3.7 Suivi du traitement des retours
Après avoir déterminé les
Assemblées Générales externalisables, choisi le
prestataire, défini le cahier des charges et les termes du
contrat, l'atelier « structuration des travaux » prenait le relais du
projet.
Pour cela, hormis la mise en place du calendrier des
opérations logistiques pré-A.G. (exemple : publication au
Bulletin des Annonces Légales
Obligatoires, grille du personnel en déplacement pour la
tenue de
l'Assemblée Générale Ordinaire de FIPA), les
tâches étaient ainsi allégées et
l'externalisation était une réussite.
Pour m'étre entretenu avec les membres du groupe
projet, j'ai pu noter deux camps d'appréciations
différentes.
En effet, du côté pilotage, il s'agit d'un
« franc succès qui sera étendu ». Nous pouvons
considérer que le soulagement en terme de charges
a été clairement remarqué par les
équipes. Il s'agit là d'un soulagement, pour
ne pas parler de confort, et le recentrage au coeur
du métier a opéré. De plus, le recours aux
personnes sous contrat d'intérim a été grandement
diminué et les coûts fixes ont donc été
allégés.
Mais du côté opérationnel, c'est à
dire du côté des collaborateurs en lien direct avec la gestion
du traitement des assemblées, l'externalisation connaît
quelques limites. Et ce moindre enthousiasme peut étre
compréhensible ; j'en parlerai en conclusion de ce rapport.
Ainsi, certains considéreront que les
problèmes des années précédentes n'ont
été que « déplacés ».
Il est vrai que les machines traitant l'éditique
connaissent quelques limites. Sans entrer dans les détails, je
peux citer par exemple le fait que l'envoi du formulaire ne se faisait
automatiquement qu'avec cinq documents l'accompagnant. Or il est
fréquent que ce VPC soit accompagné de davantage de
documents (résolutions, bilan de la société, enveloppe T,
etc.) Ainsi, le recours au travail manuel était
nécessaire, ce qui engendra un surcoût et une perte de
temps.
En ce qui concerne les coûts justifiables mais toutefois
peu attractifs
de cette prestation, la distance entre le prestataire et
FIPA engendre des charges supplémentaires pour payer cet
éloignement des opérations via
coursiers (banlieues parisiennes opposées).
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