3Protection et conservation des valeurs.
Outre les protections dans le cadre d'une assurance-vie, il
convient de mentionner les points suivants :
a) Garde et conservation des carnets de
chèques.
Les carnets de chèques non utilisés ou en
service doivent être conservés en lieu sûr (coffre fort)
sous la seule responsabilité de la personne chargée de leur
préparation. Un contrôle peut en être fait
inopinément par la direction. A cet égard, un registre des
formules de chèques existants peut être utilisé.
Si possible, les chèques sont établis dans
l'ordre de leur suite numérique. Les chèques utilisés et
terminés sont gardés plusieurs années, afin de conserver
ainsi une des traces du paiement. Les chèques annulés doivent
être conservés après avoir été
détériorés pour prévenir leur réutilisation.
Une pratique courante est d'accrocher le numéro du chèque,
après l'avoir découpé, au talon du chéquier.
b) Dépôt rapide des chèques et des
espèces en banque.
Des instructions internes doivent prévoir une remise en
banque aussi rapide que possible des espèces et des chèques. Il
s'agit généralement d'une remise journalière.
Cette disposition permet de limiter le montant des fonds en
« transit » et les risques afférents de perte ou de
fraude ; elle constitue également pour l'entreprise un gain de
trésorerie et une réduction d'agios à payer. Un bon
contrôle interne sur les opérations de recettes en banque implique
que les personnes qui assurent le dépôt en banque des
chèques et l'enregistrement des mouvements passés au compte
« Clients » soient indépendantes.
Le suivi de l'entreprise ne s'arrête pas au moment ou la
remise en banque est effectuée. Il convient de contrôler les
écritures de crédit passées par la banque dans les jours
qui suivent le dépôt et de vérifier, pour un certain nombre
de remises, les bordereaux de remises, les avis de crédit et les
relevés correspondants ainsi que les dates de valeur servant à
calculer les agios.
Remarque :
Le dépôt rapide sur un compte bancaire des
chèques et des espèces reçues peut poser souvent un
problème technique : avant d'être déposés en
banque les chèques et les espèces reçus doivent en effet
être enregistrés en comptabilité sue les journaux de
trésorerie et imputés aux comptes clients concernés. Ceci
peut nécessiter un certain temps.
On mentionnera :
La possibilité de remettre les chèques à
la banque dès leur arrivée dans l'entreprise, mais en prenant le
soin de faire parvenir à la comptabilité la lettre
d'accompagnement ou tout autre document ;
La possibilité (en accord avec les banques)
d'aménager les bordereaux de remise dont les doubles peuvent être
utilisés par les différents services de l'entreprise (pour
imputer les règlements sur les comptes « clients »,
pour mouvementer la banque, etc.).
c) Tenue et conservation des valeurs en
caisse.
Les fonds et valeurs doivent inclure non seulement les
espèces, mais également, sous réserve des besoins propres
à chaque service, les timbres fiscaux, les timbres postes, les avances
(permanentes ou non) et éventuellement les tickets restaurant.
Si l'entreprise dispose d'une ou plusieurs caisses
disséminées en plusieurs endroits différents, chacune doit
être placée sous la responsabilité d'une seule
personne : Le caissier (ère).
Celui-ci pourra avoir accès à d'autres fonds, ni
participer de quelque manière que ce soit à l'approbation des
justificatifs de règlement, à leur autorisation et leur envoi.
Les fonds et ces valeurs doivent être placés dans
un lieu sûr et non accessible à tous. La caisse est
généralement constituée par un coffre, fermé tous
les soirs. Seul celui-ci, et quelques personnes limitativement choisies au sein
de la direction, en connaîtront la combinaison.
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