.
Cet outil peut :
- améliorer le fonctionnement de l'entreprise,
notamment dans le domaine technique et dans celui de l'organisation et des
conditions du travail
- Faciliter la remontée de l'information.
Cette boîte constitue un canal sûr d'expression
libre pour le personnel qui ne risque aucunes représailles vu qu'il
s'exprime en tout anonymat. Elle fidélise aussi le client en
l'impliquant dans la vie de l'entreprise et prend en compte ses
préoccupations qui sont sûres d'être imputées et
traitées.
Les intérêts de cette boîte à
idée sont multiples : moyen de communication ascendante ;
moyen d'expression des salariés ; moyen d'émulation ;
encouragement des initiatives et développement de la
créativité.
Cependant, s'il n'existe pas un système de
récompense, le nombre de suggestions est faible, risque de
déception et de démobilisation si les suggestions ne sont pas
retenues.
4. Le Téléphone/ Le Fax
v Le Téléphone fixe
Le téléphone permet à la fois de
véhiculer l'information à l'interne et à l'externe de
l'entreprise, de vérifier sa réception au destinataire et d'en
obtenir un feed-back.
A la Loyale Assurances, cet outil sert aussi de moyen de
communication pour les employés entre eux. Il permet aux services
d'entrer en contact avec les autres, afin d'obtenir des informations dont ils
ont besoin. D'ailleurs c'est pourquoi dans chaque service, on affiche une liste
de tous les numéros des différents bureaux et services. Il permet
aux employés d'obtenir des informations sans se déplacer.
C'est un excellent outil de communication interne, car vecteur
de la sociabilité des employés. Ils peuvent s'appeler souvent
pour se saluer ou avoir d'autres informations ne concernent pas leurs
activités professionnelles.
Le téléphone est facile à utiliser, il
est aussi directe, rapide, transmission d'une information sans
déformation.
Cependant, on peut dire que le téléphone fixe
présente quelques limites : Si l'employé se déplace
la communication devient impossible et on ne peut pas laisser de message.
Encore tous les bureaux de la loyale Assurances ne sont pas
équipés.
v Téléphone mobile
Le téléphone mobile est un excellent outil de
communication interne. À la loyale Assurances tous les employés
l'utilisent pour communiquer. Qu'il s'agisse de communication professionnelle
ou de communication privée, le téléphone portable est au
coeur des échanges.
Plus que le téléphone fixe, le mobile est un
vecteur de sociabilité des employés car pouvant se joindre
même hors du service. Chaque employé dispose d'un
téléphone mobile personnel. Mais cette utilisation reste
informelle, car l'outil n'est pas inscrit officiellement dans le système
de circulation d'information.
Son efficacité et sa réactivité font que
les employés utilisent leurs propres mobiles pour des activités
professionnelles.
v Le fax
Le fax permet l'envoi instantané d'une copie de
l'information au destinataire. C'est un outil très rapide et efficace
qui permet l'envoi et la réception à courte et longue distance
des messages lorsque la communication est établie (pas de coupure
d'électricité, le numéro du destinataire pas
erroné).
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