Paragraphe 2 : La Direction du Recouvrement : attributions
et
fonctionnement
Dans ce paragraphe, nous abordons successivement la structure,
les attributions (A) et le fonctionnement de la Direction du Recouvrement
(B)
A. Structure et attributions de la DR
Créée par décision
n°016/05/CNSS/DG/DAC-SPS du 11 avril 2005 portant organisation,
fonctionnement et attributions de la Caisse Nationale de Sécurité
Sociale, la Direction du Recouvrement est l'une des directions les plus
importantes de la CNSS. Elle est chargée :
- d'assurer le recouvrement des cotisations ;
- d'assurer l'immatriculation des employeurs et des
assurés volontaires;
- de gérer le précontentieux du recouvrement ;
- de gérer les comptes cotisants ;
- de suivre le fichier des cotisations ;
- d'assurer l'affiliation des travailleurs au régime de
sécurité sociale ;
- de suivre les mouvements des employeurs ;
- d'assurer la prospection des employeurs.
B. Fonctionnement de la Direction du Recouvrement
L'analyse du fonctionnement de la Direction du Recouvrement est
faite à travers les trois (03) services qui la composent. Il s'agit
du:
- Service des Immatriculations (SI) ;
- Service de la Gestion des Comptes Cotisants et Relances
(SGCCR) ;
- Service du Contrôle des Employeurs (SCE).
1. Le Service des Immatriculations
Service d'entrée de la Direction du Recouvrement sinon de
la Caisse, le service des immatriculations est chargé :
- de procéder à l'immatriculation des employeurs
et des assurés volontaires ;
- de suivre les mouvements des employeurs ;
- de procéder à l'affiliation des travailleurs au
régime de sécurité sociale ;
- de traiter les avis d'embauchage, de débauchage et les
prises en charge ;
- de suivre les mouvements des travailleurs et assurés
volontaires ;
- d' établir les livrets ou les cartes d'assurance ;
- d'établir les attestations d'immatriculation et
d'affiliation ;
- de procéder aux codifications diverses.
Ce service est structuré en deux sections :
- la section immatriculation des employeurs
- la section affiliation des travailleurs.
a) La section immatriculation des
employeurs
Elle s'occupe de l'immatriculation des employeurs et des
assurés volontaires. L'immatriculation est une opération
administrative qui permet d'identifier et d'attribuer un numéro à
un employeur. Autrement dit, l'immatriculation est l'inscription des personnes
physiques ou morales utilisant du personnel salarié sur la liste des
employeurs et qui se concrétise par l'attribution d'un numéro
appelé numéro matricule.
La réalisation de l'immatriculation est
subordonnée à la constitution et au dépôt d'un
dossier par le demandeur. Ledit dossier comporte les pièces suivantes
:
- une demande d'immatriculation (imprimé disponible
à la CNSS) ;
- un état de recensement du personnel précisant
l'effectif du personnel, les dates d'embauche respectives et les salaires
payés (imprimé disponible à la CNSS) ;
- les statuts et le registre de commerce ou toute autre
pièce spécifique à chaque employeur autorisant l'exercice
de l'activité.
Une fois les pièces réunies et
présentées, le service des immatriculations attribue un
numéro séance tenante dans un délai relativement court
d'environ cinq (05) minutes. Cette promptitude est favorisée par
l'installation depuis 2006 du système automatisé appelé
«PROMEXE« qui permet d'immatriculer rapidement les employeurs.
Le point des employeurs immatriculés pendant les trois
premiers trimestres 2009 se présente comme suit :
Tableau n°1 : Etat des fichiers des
employeurs du 31/12/2008 au 30/09/2009
Libellé
Régime
général
|
Gens de
maison
|
Total
partiel
|
Assurance
volontaire
|
Total
|
Effectif au 31/12/2008
|
18 576
|
1 861
|
20 437
|
1 356
|
21 793
|
Immatriculation
|
1 943
|
64
|
2 007
|
31
|
2 038
|
Effectif au 30/09/2009
|
20 519
|
1 925
|
22 444
|
1 387
|
23 831
|
|
Source : Rapport d'activité DR
des 1er ,2ème et 3ème trimestre
2009
Les résultats ci-dessus révèlent que, du
1er Janvier 2009 au 30 septembre 2009, un total de cinq mille deux
cent cinquante cinq (5 255) employeurs a été immatriculé.
