Chapitre III - PRINCIPAUX OBJECTIFS DU CONTROLE
INTERNE
(EN MATIERE DE Trésorerie)
Nous décrirons les objectifs d'un bon contrôle
interne et les principaux éléments qui permettent de les
atteindre.
Outre le fait que la trésorerie doit être
gérée de manière efficace, le contrôle interne sur
la trésorerie et les opérations de trésorerie doit
notamment donner l'assurance que :
- Les paiements sont faits à des fins autorisées
et par un nombre limité de personnes ;
- Les encaissements fonts l'objet d'un suivi (contrôle
des encaissements) ;
- Les actifs liquides sont suffisamment protéges du vol
ou du détournement (protection et conservation des valeurs) ;
- Les opérations de trésorerie sont correctement
enregistrées (enregistrement comptable des opérations de
trésorerie)
1Les paiements sont faits à des fins
autorisées et par un nombre limité de personnes?
La plupart des règlements effectués
habituellement dans une entreprise, le sont aujourd'hui par cheque ou par
traite. Cette pratique s'explique par la commodité que présente
ce mode de paiement, mais aussi par les avantages qu'il offre à
l'entreprise en matière de contrôle. Les fonds bancaires sont par
nature moins accessible que les espèces déposées dans une
caisse. En outre, les mouvements bancaires sont retracés sur des
états tenus par un tiers, la banque, et envoyés
régulièrement à l'entreprise qui peut les
contrôler.
Il en résulte que, si le contrôle interne est
bon,les sorties de caisse ne concernent que les sommes réduites ou
nécessitant une extrême urgence, telles les avances sur frais,
petites fournitures,menus frais de transport. Je note cependant que, dans
certaines entreprises, une part importante des salaires est par la caisse.
a) Paiements par chèques ou
virements
Même si le fait d'effectuer tous les règlements
par cheques offre en soi une sécurité, des procédures
complémentaires de contrôle interne doivent être
prévues Il est important en effet que tous les cheques émis
soient signés uniquement par des personnes autorisées, que soient
prévues des pièces justificatives attestant leur bien
fondé enfin, enfin que leur enregistrement et leur expédition
soient menés rapidement et correctement.
On notera une conception de la fonction de trésorerie
qui apporte sur ce plan des éléments de sécurité
appréciables : fonction de « caissier
(ère) » responsable de la conservation physique des fonds,
fonction de trésorier (ère) responsable de leur gestion
financière. Dans ce cadre, les fonctions comptables sont
rattachées à un poste de contrôleur.
Signatures autorisées :
Les personnes qui disposent de la signature des cheques,
agréées auprès des banques, doivent être
expressément désignées (procès-verbaux du conseil
d'administration, pouvoirs transmis aux banques). Il sera utile de
prévoir soit la nécessité d'une double signature à
partir d'une certaine sommes, soit un montant maximum pour chaque signature
(exemple : X signe les cheques jusqu'à 10.000 f , Y signe les
cheques jusqu'à 100.000 f , X et Y signent conjointement au-delà
de 100.000 f, etc. .) ;
Les signataires ne doivent pas avoir accès à la
préparation et à l'enregistrement des cheques et, lorsque cela
est possible, il est souhaitable qu'ils ne soient pas habilités à
approuver les pièces autorisant un règlement.
Etablissement des chèques ou des ordres
de virement.
Les dispositions suivantes constituent en
général un bon contrôle :
Les cheques présentés aux signataires sont
barrés et établis au nom des bénéficiaires
nommément désignés (donc nom »au
porteur » ou « en blanc ») ;
La responsabilité de leur conservation jusqu'au moment
ou ils sont envoyés à leurs destinataires incombe aux signataires
ou à des personnes en dépendant directement. Ils ne doivent en
aucune circonstance être retournés à la personne qui les a
préparés et il est préconisé de les envoyer le plus
rapidement possible.
Une machine à signer les cheques peut être
utilisée pour économiser le temps
du personnel d'encadrement. Toutefois :
-Elle ne supprime pas l'examen préalable et
l'approbation des documents Justificatifs ;
-Un contrôle de cette machine doit être
(système de verrouillage, indexation du nombre de cheques émis
et comparaison avec le nombre de règlements autorisés,
surveillance des plaques de signature).
Mentionnons aussi l'utilisation de machines de protection des
cheques : les montants des chèques sont portés en relief
pour éviter toute modification inscrit.
Examen et annulation des pièces
justificatives :
Les personnes ne doivent signer les chèques
qu'après avoir vérifié leur bien-fondé,
c'est-à-dire examiné les éléments justificatifs
joints. Ces justificatifs doivent en principe être, soit un simple
original de la facture correspondante si l'approbation par les
différents services responsables des calculs, prix, quantité
livrée et enliassée avec les documents qui portent ces
indications. Dans un cas comme dans l'autre, les signataires doivent refuser
les documents justificatifs qui ne constitueraient pas des originaux ;
Une fois le chèque correspondant aux pièces
justificatives émis, ces pièces doivent être
annulées par une mention de paiement inscrite manuellement ou avec
l'aide d'un tampon.
