4 Suivi des comptes clients.
Le contrôle interne doit atteindre les objectifs
suivants :
Assurer la relance des arriérés ;
Permettre la constatation de la dépréciation de
certaines créances.
Cela suppose que soient, notamment, remplies les conditions
suivantes :
L'édition d'une balance par
antériorité de soldes échus permet de
détecter rapidement les arriérés, une procédure de
relance systématique la complétant efficacement ;
Le suivi des comptes «
Clients » est fait par une personne n'ayant pas accès
aux opérations de la trésorerie ;
Les provisions pour dépréciation sont
approuvées par un responsable indépendant du suivi des comptes
« Clients ».
PRINCIPALES QUESTIONS A SE POSER
Elles se regroupent autour de quatre questions
essentielles :
Toutes les opérations sont elles
enregistrées ?
Toutes les opérations enregistrées
correspondent-elles à des faits réels ?
Les ventes sont-elles enregistrées dans le bon
exercice ?
Les comptes « Clients » sont ils suffisamment
provisionnés ?
Nous verrons pour chacune d'elle les risques susceptibles de se
réaliser, l'examen des procédures et l'organisation propre
à chaque entreprise devant permettre de répondre :
Soit non cela ne peut pas se produire,
parce que telle procédure existe... ;
Soit oui cela peut se produire, par ce que ... (pas de
procédures, procédures inadaptée, etc.).
1Toutes les opérations sont-elles
enregistrées (exhaustivité des
enregistrements.
a) Peut-on effectuer des ventes (ou
des prestations de services) sans les facturer ? (Où
peut-il y avoir des sorties de stocks sans facturation ?).
Il faut examiner notamment :
La séparation des taches entre livraison, facturation
et encaissement ; en particulier, si deux de ces tâches sont
cumulées, comment une éventuelle expédition sans
facturation peut-elle être détectée ?
La réglementation de l'accès à
l'entrepôt et aux stocks : plus l'accès en est facile pour
des personnes non autorisées, plus le risque
d' « expédition » sans facturation est
grand,
A la mise en oeuvre par l'entreprise de rapprochements entre
les bons de livraison, les factures et les bons de sortie de stocks ;
L'existence et le contrôle des séquences
numériques sur les factures, bons de sortie et de livraison ;
Le contrôle des commandes et des livraisons
d'urgence ;
Le suivi des livraisons partielles ;
Le contrôle des factures annulées ;
Le contrôle des ventes au comptant.
Une question de même nature est de savoir s'il est
possible d'omettre d'établir un avoir sur retour de
marchandises.
b) Peut-on omettre d'enregistrer des
factures émises ? (Risque notamment de détournement
des correspondants).
Examiner notamment :
La séparation des tâches de facturation et
d'enregistrement,
L'existence de séquences numériques et leur
contrôle par une personne indépendante ;
L'importance des délais d'enregistrement et leur
contrôle ;
L'existence d'un pointage périodique des
comptes ;
La périodicité des balances ;
Tout autre élément de procédures pouvant
entraîner ou supprimer ce risque.
c) Des encaissements sur ventes peuvent-ils ne pas
être enregistrés ?
Examiner notamment :
La séparation entre l'enregistrement des ventes et la
tenue de la trésorerie ;
L'établissement d'une liste des encaissements
reçus par courrier (et les conditions générales
d'ouverture de courrier) et les rapprochements ultérieurs.
2Toutes les opérations enregistrées
correspondent-elles à des faits réels.
(Réalité des
enregistrements).
a) Peut-on facturer des ventes non
effectuées ?
Examiner notamment :
Les documents de base utilisés pour la facturation,
leur mode de ventilation, les rapprochements effectués à
posteriori ;
L'établissement (ou non) des factures avant l'envoi des
marchandises (fonctionnement des procédures de pré
facturation) ;
La procédure de facturation des livraisons.
b) Peut-on facturer des ventes
à des conditions non autorisées ?
Examiner notamment :
L'existence et l'utilisation d'une liste de prix
standard ;
La manière dont sont contrôlés les prix
facturés, les rabais consentis ; les conditions
particulières de paiement. Y a-t-il dans ce domaine une politique bien
définie ?
Y a-t-il dans ce domaine une politique bien
définie ? - quelles sont les autorisations
nécessaires ? etc. ;
Les ventes au personnel ;
Les ventes au comptant ;
Tout autre élément en rapport avec ce risque.
c) Peut-on émettre des avoirs
non justifiés ?
Examiner notamment :
Les autorisations d'émission d'un avoir
(procédure, matérialisation de l'autorisation) ;
Les documents de base utilisés ;
A la pré numérotation des avoirs et le
contrôle de la séquence ;
Les contrôles à posteriori sur les avoirs
enregistrés.
3Les ventes sont-elles enregistrées dans le
bon exercice ?.
(Coupure des
enregistrements).
a) Les ventes enregistrées dans l'exercice sont-elles
des ventes réalisées durant la période ?
b) Des ventes de l'exercice ne sont-elles pas
enregistrées l'exercice suivant ?
c) A-t-on tenu compte de tous les éléments, en
particulier des ristournes à émettre ?
Examiner notamment :
La rapidité de l'enregistrement des ventes (analyse du
décalage entre réalisations et enregistrement des
ventes) ;
Les instructions des données au service comptable pour
respecter la coupure ;
Le contrôle effectué par l'entreprise sur cette
coupure ;
L'enregistrement des ristournes globales correspondant
à l'exercice.
4Les comptes clients sont-ils suffisamment
provisionnés ?(évaluation des soldes)
a) Des ventes sont-elles effectuées à
des clients solvables ?
Examiner notamment :
L'existence et la qualité de la procédure
d'octroi de crédit ;
La documentation servant de base à l'octroi des
crédits (enquêtes bancaires, etc.) ;
La revue périodique des limitations de crédits
accordés aux différents clients ;
La mise à jour d'une « liste
noire » avec blocage éventuel des commandes ;
Le contrôle des commandes d'urgence.
b) Peut-il subsister des arriérés non
détectés ?
Examiner notamment :
L'existence d'une balance d'antériorité des
soldes ;
Le pointage et le suivi systématique des comptes
« clients » et la procédure de relance ;
L'approbation des imputations à pertes et profits des
créances reconnues irrécouvrables.
Telles sont les questions essentielles que doivent,à
notre avis, se poser les responsables de l'entreprise pour procéder
à une première analyse rapide de leur contrôle interne en
matière de ventes.
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