Des vingt trois mille huit cent trente et un (23 831) employeurs
immatriculés, seulement huit mille huit cent quatre vingt seize ont fait
des mouvements sur leur compte au 31 décembre 2008.
Nous remarquons que de nombreux employeurs qui n'existent
plus ou qui ont suspendu leurs activités continuent d'être
considérés comme actifs. Ces employeurs ne signalent pas leur
nouvelle situation à la CNSS. Nous en déduisons que le
fichier des employeurs est peu fiable.
Tout comme l'employeur, le travailleur a un numéro et
être rattaché à son employeur. Cette opération
relève de la compétence de la section affiliation des
travailleurs.
b) La section affiliation des
travailleurs
L'affiliation du travailleur est une opération
administrative permettant d'attribuer un matricule au travailleur et de le
rattacher à son employeur.
La section affiliation des travailleurs est la seconde section
du service des immatriculations.
A l'instar de l'employeur, le travailleur doit aussi produire
un dossier pour son affiliation. Ce dossier comporte une pièce
maîtresse appelée avis d'embauchage. C'est un imprimé
fourni par la Caisse et comportant des renseignements tels que : les noms et
prénoms du travailleur, le nom ou la raison sociale de l'employeur, la
date d'embauche, l'activité exercée, etc.
A l'avis d'embauchage, s'ajoutent les pièces suivantes
:
- la photocopie légalisée de la pièce
d'état civil du travailleur (jugement supplétif ou acte de
naissance) ;
- la photocopie légalisée de la carte nationale
d'identité ou du passeport ;
- deux (02) photos d'identité du salarié
concerné.
Outre l'activité principale que constitue l'affiliation
des travailleurs, la section affiliation s'occupe aussi de :
- l'établissement des cartes d'assurance ;
- l'opération de montée en charge des nouveaux
assurés ;
- débauchage des assurés qui ont cessé
leurs activités.
Les activités relatives à l'affiliation des
travailleurs menées par la section au troisième trimestre 2009 se
résument dans le tableau suivant :
Tableau n°2 : Points des
activités relatives à l'affiliation des nouveaux travailleurs
pendant le troisième trimestre
Désignation
|
Instances
début
période
|
Nbre de
dossiers
reçus
|
Total
|
Nbre de
dossiers
traités
|
Instances
fin
période
|
Taux
D'exécution
|
Saisie et rattachement
|
1 734
|
6
|
521
|
8 255
|
5 356
|
2 899
|
64,88
|
%
|
Scanning et mise en forme
|
4 642
|
5
|
356
|
9 998
|
1 379
|
8 619
|
13,79
|
%
|
Instance Validation
|
3 853
|
1
|
379
|
5 232
|
657
|
4 575
|
12,56
|
%
|
Tirage des cartes
|
18 126
|
|
657
|
18 783
|
2 984
|
15 799
|
15,89
|
%
|
|
Source : Rapport d'activités DR du 1er
au 3ème trimestre 2009
L'analyse du tableau ci-dessus montre que si des efforts
appréciables sont notés dans la phase de saisie et rattachement,
les autres notamment, celle du scanning affichent particulièrement des
taux faibles, preuves que le processus d'affiliation dans toutes ses
étapes souffre de certaines insuffisances. Au cours de ces trois
trimestres, sur 18 783 dossiers reçus, 2 984 cartes ont
été tirées soit un pourcentage de 15,89%. D'où
l'accumulation d'un nombre important de dossiers
Nos recherches nous ont permis de constater que des dossiers
sont encore en instance depuis 2005 voire 2006 parce que les cartes ne sont pas
encore imprimées pour être remises aux assurés
Outre cette accumulation des dossiers des travailleurs on
assiste à la perte ou à la permutation des photos dans les
dossiers des assurés. Il se dégage de cette situation une
mauvaise gestion des documents. Il est noté par ailleurs que
certaines cartes établies comportent des erreurs. Ces erreurs se
rapportent soit au nom patronymique mal saisi, soit aux permutations des photos
sur les cartes. Ces erreurs, si statistiquement, elles sont
négligeables, elles sont cependant révélatrices du niveau
de rigueur dans le traitement des dossiers.