Par exemple :
|
Payé le
|
Référence du paiement
|
|
|
Les signataires des chèques, en examinant ces
pièces, peuvent ainsi voir immédiatement si elles ont
déjà fait l'objet d'un règlement ; les doubles
règlements, préjudiciables à l'entreprise à
l'entreprise et son image de marque, sont de la sorte évités.
b) Paiements par caisse
Principe de base.
En matière d'opérations de caisse, un principe
fondamental de contrôle interne est que les encaissements reçus ne
doivent pas être affectés directement au paiement des
dépenses. Son application permet non seulement de réaliser un
meilleur contrôle des décaissements et des encaissements, mais
aussi de stabiliser le fond de caisse à un niveau normal eu égard
aux besoins de l'entreprise
Signatures autorisées.
Les autorisations des dépenses peuvent être le
fait de personnes différentes, selon leur nature ou le service de
l'entreprise concernée. Néanmoins, il est nécessaire de
prévoir
Une organisation stricte d'autorisations qui doivent
être le fait de personnes limitativement désignées.
Par exemple, un plan d'autorisation peut prévoir de la
manière suivante le
Remboursement en espèces des notes de frais
inférieures à un montant donné :
Le magasinier livreurs : autorisation du chef de magasin
ou du directeur de la logistique ;
Représentants : autorisation du directeur
commercial ;
Services administratifs : autorisation du directeur
administratif ;
Directeurs et chefs de services : autorisation de la
direction générale.
Examen et annulation des pièces
justificatives.
Le caissier doit s'assurer que les pièces qui lui sont
présentées afin de justifier la dépense ont
été dûment autorisées, en comparant les signatures y
figurant avec les modèles dont il dispose préalablement ;
Il doit également s'assurer de l'identité du
bénéficiaire, notamment pour les avances, les salaires et les
remboursements de frais ; le bénéficiaire doit
obligatoirement signer un reçu que lui présente le caissier
(ère) et que celui-ci conserve ; ou encore, il faut contresigner
des pièces justificatives lui faisant reconnaître qu'il a bien
reçu les sommes demandées ;
Avant l'enregistrement comptable des dépenses, le
caissier (ère) doit aussi annoter les justificatifs, afin de
prévenir leur réutilisation. Ceci peut être le fait d'une
mention manuscrite telle que « payé par caisse le
....... » Et d'une numérotation. Les pièces sont
ensuite comptabilisées (ou font l'objet préalablement d'un
récapitulatif par période) et classées selon leur suite
numérique, ce qui constitue une défense efficace contre les
risques d'omission ou de double enregistrement ;
Enfin, les chèques du personnel contres espèces
doivent être réglementés .Les avances de caisse non
comptabilisées doivent être interdites pour éviter toute
perte de reçu figurant en fonds de caisse ou tout oubli de
réclamation. Dans ce cas, un comptage de caisse ferait ressortir une
différence injustifiée.
Une technique de contrôle interne efficace pour
contrôler les dépenses est système dit « solde
fixe ».
Son emploi n'est possible que dans le cas ou l'entreprise
gère séparément les fonds correspondants aux recettes et
ceux qui servent à couvrir les dépenses. Le système des
« soldes fixe » consiste à maintenir le fonds de
caisse à un niveau fixe, déterminé par le montant des
dépenses périodiques et courantes de la société
.Les dépenses donnent lieu à l'établissement de
justificatifs. A chaque instant, le solde en caisse ajouté aux
justificatifs de dépenses engagées correspond au montant fixe
précisé auparavant. Le solde en caisse s'épuisant ainsi
progressivement, Le caissier (ère) se réapprovisionne
régulièrement par virement en caisse d'un cheque du montant exact
des dépenses engagées. Les justificatifs sont alors
contrôler, puis annulés pour prévenir leur
réutilisation. En général, le réapprovisionnement
de la caisse fait l'objet d'un compte rendu mensuel.
Ce système permet à la direction de l'entreprise
de s'assurer un contrôle constant des espèces et valeurs
détenues en caisse. Il nécessite cependant que des
vérifications périodiques et inopinées oient faites par un
responsable.
2Les encaissements font l'objet d'un suivi
(Contrôle des encaissements)
De la même manière que les décaissements,
les encaissements peuvent être réalisés en espèces
ou par chèques, les encaissements en espèces concernent
essentiellement les ventes au comptant qui peuvent parfois s'avérer
assez importantes.
a) Les encaissements par chèques
Réception.
Le courrier doit parvenir non décacheté à
un service « réception du courrier » (ou
secrétariat de direction) dont les membres ne doivent en aucun cas avoir
accès à la trésorerie et aux comptes
« clients ». Les chèques doivent être
systématiquement Barrés s'ils ne le sont pas et
complétés si la mention du bénéficiaire n' y figure
pas. Le montant des chèques extraits du courrier peut être
suivi :
Par l'établissement d'une bande de machine
récapitulative ;
Par le listage sur un ou plusieurs registres. Ces registres,
tenus quotidiennement, récapitulent les dates de réception du
chèque, noms du tireur et de l'établissement financier
tiré, montant.
Endos.
