B- Les opérations d'exécution des
dépenses
L'exécution des dépenses s'analyse en une
succession d'opérations telles que prévues par le
Règlement Financier du Secrétariat Exécutif du 18
août 1999. Les opérations administratives qui relèvent de
l'ordonnateur se distinguent des opérations comptables placées
sous l'autorité des comptables. L'intérêt de la distinction
de la procédure d'exécution des dépenses de la
Communauté en phase administrative et comptable s'analyse en un double
point juridique et administratif.
Au plan juridique, elle permet de préciser l'instant
où s'élaborent les différents rapports de pouvoirs entre
la Communauté et ses créanciers.
Au plan administratif, elle permet de séparer
clairement les fonctions des gestionnaires de crédits, ce qui facilite
le contrôle des responsabilités de même que les
procédures. C'est dans ce sens que l'article 32 du Règlement
Financier dispose qu' « aucune dépense ne peut faire
l'objet de paiement si elle n `a pas été au préalable
engagée, liquidée et ordonnée par le Secrétaire
Exécutif ». Nous analyserons successivement les
opérations administratives(1) et les opérations comptables(2)
d'exécution des dépenses de la Communauté.
1- Les opérations administratives
d'exécution des dépenses
Les opérations administratives d'exécution des
dépenses relèvent principalement du Secrétaire
Exécutif. L'article 27 du Règlement Financier dispose en effet
que : « Le Secrétaire Exécutif engage et liquide
les dépenses du budget et ordonne le paiement ». Ces
opérations administratives commencent donc par l'engagement, puis suit
la liquidation et enfin l'ordonnancement.
L'engagement est l'acte administratif par lequel
l'ordonnateur ou l'un de ses délégués, crée ou
constate à l'encontre de l'un des organes de la Communauté une
obligation dont résultera une dépense. C'est donc l'acte qui rend
l'organe en question débiteur.
Après l'engagement, l'ordonnateur doit procéder
à la liquidation de la dépense. La liquidation est
l'opération qui consiste à constater le service fait et à
arrêter les droits du créancier. Elle consiste à
déterminer d'une façon précise et par calcul le montant de
la dette de la Communauté vis-à-vis du créancier. La
liquidation des dépenses est effectuée d'office pour ce qui
concerne les dépenses de salaire du personnel et sur la requête
des créanciers accompagnée des pièces justificatives
requises pour les autres dépenses.
L'ordonnancement est l'acte administratif par lequel
l'Ordonnateur principal ou l'un de ses délégués
dûment habileté à cet effet donne à l'Agent
Comptable, l'ordre de payer une créance engagée et
liquidée à la charge de l'un des organes de la Communauté.
L'ordonnancement est matérialisé par
l'établissement d'une ordonnance de paiement ou mandat. Il est
effectué par l'émission d'un titre de paiement
numéroté suivant l'ordre chronologique
énonçant : l'exercice. L'imputation de la dépense,
son objet, les noms, prénoms, adresse, du créancier et sa raison
sociale, la référence de son compte bancaire ou postal, le mode
de règlement et la date d'émission du titre. Sont jointes au
titre de paiement, la certification de l'exécution des services ou des
livraisons de marchandises concernées ainsi que les pièces
justificatives correspondantes. Le titre de paiement et la certification du
service fait sont signés par le Secrétaire Exécutif ou son
délégué. Les pièces justificatives sont
visées par lui ou son délégué. L'article 37 du
Règlement Financier précité précise que toute
dépense qui n'aura pas été ordonnancée dans un
délai de 4 ans est prescrite au profit de la Communauté.
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