En cas de cessation d'activités du travailleur,
l'employeur établit et communique à la Caisse un avis de
débauchage. En la matière, nous avons constaté
que nombre d'employeurs ne remplissent pas cette
formalité, il s'en suit que de nombreux salariés continuent
d'être rattachés à des employeurs donnés bien
qu'étant débauchés. Le fichier de l'employeur doit,
certes, retracer le passage de tous les travailleurs comme c'est le cas
actuellement. Mais l'état actuel des fichiers employeurs ne permet pas
de distinguer de façon exhaustive les travailleurs en activité
chez un employeur de ceux débauchés ou affiliés à
un autre employeur. De plus, il arrive que le même travailleur soit
immatriculé plus d'une fois dans le fichier d'un même employeur :
C'est l'existence des doublons.
Cette situation nous amène à retenir que
le fichier des travailleurs est peu fiable.
Nous avons aussi constaté que le service des
immatriculations ne dispose que d'une imprimante, de deux (02) scanners qui
fonctionnent tant bien que mal et de quatre (04) agents dont un (01) seul
s'occupe de l'immatriculation employeurs et les trois (03) autres de
l'affiliation des travailleurs et des activités connexes. Pour un
service dont toutes les opérations d'immatriculation au plan national
sont concentrées et eu égard au flux important de dossiers
reçus, ces moyens sont manifestement insuffisants. Nous notons donc
une insuffisance de personnel et de matériel de travail
(informatique et de bureau).
Le personnel, malgré leur nombre insuffisant est
souvent déterminé à donner le meilleur de lui-même.
Mais cette détermination est souvent contrariée par le
fonctionnement du système automatisé : l'application PROMEXE
utilisé pose d'énormes problèmes :
- le non fonctionnement du système pendant plusieurs
heures voire même des jours ;
- la disparition régulière dans le
système des pages de numéros d'assurés suite à la
défaillance du réseau. De ce fait, nous notons que
l'application «PROMEXE « est peu rassurante.
Nous avons aussi constaté une insuffisance dans le
contrôle des dossiers avant leur passage à la saisie. C'est ainsi
que les assurés fournissent des renseignements qui ne s'accordent pas
avec ceux de la carte d'identité. Il se dégage une
absence de
rigueur dans le contrôle des dossiers
d'affiliation des travailleurs fournis par les employeurs.
La section affiliation des travailleurs enregistre des
plaintes relatives aux erreurs constatées sur les cartes des
assurés. Ces erreurs résident dans l'orthographe des noms et
prénoms des assurés ou du fait du mauvais remplissage des
imprimés mis à la disposition des assurés. Il s'en suit
dont une insuffisance dans le remplissage des dossiers des
assurés et un traitement peu satisfaisant des dossiers
d'affiliation.
Entre les partenaires que sont les employeurs, les
travailleurs et le service des immatriculations, il y a un problème de
communication. Le service enregistre parfois des dossiers incomplets ou mal
renseignés, mais ce n'est qu'à la présentation de
l'employeur ou du travailleur et à son initiative que l'information est
portée à sa connaissance : nous notons alors une
insuffisance de communication entre le service et les partenaires.
La qualité d'employeur oblige non seulement à
l'immatriculation mais aussi au paiement des cotisations. La gestion des
comptes employeurs est assurée par le Service de la Gestion des Comptes
Cotisants et Relances (SGCCR).
2 - Le Service de Gestion des comptes Cotisants et
Relances (SGCCR)
Le SGCCR est subdivisé en deux (02) sections :
- La section gestion des comptes cotisants pairs et
- La section gestion des comptes cotisants impairs.
La séparation des taches au niveau des deux sections
n'étant pas encore réelle, le même travail s'effectue au
niveau de chacune des sections. Nous constatons une absence de gestion
par portefeuille des comptes cotisants.