Seules les personnes ayant la signature en banque ou les
personnes placées directement sous leur responsabilité (par
exemple celle ayant ouvert le courrier) peuvent être habilitées
à endosser les chèques soit par signature manuscrite, soit
à l'aide d'un tampon.
b) Les encaissements par caisse
Principe de base.
Ce principe est le même que celui énoncé
pour les décaissements : Les recettes de caisse ne doivent pas
être affectées au paiement des dépenses. Son application
permet un contrôle renforcé des différents types de
recettes.
Si on laisse de côté le cas rare et à
proscrire des réceptions d'espèces par courrier, qui doivent
alors être relevés systématiquement et portés
aussitôt en banque, on peut distinguer deux catégories
d'encaissements :
Ceux effectués par des agents de l'entreprise
(livreurs, représentants, etc.) ou par des tiers ;
Ceux provenant des ventes au comptant en usines,
dépôts ou magasins.
Les encaissements effectués par les agents de
l'entreprise ou par des tiers.
Ils représentent des risques assez élevés
et ne doivent donc être utilisés que pour des raisons
précises.
Lorsque les encaissements sont effectués par des
représentants ou des livreurs, la première caractéristique
d'un bon contrôle interne est de prévoir que ces agents se
constituent en équipes de deux personnes lors de la transmission des
fonds. Ceci n'est pas toujours possible et ne présente pas une
sécurité absolue. D'où la nécessité d'un
dispositif supplémentaire qui consiste généralement
à centraliser soit sur des registres, soit sur des carnets à
souche, les sommes que chaque agent est chargé d'encaisser au cours de
sa tournées, les noms des clients concernés et la date des
opérations. Le carnet à souche peut être constitué
de bons avec double pré numérotés afin qu'ils ne soient ni
déchirés ni égarés. Ces bons sont
détachés du carnet et confiés aux représentants
à leur départ. L'un des exemplaires sert de reçu au
client, l'autre par celui-ci, doit être remis directement au caissier
avec le fonds perçus. On peut alors annuler d'une manière
quelconque les talons des carnets et conserver les bons remis comme
justificatifs des recettes de caisse. A tout instant donc, les talons non
annulés correspondent aux encaissements non encore entrés en
caisse
Lorsque les encaissements sont faits par des tiers, la
procédure à suivre est de lister préalablement les
expéditions en notant les dates, nom des clients et montants à
percevoir afin de pouvoir les comparer avec les encaissements
réalisés et la liste justificative qui les accompagne.
Les ventes au comptant.
L'entreprise doit d'abord s'assurer qu'elle possède un
contrôle de toutes les recettes au comptant. A cet effet, Il faut
recenser les différents points de ventes (dépôts, usines,
magasins). Lors de la récupération des fonds, elle peut alors
s'assurer, par Comparaison avec le recensement primitivement effectué,
que toutes les recettes ont été centralisées à la
caisse principale et remise en banque.
Les contrôles à prévoir porteront ensuite
sur les deux phases constitutives d'une vente au comptant, c'est-à-dire,
d'une part, la livraison de la marchandise et le paiement du client à la
caisse du lieu d'émission , d'autre part, le suivi comptable de
l'opération et le transfert des fonds
La vente est enregistrée en général sur
une caisse enregistreuse et une pièce justificative (un ticket) est
nécessaire pour obtenir la livraison des marchandises. Souvent donc les
opérations de ventes, d'encaissement des fonds et d'enregistrement sont
le fait d'une seule et même personne.
Lorsque c'est possible, l'amélioration du
contrôle interne passe par l'introduction d'une seconde personne et la
dissociation de la vente des autres fonctions. Tel est le cas de certains
magasins ou la remise du bien est faites par une personne contre
récépissé du paiement effectué à une
caisse.
L'efficacité du contrôle interne est
également liée au fonctionnement de la caisse enregistreuse.
Mais ces éléments servent surtout à
opérer les vérifications ultérieures sur le montant des
fonds reçus et leur enregistrement comptable.
Tous les fonds (espèces ou chèques) doivent
être remis rapidement au caissier (ère) principal. Le vendeur doit
aussi envoyer ses fonds à la fin de chaque journée, sous
déduction éventuelle d'un montant fixe autorisé par la
direction et destiné à assurer son « fonds de
roulement » (et qui devra être justifié par des
pièces comptables). Une personne de services comptables n'ayant pas
accès à la trésorerie compare alors le total de la bande
d'enregistrement relative aux transactions de la journée avec les sommes
reçues par le caissier (ère) et avec le bordereau de remise en
banque (compte tenu du fonds fixe de roulement).
Toute différence, au-delà d'un seuil de
tolérance fixé, doit faire immédiatement l'objet
d'investigations et éventuellement d'un rapport à une personne.
Les ventes au comptant peuvent être établies au
moyen d'autres matériels que les caisses enregistreuses, soit
manuellement par des formulaires en liasses dont un exemplaire reste dans
l'appareil, à l'abri de toute modification, soit en utilisant des moyens
informatiques, la facture étant alors imprimée par le vendeur et
contrôlée dans ses mentions par l'ordinateur. Le paiement est
alors effectué à une caisse centrale au vu d'un double de cette
facture.
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