La gestion des comptes cotisants consiste à mettre
à jour les comptes des employeurs, à examiner ces comptes dans le
but de connaître leurs soldes exacts ainsi que les périodes non
déclarées qui doivent faire l'objet de relance. Dans ce cadre,
les tâches ci-après sont exécutées :
> l'analyse des comptes cotisants : elle
consiste à étudier les différentes opérations
enregistrées en vue de corriger les erreurs éventuelles ;
> l'élaboration des états de
cotisations recouvrées : elle se fait périodiquement et
permet aux responsables de la Caisse d'évaluer les actions en
recouvrement pour réorienter, en cas de besoin, les actions futures. Il
convient de noter que cette tâche est automatisée. L'observation
des états de couvrement des cotisations nous a permis de constater que
certains employeurs ne payent pas la totalité des cotisations dues. Il
s'en suit une accumulation progressive des arriérés de
cotisations ;
> la saisie et la validation des déclarations
de salaires et des cotisations ;
> l'exploitation des états nominatifs
complémentaires de salaires ;
> le traitement des appels de cotisations
: Avant l'échéance de paiement, un imprimé de
déclaration des salaires et des cotisations est adressé à
chaque employeur. Cet imprimé est rempli et présenté au
SGCCR en vue du paiement des cotisations. Nous avons constaté au cours
de notre stage que les imprimés de déclarations des
cotisations sont régulièrement envoyés aux employeurs
;
> le traitement des dossiers de
rétrocession : il arrive qu'au moment de la liquidation du
dossier de pension du salarié que son employeur n'ait pas payé
l'intégralité des cotisations dues pour son compte ou qu'il n'ait
pas du tout cotisé. Les périodes pour lesquelles les cotisations
ne sont pas payées font l'objet d'avis de débit adressé
à l'employeur. En vue d'accélérer le processus de
traitement du dossier de pension, le salarié se substitue à son
employeur pour le paiement des cotisations principales dues. Pour ce faire, des
retenues sont alors effectuées sur sa pension. Les montants retenus sont
intégralement rétrocédés à l'assuré
dès la régularisation de la situation par l'employeur. Cette
pratique ne révèle pas totalement l'esprit de protection sociale
des travailleurs qui est la principale mission de la CNSS. Celle-ci dispose
pourtant des moyens légaux pour le recouvrement des cotisations dues par
les employeurs à travers la mise en oeuvre des articles 27 et 30 de la
loi 98 --- 019 du 21 mars 2003 portant code de sécurité sociale
en République du Bénin : « ... Si la mise en demeure reste
sans effet, le
directeur général de la Caisse peut
délivrer une contrainte qui est visée et rendu exécutoire
par le président du tribunal compétent, laquelle contrainte
comportant tous les effets d'un jugement est signifié par lettre
recommandée avec accusée de réception, par les agents
assermentés de la Caisse ou par exploit d'huissier dont les frais sont
à la charge du débiteur » (article 27 de la loi 98 --- 019
du 21 mars 2003 portant code de sécurité sociale en
République du Bénin), « ... Le directeur
général de la Caisse pourra procéder, dans les formes et
conditions prévues pour le recouvrement des cotisations directes et
taxes assimilées, à concurrence du montant des créances
dues, par voie de sommation ou d'avis à tiers détenteur contre
tout établissement bancaire, employeur fermier, locataires, d'une
façon générale, tout débiteur des personnes
redevables des créances ou tout tiers détenteur de deniers leur
appartenant » (article 30 de la loi 98 - 019 du 21 mars 2003 portant code
de sécurité sociale en République du Bénin).
Certains dossiers de rétrocession mettent du temps à être
liquidés. Nous notons alors une lenteur dans le processus de
traitement des dossiers de rétrocession.
Les résultats des autres activités exercées
au cours du troisième trimestre 2009 par le SGCCR se présentent
comme suit :
Tableau n°3:
Résultats des activités connexes et des relances,
3ème trimestre 2009
ACTIVITES
|
NOMBRES
|
INSTANCES
|
ATTESTATIONS
|
3 777
|
|
AVIS DE DEBIT
|
5
|
|
APPELS
|
EXPEDIES
|
8 375
|
|
|
|
|
LETTRE DE RELANCE EXPEDIEES
|
|
|
DOSSIERS TRANSMIS A LA CRG
|
MAJ. DE RETARD
|
16
|
|
|
5
|
|
DOSSIERS A TRANSMETTRE A LA CRG
|
MAJ. DE RETARD
|
2
|
106
|
|
4
|
|
COMPTES HORS PORTEFEUILLE
|
224
|
|
CORRESPONDANCES TRAITEES
|
20
|
|
DOSSIERS DE RETROCESSION TRAITES
|
17
|
20
|
DECLARATIONS SAISIES
|
7 733
|
|
COMPTES EN PORTEFEUILLE
|
12 225
|
|
DECLARATIONS VALIDEES
|
962
|
|
APPELS DE COTISATIONS ENVOYES DANS LES AGENCES
|
4 001
|
|
|
Source : Rapport d'activité DR
,3ème trimestre 2009
La lecture de ce tableau révèle que, malgré
les efforts du service, beaucoup de défis restent à relever.
3 - Le Services du Contrôle des Employeurs
(SCE)
Il est structuré en deux (02) bureaux de recouvrement
ayant rang de section. Il s'agit de :
o Bureau de recouvrement 1, Cadjèhoun ;
o Bureau de recouvrement 2, Aïdjèdo .
La mission du contrôle des employeurs est de veiller
à l'application de la législation en matière
d'immatriculation des employeurs, d'affiliation des travailleurs et de respect
de l'assiette des cotisations. Il s'agit d'un contrôle d'assiette et
d'effectif. Ce service se charge aussi au cours des contrôles, de la
sensibilisation des employeurs et des travailleurs sur leurs droits et
obligations respectifs.
Il faut distinguer deux (02) types de contrôle à
savoir le contrôle sur pièces et le contrôle sur place :
Le contrôle sur pièces
: Il s'agit d'une simple vérification arithmétique
permettant de s'assurer de l'exactitude des calculs effectués par
l'employeur, de vérifier l'assiette des cotisations notamment le respect
du SMIG et de l'application du taux des risques professionnels.
Le contrôle sur place
: Il peut être inopiné comme il peut être
programmé. Il a pour but de vérifier que tous les
éléments devant constituer l'assiette des cotisations y sont
intégrés au moment de la déclaration des salaires et des
cotisations par l'employeur. Le contrôle sur place permet de s'assurer
que tous les salariés sont affiliés à la date effective de
leur embauchage.
Les deux (02) bureaux de recouvrement disposent de neuf (09)
contrôleurs pour 8 896 employeurs actifs. Cet effectif est
insuffisant dans le respect des normes fixées par la CIPRES
à savoir un contrôle pour chaque entreprise dans un délai
de trois (03) ans.
Le tableau suivant résume le bilan des contrôles
effectués pendant le troisième trimestre 2009.
Tableau n°4:
Récapitulation des cotisations mises en recouvrement suite aux
contrôles.
ACTIVITES
|
CONTROLES REALISES
|
COTISATIONS
|
MONTANTS RECOUVRES
|
|
MAJORATIONS
|
|
28
|
23 774 628
|
6 064 859
|
5 853 539
|
ORDINAIRES
|
34
|
56 352 525
|
17 388 259
|
5 314 267
|
TOTAUX
|
62
|
80 127 153
|
23 453 118
|
11 167 806
|
|
Source : Rapport d'activités DR
troisième trimestre 2009
L'analyse du tableau ci-dessus laisse constater que sur 103
580 271 F CFA (cotisations principales et majorations comprises) seulement 11
167 806 F CFA ont été recouvrés soit 1.07%.
En effet, les contrôleurs n'arrivent pas à
recouvrer toutes les cotisations non déclarées par les employeurs
et révélées par les contrôles.
Sur le plan matériel, ces agents disposent de deux
(02) véhicules, un ordinateur portable et une imprimante (tombée
en panne). Nous notons alors une insuffisance de moyens
matériels (matériels roulants et matériels
informatiques).
Les contrôles ont révélé que
de nombreux employeurs ne déclarent pas l'effectif total de
leurs salariés et minorent l'assiette des cotisations.
| 
